Ist Gmail-KI mit meinGPT DSGVO-konform?

meinGPT wird DSGVO-konform in der EU betrieben und stellt einen AVV bereit; Betreiber SelectCode GmbH ist ISO 27001:2022 zertifiziert. Verarbeitet werden nur die für den Workflow nötigen Inhalte. Wie DSGVO-konform der Gesamtprozess ist, hängt zusätzlich von den erteilten Google-Berechtigungen und der Label-Begrenzung ab - meinGPT erlaubt, beides auf das Nötige zu begrenzen.

Kann die KI eigenständig Mails versenden?

Technisch ja, aber es ist eine bewusste Entscheidung: Senden erfordert erweiterte Gmail-Schreibrechte und ist unumkehrbar. Ihr könnt den Assistenten stattdessen so einrichten, dass er ausschließlich Entwürfe erzeugt und der Versand bei einer Person bleibt.

Kann ich den Zugriff auf ein einzelnes Label begrenzen?

Ja. In der Konfiguration lassen sich Labels hinterlegen; sind welche gesetzt, kann der Assistent ausschließlich auf Mails in diesen Labels zugreifen. So arbeitet ein Support-Assistent nur auf dem Support-Label, nicht auf dem ganzen Postfach.

Sieht die KI mein gesamtes Postfach?

Nein, in zwei Stufen begrenzt: Der Assistent arbeitet im Nutzerkontext des angemeldeten Kontos und sieht nie mehr, als diese Person in Gmail selbst sehen darf - und über die Label-Begrenzung lässt sich der Zugriff darunter weiter einschränken.

Kann meinGPT auch Anhänge aus Gmail verarbeiten?

Ja. Der Connector kann Anhänge einer Nachricht auflisten und einzelne davon in den Chat-Kontext laden, um daraus etwa Angebots-, Bestell- oder Belegdaten strukturiert zu extrahieren.

Was ist der Unterschied zur Outlook-Anbindung?

Der Anwendungsfall ist derselbe, die Anbindung unterscheidet sich: Gmail läuft über den Google-Connector per OAuth mit Label-Begrenzung, Outlook über den Microsoft-365-Connector per Entra ID mit Ordner-Begrenzung. Für Outlook gibt es einen eigenen Leitfaden.

Was wird bei meinGPT gegated?

Die Seite, die Beispiele und ein vollständiger Prompt bleiben offen. Gegated ist nur der importierbare Assistent samt vollständigem Prompt-Pack.

Integration · Google Workspace (Gmail)

Gmail mit meinGPT verbinden

E-Mails mit Gmail-Suchsyntax finden, Anhänge auswerten und Antworten als Entwurf vorbereiten - im persönlichen Google-Konto und auf Wunsch auf Labels begrenzt.

Der native Gmail-Connector liest und durchsucht Nachrichten im Kontext des angemeldeten Google-Kontos. Er kann ausgewählte Anhänge laden, Nachrichten klassifizieren und Antworten als Entwurf speichern. Labels begrenzen den Zugriff auf definierte Teile des Postfachs. Senden und Löschen bleiben separate Aktionen mit erweiterten Rechten.

Eine Person verbindet ihr Google-Konto per OAuth. Der Assistent sieht nur Nachrichten, die dieses Konto erreichen darf, und kann zusätzlich auf ausgewählte Labels beschränkt werden. Er übersetzt natürliche Fragen in Gmail-Suchabfragen nach Absender, Betreff, Zeitraum oder Inhalt und lädt nur ausgewählte Anhänge in den Chat. Entwürfe funktionieren mit der Standardverbindung; Senden und Löschen erfordern zusätzliche Schreibrechte und sollten bewusst freigegeben werden.

Technischer Rahmen

Google Workspace (Gmail)

meinGPT

Quelle: Google Workspace (Gmail)
Fähigkeit: Mails lesen und mit Gmail-Suchsyntax durchsuchen, klassifizieren, Antworten als Entwurf formulieren, Anhänge auswerten - nativer Gmail-Connector (OAuth)
Anbindung: Persönliches Google OAuth im Nutzerkontext. Labels können den Zugriff je Assistent begrenzen; Senden und Löschen benötigen zusätzliche Gmail-Schreibrechte.
Datenhaltung: Nur ausgewählte Nachrichten, Suchtreffer oder Anhänge werden für die konkrete Aufgabe verarbeitet. Die KI-Verarbeitung läuft in der EU; Gmail bleibt das führende Postfach.

Quelle, Berechtigung und Datenhaltung werden für jeden Connector separat dokumentiert.

Einrichtung in den Docs

Typische Abläufe

Postfach mit Gmail-Suchsyntax gezielt durchsuchen
Eingehende Mails klassifizieren und priorisieren
Antworten als Entwurf formulieren
Anhänge auswerten und Kerndaten extrahieren
Lange Mail-Threads zusammenfassen
Support-Label als abgegrenzten Arbeitsbereich nutzen

Was mit der Integration möglich wird

Postfach mit Gmail-Suchsyntax gezielt durchsuchen

Statt manuell zu filtern, wird in natürlicher Sprache gefragt - der Assistent übersetzt das in die gewohnte Gmail-Suche nach Absender, Betreff, Zeitraum oder Inhalt und fasst die Treffer zusammen.

