Jedes Workspace-Mitglied hat eine von drei Rollen. Admins können die Rolle jederzeit über das Dropdown in der Mitgliederliste ändern.
Rolle
Seat erforderlich
Berechtigungen
Admin
Ja
Vollständiger Zugriff auf alle Workspace-Einstellungen, Nutzerverwaltung, Abrechnung, Compliance, Integrationen und KI-Funktionen. Kann Mitglieder einladen, entfernen und Rollen sowie Seats verwalten. Es muss immer mindestens ein Admin existieren.
Mitglied
Ja
Zugriff auf alle KI-Funktionen der Plattform (Chat, Assistenten, Workflows, Übersetzungen usw.). Kein Zugriff auf Workspace-Administrationseinstellungen.
Betrachter
Nein
Kann sich einloggen und eingeschränkte Inhalte sehen, hat aber keinen Zugriff auf KI-Funktionen. Betrachter belegen keinen bezahlten Seat. Nützlich für Nutzer, die auf eine Seat-Zuweisung warten.
Dein Workspace verfügt über eine feste Anzahl an Seats, die in deinem Plan enthalten sind. Nur Nutzer mit Seat (Admins und Mitglieder) können KI-Funktionen nutzen. Die aktuelle Seat-Auslastung wird als Fortschrittsbalken in der Nutzerverwaltung angezeigt (z. B. 12 / 25).
Ein Toggle in den Mitgliedereinstellungen steuert, ob neue Nutzer beim Beitritt zum Workspace automatisch einen Seat und die Rolle Mitglied erhalten.
Aktiviert (Standard): Jeder neue Nutzer, der über eine Einladung oder einen Invite Link beitritt, erhält automatisch einen Seat und wird Mitglied — solange Seats verfügbar sind.
Deaktiviert: Neue Nutzer treten als Betrachter ohne Seat bei. Ein Admin muss die Rolle manuell auf Mitglied oder Admin ändern, um einen Seat zuzuweisen.
Derselbe Toggle gilt auch für Nutzer, die über SCIM-Provisioning aus Entra ID angelegt werden.
Dies ist nützlich, wenn du Kosten kontrollieren oder neue Mitglieder vor dem KI-Zugang prüfen möchtest.
Tipp
Beim Rollout an eine größere Gruppe empfiehlt es sich, die automatische Seat-Vergabe vorher zu deaktivieren und Seats anschließend gezielt zuzuweisen — so werden keine Seats an Personen vergeben, die noch nicht aktiv ongeboardet wurden.
Falls die automatische Zuweisung deaktiviert ist oder erst aktiviert wurde, nachdem Nutzer bereits als Betrachter beigetreten sind, kannst du über den Button Seats zuweisen in der Toolbar alle aktuellen Betrachter gesammelt zu Mitgliedern hochstufen. Verfügbare Seats werden dabei der Reihe nach belegt.
Navigiere zu Einstellungen > Nutzung & Abrechnung > Jetzt upgraden. Im sich öffnenden Dialog klicke auf Abonnement verwalten. Du wirst zu Stripe weitergeleitet, wo du die Anzahl der Seats in deinem Abonnement erhöhen oder verringern kannst.
Es gibt drei Wege, neue Nutzer zu deinem Workspace hinzuzufügen:
Methode
Beschreibung
E-Mail-Einladung
E-Mail-Adresse(n) direkt eingeben. Über den Schalter Einladung per E-Mail senden lässt sich der automatische Mailversand optional deaktivieren — die Einladung wird trotzdem erstellt, der Nutzer muss aber anderweitig informiert werden.
Invite Link
Teilbarer Link für größere Gruppen. Es gibt separate Links für Mitglieder und Admins — stelle sicher, dass du den richtigen Link teilst. Links können jederzeit neu generiert werden; der alte Link wird dabei ungültig.
E-Mail-Domain
Alle Nutzer mit passender Domain treten automatisch bei (siehe unten).
Achtung
Teile niemals die einfache Workspace-Adresse (z. B. app.meingpt.com/<deine-workspace-id>) als Einladung. Diese URL ist kein Beitritts-Link - für einen Nutzer, der noch nicht Mitglied ist, führt sie zu einem neuen, persönlichen Account statt zum Beitritt in Deinen Workspace. Verwende stattdessen immer eine E-Mail-Einladung, den Invite Link oder den Auto-Join über die E-Mail-Domain.
Je nach Abonnement gelten unterschiedliche Limits für versendete E-Mail-Einladungen. Diese gelten ausschließlich für die Methode E-Mail-Einladung; Invite Links und E-Mail-Domain-Beitritte sind davon nicht betroffen.
Abonnement
Limit
Trial
Insgesamt bis zu 10 Einladungen über die gesamte Laufzeit des Trials
Business
Bis zu 50 Einladungen pro Tag, danach täglicher Reset
Pilot und Enterprise
Kein Limit
Wenn ein Limit erreicht ist, zeigt die Einladungs-Maske das verbleibende Kontingent an und blockiert weitere Versuche.
Wenn sich ein Nutzer versehentlich ein zweites Mal mit derselben E-Mail-Adresse registriert, wird kein Duplikat-Konto erstellt. Der Nutzer wird automatisch in seinen bestehenden Account eingeloggt.
Du kannst eine Unternehmens-E-Mail-Domain (z. B. @deinefirma.de) mit deinem Workspace verknüpfen. Wenn sich ein neuer Nutzer mit einer E-Mail-Adresse dieser Domain registriert, wird er automatisch deinem Workspace hinzugefügt — ohne manuelle Einladung. In Kombination mit dem Toggle zur automatischen Seat-Vergabe erhalten neue Mitarbeitende sofort nach der Registrierung vollen KI-Zugang.
Die Mitgliederliste bietet Werkzeuge, um bestimmte Nutzer schnell zu finden:
Suche — gib einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern.
Sortierung — wechsle zwischen aufsteigender und absteigender alphabetischer Reihenfolge.
Seat-Filter — wähle zwischen Alle, Mit Seat (Admins und Mitglieder) oder Ohne Seat (Betrachter), um die Liste nach Seat-Status einzugrenzen.
Aktive Filter gelten auch für den CSV-Export — so kannst du eine Suche oder einen Filter mit dem Download kombinieren, um einen gezielten Auszug zu erhalten.
Admins können einen KI-Beauftragten hinterlegen, der für alle Mitglieder sichtbar ist. Dieser ist typischerweise der interne KI-Koordinator oder Helpdesk-Kontakt. Felder umfassen Name, E-Mail, Telefon und zusätzliche Informationen.
Der CSV-Button in der Toolbar der Mitgliederliste lädt eine Datei mit den aktuell angezeigten Mitgliedern herunter (unter Berücksichtigung aktiver Suche oder Seat-Filter). Die Datei enthält folgende Spalten:
Spalte
Beschreibung
id
Interne Nutzer-ID
email
Primäre E-Mail-Adresse
firstName
Vorname
lastName
Nachname
isAdmin
yes wenn Workspace-Admin, sonst no
hasSeat
yes wenn ein Seat vorhanden ist (Admin oder Mitglied), sonst no
