Google Workspace

Gmail, Google Kalender und Google Drive

Die Google Workspace-Integration ermöglicht es Dir, direkt aus meinGPT heraus mit Gmail, Google Kalender und Google Drive zu arbeiten: E-Mails lesen und schreiben, Termine verwalten und Dateien in Drive durchsuchen.

Gmail, Kalender und Drive sind dabei eigenständige Connectors. Du aktivierst im Assistenten genau die, die Du brauchst.

Überblick

Die Ausführung erfolgt im Nutzerkontext: Tool Calls laufen mit den Berechtigungen des angemeldeten Users. Dadurch greift der Assistent nur auf Daten zu, die der jeweilige Nutzer selbst sehen darf.

Google Workspace ist die integrierte Suite von Cloud-basierten Produktivitäts- und Kollaborationstools von Google. Mit der meinGPT-Integration kannst Du:

Gmail:

  • E-Mails auflisten und lesen
  • Nach E-Mails mit verschiedenen Kriterien suchen (Absender, Betreff, Inhalt)
  • Auf Nachrichtendetails und -inhalte zugreifen
  • E-Mails nach Labels filtern
  • Entwürfe erstellen und bearbeiten, E-Mails senden und löschen

Schreibaktionen in Gmail (Senden, Löschen) erfordern erweiterte Schreibrechte. Beim ersten Mal kann dafür eine erneute Anmeldung am Google-Konto nötig sein.

Google Kalender:

  • Verfügbare Kalender und deren Details auflisten
  • Kalenderereignisse für beliebige Zeiträume anzeigen
  • Detaillierte Informationen zu bestimmten Ereignissen abrufen
  • Meeting-Teilnehmer und Details einsehen
  • Termine erstellen, ändern und absagen
  • Teilnehmer einladen (dabei werden Benachrichtigungen verschickt)

Google Drive (nur Lesezugriff):

  • Dateien auflisten, filtern und sortieren
  • Dateien nach Text und Dateityp durchsuchen
  • Datei-Metadaten abrufen
  • Ausgewählte Dateien in den Chat laden

Einrichtung

Die Google Workspace-Integration nutzt OAuth-Authentifizierung, sodass keine manuelle API-Key-Konfiguration erforderlich ist.

Schritte zur Aktivierung:

  1. Tools aktivieren: Wähle in Deinem Assistenten die gewünschten Google-Tools aus (Gmail, Google Kalender und/oder Google Drive)
  2. Authentifizierung: Beim ersten Verwenden wirst Du automatisch zu Google weitergeleitet
  3. Konto auswählen: Wähle das Google-Konto, auf das Du zugreifen möchtest
  4. Berechtigungen bestätigen: Überprüfe und akzeptiere die angeforderten Berechtigungen (je nach aktiviertem Tool):
    • Gmail-Nachrichten lesen (für Senden und Verwalten: erweiterte Schreibrechte)
    • Kalender und Ereignisse ansehen und verwalten
    • Google-Drive-Dateien lesen
  5. Fertig: Nach erfolgreicher Authentifizierung kannst Du sofort mit Google Workspace arbeiten

Verfügbare Funktionen

Gmail-Funktionen

E-Mails auflisten

Zeige E-Mails basierend auf verschiedenen Kriterien an:

"Zeige mir die letzten 10 E-Mails"
"Suche nach E-Mails von kunde@beispiel.de"
"Finde alle ungelesenen E-Mails im Posteingang"
"Zeige E-Mails mit dem Betreff 'Rechnung'"

E-Mail-Details abrufen

Greife auf vollständige E-Mail-Inhalte zu:

"Zeige mir den Inhalt der E-Mail mit ID xyz123"
"Lies die letzte E-Mail von meinem Chef"

Erweiterte Suche

Nutze Gmail-Suchsyntax für präzise Abfragen:

"Suche E-Mails: from:support@beispiel.de subject:Ticket"
"Finde E-Mails mit Anhängen vom letzten Monat"
"Zeige wichtige E-Mails aus dieser Woche"

Google Kalender-Funktionen

Kalender auflisten

Zeige alle verfügbaren Kalender:

"Welche Kalender habe ich?"
"Zeige mir alle meine Google Kalender"

Termine anzeigen

Überblicke Deine Termine und Meetings:

"Was steht heute in meinem Kalender?"
"Zeige mir alle Termine für nächste Woche"
"Welche Meetings habe ich morgen?"
"Was ist mein nächster Termin?"

Termin-Details

Erhalte detaillierte Informationen zu Ereignissen:

"Zeige Details zum Meeting um 14 Uhr"
"Wer nimmt am Projektmeeting teil?"
"Wo findet das Team-Event statt?"

Google Drive-Funktionen

Google Drive ist als reiner Lesezugriff angebunden: Du kannst Dateien finden und in den Chat laden, aber nicht in Drive anlegen oder ändern.

