Dokumenteigenschaften aus Begleitdateien

Viele Dokumente nennen nicht selbst, wozu sie gehören: Ein eingescannter Lieferschein trägt seine Auftragsnummer nur im Dokumentenmanagement-System, nicht im Text. Legst du neben jedes Dokument eine kleine Begleitdatei mit seinen Eigenschaften, liest der Outpost sie mit. Dann findet die Suche das Dokument über seine Auftragsnummer, und auf eine Frage wie „Welche Dokumente gehören zu Auftrag 30600?“ nennt MeinGPT die passenden Dateien.

So heißt die Begleitdatei

Der Name ist der vollständige Dateiname des Dokuments plus .meta.json oder .meta.txt:

Auftraege/
  P00214556.pdf
  P00214556.pdf.meta.json
  P00214557.docx
  P00214557.docx.meta.txt

Die Dateiendung des Dokuments gehört mit in den Namen. P00214556.json reicht nicht: Daneben könnten P00214556.pdf und P00214556.docx liegen, und eine gewöhnliche JSON-Datei würde sonst als Eigenschaften gelesen. Unter Windows spielt Groß- und Kleinschreibung keine Rolle. Gibt es zu einem Dokument beide Varianten, gilt .meta.json.

Inhalt

{
  "Auftragsnummer": "30600",
  "Bestellnummer": 4500120017,
  "Dokumentenart": "Lieferschein",
  "Schlagworte": ["Flansch", "DN100"]
}

Zeichenkodierung: UTF-8 (mit oder ohne BOM) oder UTF-16 mit BOM. Eine .meta.txt darf auch Windows-1252 sein, wie sie ältere Exportwerkzeuge schreiben.

Grenzen

Eigenschaften über diesen Grenzen lässt der Outpost weg, die übrigen nutzt er. Eine zu große oder unlesbare Begleitdatei übergeht er ganz.

Was der Outpost damit macht

• Die Eigenschaften gehören zum Dokument. Sie werden als zusätzlicher Textabschnitt des Dokuments gespeichert. Eine Fundstelle verweist auf das Dokument, nicht auf die Begleitdatei, und die Begleitdatei erscheint nicht als eigenes Dokument.
• Änderungen gelten ohne erneutes Lesen. Kommt eine Begleitdatei hinzu, ändert sie sich oder wird sie gelöscht, aktualisiert der Outpost nur die Eigenschaften. Das Dokument liest er nicht noch einmal, auch keine Texterkennung.
• Ohne Dokument ist es eine normale Datei. Eine Begleitdatei, zu der kein Dokument im Ordner liegt, liest der Outpost wie jede andere Textdatei.
• Fehler halten das Dokument nicht auf. Ist eine Begleitdatei ungültig, wird das Dokument ohne Eigenschaften indexiert. Den Grund vermerkt der Outpost im technischen Protokoll, das im Diagnosepaket enthalten ist.
• Dokumente ohne Text bleiben außen vor. Liefert ein Dokument keinen Text, etwa ein Scan, den die Texterkennung nicht lesen konnte, oder eine Datei in einem Format, das der Outpost nicht liest, machen auch seine Eigenschaften es nicht durchsuchbar.
• Verknüpfungen nach außen werden nicht gelesen. Zeigt eine Begleitdatei als symbolische Verknüpfung auf eine Datei außerhalb des freigegebenen Ordners, übergeht der Outpost sie, wie er es auch bei Dokumenten tut.

Begleitdateien werden immer gelesen, sobald ein Ordner freigegeben ist. Eine eigene Einstellung dafür gibt es nicht.

Wer die Eigenschaften sieht

Die Eigenschaften sind für genau die Personen sichtbar, die das Dokument finden dürfen. Mit Windows-Nutzerrechten (Beta) übernimmt der Outpost sie nur, wenn die Begleitdatei dieselben NTFS-Rechte hat wie das Dokument, also denselben Besitzer, dieselbe Gruppe und dieselben Berechtigungen. Sonst übergeht er die Begleitdatei, damit niemand über das Dokument Eigenschaften liest, die ihm verborgen bleiben sollen. Ändern sich nur die Rechte der Begleitdatei, prüft der Outpost das erst wieder, wenn sich die Begleitdatei oder das Dokument ändert.

Nach einem Auftrag fragen

Eine Frage nach einer Nummer findet die Dokumente, die diese Nummer in ihren Eigenschaften tragen, und stellt sie vor ähnliche Dokumente ohne die Nummer. Das gilt auch für Fragen, die Inhalt und Nummer verbinden, etwa „Welcher Prüfdruck steht im Prüfprotokoll zu Auftrag 30600?“.