Eingehende Mails klassifizieren und priorisieren

Neue Nachrichten werden nach Anliegen, Absender und Dringlichkeit eingeordnet, sodass kritische Anfragen sichtbar werden, statt im Posteingang unterzugehen.

Antworten als Entwurf formulieren

Zu einer eingegangenen Mail formuliert der Assistent eine Antwort im passenden Ton und legt sie als Gmail-Entwurf ab - geprüft und gesendet wird von einer Person.

Anhänge auswerten und Kerndaten extrahieren

Aus angehängten PDFs oder Dokumenten - Angebote, Bestellungen, Belege - werden die relevanten Felder strukturiert ausgegeben, statt jeden Anhang einzeln zu öffnen.

Lange Mail-Threads zusammenfassen

Verstreute Konversationen werden zu Kernaussagen, Zusagen, Entscheidungen und offenen Punkten verdichtet - mit Verantwortlichen und Fristen als Übersicht.

Support-Label als abgegrenzten Arbeitsbereich nutzen

Über die Label-Begrenzung arbeitet ein Assistent ausschließlich auf einem definierten Label - etwa dem Support-Postfach - ohne Zugriff auf den Rest des Postfachs.

Vor dem Start klären

01Google-Workspace-Konto vorhanden, das die relevanten Mails sehen darf.
02OAuth-Freigabe für den Gmail-Zugriff im Google-Konto bzw. über die Workspace-Administration geklärt.
03Entschieden, ob erweiterte Schreibrechte (Senden/Löschen) erteilt werden - oder ob der Assistent bewusst auf Entwürfe beschränkt bleibt.
04Labels festgelegt, auf die der Assistent begrenzt wird (statt Zugriff auf das gesamte Postfach).
05Geklärt, wer Antwortentwürfe prüft und freigibt.
06AVV geschlossen und die DSGVO-Verarbeitung der Mail-Inhalte intern freigegeben.

Prompt und Ergebnis offen prüfen

Prompt

Durchsuche mein Support-Label nach allen Mails der letzten zwei Wochen zum Thema Lieferverzug. Klassifiziere jede nach Dringlichkeit, fasse das jeweilige Anliegen in einem Satz zusammen und formuliere mir für die dringendste Anfrage einen sachlichen Antwortentwurf - markiere darin jede Stelle, an der ich eine verbindliche Zusage ergänzen muss.

Ergebnis

**3 Treffer im Label „Support" (letzte 14 Tage)**

| Absender | Anliegen | Dringlichkeit |
|---|---|---|
| Kunde A | Lieferverzug #4711, Frist in 2 Tagen | hoch |
| Kunde B | Rückfrage zum Liefertermin | mittel |
| Kunde C | Statusanfrage, bereits beantwortet | niedrig |

**Antwortentwurf für Kunde A** - als Gmail-Entwurf abgelegt.
Zu ergänzen vor dem Senden: **[konkreter Ersatztermin]** (vom Lager bestätigen lassen) und die Entscheidung zur **[Kulanzregelung]**.

Passt diese Anbindung zu eurem Use Case?

Wir klären am konkreten Use Case, welche Quelle, Rechte und Verbindung nötig sind. Wenn die vorhandene Integration passt, könnt ihr danach direkt mit der Einrichtung beginnen.

Anbindung besprechen Kostenlos starten

Sicherheit und Betrieb

OAuth-Rechte und Labels sollten auf den tatsächlichen Anwendungsfall begrenzt werden. Für Antworten ist ein Entwurfsprozess mit menschlicher Freigabe der sichere Standard. Schreibrechte, Protokollierung und Löschung müssen vor dem Rollout festgelegt sein.

Bei der Auswahl prüfen

Datenresidenz - wo werden die Mail-Inhalte und die KI-Anfragen verarbeitet?
Rechtevererbung - übernimmt der Connector die bestehenden Google-Berechtigungen des Kontos?
Scope-Begrenzung - lässt sich der Zugriff je Assistent auf einzelne Labels beschränken?
Aktionskontrolle - bleibt der Versand auf Entwurf bzw. menschliche Freigabe einstellbar?
Auditierbarkeit - sind Zugriffe und Mail-Aktionen nachvollziehbar protokolliert?
Administrierbarkeit - zentrale Freigabe der OAuth-Berechtigungen, Rollen und Widerruf?

Bekannte Grenzen

01Schreibende Aktionen wie Senden oder Löschen setzen erweiterte Gmail-Berechtigungen voraus und können einen zusätzlichen Reconnect-Schritt auslösen - Lesen und Entwürfe funktionieren mit der Standard-Anmeldung.
02Senden und Löschen sind unumkehrbar. Wer das nicht will, konfiguriert den Assistenten so, dass er ausschließlich Entwürfe erzeugt und die Freigabe bei einer Person bleibt.
03Der Assistent arbeitet im Nutzerkontext des angemeldeten Google-Kontos - ohne entsprechende Berechtigung kann er eine Mail nicht lesen, und über die Label-Begrenzung lässt sich der Zugriff bewusst weiter einschränken.
04Die KI ersetzt keine inhaltliche oder rechtliche Prüfung - Antwortentwürfe sind vor dem Versand zu kontrollieren.

Häufige Fragen

Ja. Gmail ist ein nativer Connector in meinGPT. Nach der OAuth-Anmeldung mit dem Google-Konto kann ein Assistent Mails lesen, mit Gmail-Suchsyntax durchsuchen, Anhänge auswerten und Antworten als Entwurf ablegen.