Dateien finden

Durchsuche Dein Drive nach Inhalt oder Dateityp:

"Welche Dateien liegen in meinem Drive?"
"Suche in Drive nach der Präsentation 'Quartalsbericht'"
"Finde alle PDFs aus diesem Ordner"

Dateien in den Chat laden

Übergib eine gefundene Datei an den Assistenten:

"Lade die Datei 'Angebot.docx' in den Chat"
"Nimm die zuletzt geänderte Tabelle als Kontext dazu"

Anwendungsbeispiele

Den größten Mehrwert bekommst Du, wenn der Assistent mehrere Dienste kombiniert:

"Zeige mir alle Termine für morgen mit Teilnehmerlisten und finde die zugehörigen E-Mails zum Kundentermin"
"Fasse die wichtigsten ungelesenen E-Mails von heute zusammen und entwirf passende Antworten"
"Erstelle eine Übersicht meiner Meetings dieser Woche und lade die zugehörige Präsentation aus Drive dazu"

Suchoperatoren für Gmail

Nutze diese erweiterten Suchoperatoren für präzise E-Mail-Suchen:

  • from: – E-Mails von bestimmten Absendern
  • to: – E-Mails an bestimmte Empfänger
  • subject: – E-Mails mit bestimmten Betreffzeilen
  • label: – E-Mails mit bestimmten Labels
  • has:attachment – E-Mails mit Anhängen
  • is:unread – Ungelesene E-Mails
  • is:important – Als wichtig markierte E-Mails
  • after: / before: – E-Mails nach/vor einem bestimmten Datum

Vorteile

  • Direkte Integration: Greife auf Gmail, Kalender und Drive ohne Kontextwechsel zu
  • Automatische Authentifizierung: Kein manuelles API-Key-Management
  • Natürliche Sprache: Verwende alltägliche Sprache statt komplexer Befehle
  • Lesen und Schreiben: E-Mails und Termine kannst Du nicht nur abrufen, sondern auch erstellen, ändern und versenden
  • Erweiterte Suche: Nutze die komplette Gmail-Suchsyntax
  • Echtzeit-Daten: Arbeite mit aktuellen Informationen aus Deinem Account
  • User-Level Permissions: Zugriff nur auf Ressourcen, für die der aktuelle Nutzer berechtigt ist

Large-Scale Suche mit Data Pools

Zusätzlich zum nativen Connector können Gmail-/Kalendernahe Wissensbestände über Data Pools indexiert und in RAG-Szenarien skaliert durchsucht werden.

  • Geeignet für größere Wissens- und Kommunikationsbestände
  • Besser für zentrale, organisationsweite Suche
  • Wichtig: Die nativen User-Level-Permissions des Connectors gelten in diesem Modus nicht automatisch

Best Practices

  1. Präzise Suchanfragen: Nutze spezifische Kriterien für bessere Ergebnisse
  2. Zeiträume definieren: Gib Datumsbereiche an, um relevante Ergebnisse zu erhalten
  3. Labels nutzen: Verwende Gmail-Labels für organisierte Suchen
  4. Kalender-IDs: Nutze 'primary' für Deinen Hauptkalender
  5. Datenschutz beachten: Teile sensible Informationen verantwortungsvoll

Einschränkungen

  • Google Drive nur lesend: In Drive kannst Du suchen und Dateien laden, aber keine Dateien anlegen oder ändern
  • Gmail-Schreibrechte separat: Senden und Löschen erfordern erweiterte Berechtigungen und ggf. eine erneute Anmeldung
  • Berechtigungen: Zugriff nur auf freigegebene Kalender und E-Mails
  • Rate-Limits: Entsprechend den Google API-Beschränkungen
  • Anhänge: Anhangsinhalte werden nicht direkt angezeigt
  • HTML-E-Mails: HTML-Formatierung wird als Rohtext angezeigt

Datenschutz und Sicherheit

  • Die Authentifizierung erfolgt sicher über OAuth 2.0
  • meinGPT speichert keine Google-Zugangsdaten
  • Alle Daten werden verschlüsselt übertragen
  • Schreibaktionen (E-Mail senden, Termine ändern) erfolgen nur auf Deine ausdrückliche Anweisung
  • Du kannst die Verbindung jederzeit in Deinen Google-Kontoeinstellungen widerrufen

Fehlerbehebung

"Kalender nicht gefunden"

  • Stelle sicher, dass Du auf den Kalender zugreifen darfst
  • Verwende 'primary' für Deinen Hauptkalender
  • Überprüfe die Kalender-ID in den Google Kalender-Einstellungen

"Keine E-Mails gefunden"

  • Überprüfe Deine Suchkriterien
  • Stelle sicher, dass die Gmail-Berechtigungen erteilt wurden
  • Verwende erweiterte Suchoperatoren für präzisere Ergebnisse

Authentifizierungsfehler

  • Überprüfe Deine Google-Kontoeinstellungen
  • Widerrufe und erneuere die App-Berechtigungen
  • Stelle sicher, dass Drittanbieter-Apps zugelassen sind
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