Sehen, wo die Suche in Deinen Datenquellen leer ausgeht, welche Dateien Antworten tragen und welche Quellen niemand braucht — und mit Glossar und Markierungen nachhelfen
Drei Werkzeuge zeigen Admins, wie in den Datenquellen gesucht wird, und helfen der Suche nach:
Der Tab Wissenssuche im KI-Cockpit fasst alle Cloud-Datenquellen des Workspaces für den gewählten Zeitraum zusammen — voreingestellt sind die letzten 30 Tage, ausgewertet werden höchstens 90 Tage:
| Bereich | Was er zeigt |
|---|---|
| Suchen, Ohne Treffer, Nicht durchsucht | Wie oft gesucht wurde, welcher Anteil der Suchen keinen einzigen Treffer fand und wie viele Quellen niemand durchsucht hat |
| Suchen pro Tag | Verlauf der Suchen, Suchen ohne Treffer hervorgehoben |
| Wo Suchen leer ausgehen | Je Quelle der Anteil der Suchen ohne Treffer |
| Im Zeitraum nicht durchsucht | Quellen ohne Suche, mit dem letzten Suchdatum und dem Hinweis „Schlafmodus", falls die Quelle schon schläft |
| Am häufigsten zitiert | Dateien, die Antworten in ihrem Text als Quelle angeben |
In der Liste unter Einstellungen → Datenquellen zeigt die Spalte Nutzung (30 T) dieselben Zahlen je Quelle für die letzten 30 Tage, etwa „241 Suchen" mit „36 % ohne Treffer". „nie gesucht" heißt: Die Quelle wurde noch nie durchsucht; „keine Suche in 30 T" heißt: früher schon, in den letzten 30 Tagen nicht. Nach der Spalte lässt sich sortieren.
So liest Du die Zahlen:
Hinweis
Keine Suchbegriffe. MeinGPT speichert nicht, wonach gesucht wurde — nur, dass gesucht wurde und ob etwas gefunden wurde. Deshalb gibt es keine Liste häufiger oder unbeantworteter Suchbegriffe. Jeder Aufruf steht im Audit-Log.
Was Du damit machst: Geht eine Quelle oft leer aus, fehlen dort Dokumente, oder sie heißen anders als gefragt — dann hilft das Glossar. Quellen, die niemand durchsucht, gehen nach 60 Tagen von selbst in den Schlafmodus; brauchst Du sie gar nicht, kannst Du sie entfernen.
Das Glossar öffnest Du unter Einstellungen → Datenquellen über die Schaltfläche Glossar · N Begriffe oben rechts; es erscheint als Seitenleiste. Darin trägst Du Wörter ein, die in euren Dokumenten dasselbe bedeuten — zum Beispiel KST und Kostenstelle oder Firmenwagen und Dienstwagen. Sucht jemand nach einem der Wörter, sucht MeinGPT auch nach den anderen, und der Assistent erfährt, dass sie dasselbe meinen. Das gilt in jeder Cloud-Datenquelle des Workspaces, ab der nächsten Suche.
Vorschläge des Assistenten. Merkt der Assistent im Chat, dass eure Dokumente ein anderes Wort verwenden — etwa weil die Suche nach „KST" nichts fand und die nach „Kostenstelle" die Antwort —, schlägt er einen Eintrag vor. Wartende Vorschläge zählt ein Hinweis an der Schaltfläche (etwa „3 Vorschläge"); in der Seitenleiste stehen sie oben; erst wenn Du sie übernimmst, ändern sie die Suche. Ein Vorschlag hält nicht fest, wer gefragt hat oder in welchem Chat.
Hinweis
Gilt für Cloud-Datenquellen. Outpost-Ordner durchsucht das Gerät selbst; dort wirkt das Glossar nicht.
Die Wissenslandkarte einer Cloud-Datenquelle zeigt unter der Karte zwei Listen:
Jede andere Datei findest Du im Tab Dateien über die Dateisuche und markierst sie dort genauso; markierte Dateien stehen darunter in einer eigenen Liste. Quellen mit eingeschalteten Berechtigungen aus der Quelle zeigen auf der Wissenslandkarte keine Dateinamen.
Ältere Fassungen derselben Datei im selben Ordner („Richtlinie_2022", „Richtlinie_2024") erkennt MeinGPT auch ohne Markierung. Markieren lohnt sich für alles, was sich am Namen nicht ablesen lässt.
Jede Änderung am Glossar und an Markierungen steht im Audit-Log.