Meeting anlegen

Klick in der Meeting-Übersicht auf + Neues Meeting. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit drei Einträgen: Live-Aufnahme, Bot einladen und Datei hochladen. Datei hochladen öffnet einen Dialog mit drei Tabs zur Auswahl:

Audio- oder Video-Upload

Bot einladen

Bot für bestimmte Teams oder Personen einschränken: Workspace-Admins legen unter Einstellungen → KI & Funktionen → Meetings im Abschnitt Meeting-Bot fest, wer den Bot nutzen darf (Nutzbar für, standardmäßig alle). Der Abschnitt erscheint nur, wenn der AVV in Version 2.0 für den Workspace unterschrieben ist (oder der Workspace für den Meeting-Bot von dieser AVV-Anforderung ausgenommen ist) und der MeinGPT-Support die Berechtigungen für den Workspace freigeschaltet hat.

Einem geplanten Meeting tritt der Bot etwa eine Minute vor Beginn bei, damit er zum Start dabei ist. Gibt es einen Warteraum, wartet er dort etwa 15 Minuten; aufgenommen wird, sobald er im Meeting ist. Das gilt auch für Termine aus dem Kalender und aus E-Mail-Einladungen. Er verlässt das Meeting selbstständig, wenn er nicht zugelassen wird, niemand da ist oder lange nichts gesprochen wird (siehe Wenn der Bot nicht aufnimmt).

Einen geplanten Bot findest Du im Bereich Anstehende Meetings oben auf der Übersichtsseite; von dort lässt er sich auch wieder abbrechen. Der Bereich zeigt die nächsten sieben Tage aus Deinem verbundenen Kalender, nur Termine mit Meeting-Link, sowie Bots, die Du per Link eingeplant hast. Gibt es keine solchen Termine oder Bots, erscheint er nicht. Sobald die Aufnahme fertig ist, erscheint sie als normaler Meeting-Eintrag.

Manuell geplante Beitritte und Jetzt beitreten funktionieren auch bei ausgeschaltetem Kalender-Auto-Beitritt oder eingeschränkter Meeting-Auswahl. Das spätere Abschalten des Auto-Beitritts hebt diese ausdrücklichen Anfragen nicht auf. Der Bot muss im Workspace weiterhin freigegeben sein; Tarif, Guthaben und persönliche Limits gelten unverändert.

Teilnehmende vorab über die Aufnahme informieren

Workspace-Admins können unter Einstellungen → KI & Funktionen → Meetings im Abschnitt Aufnahme-Hinweis einschalten, dass Teilnehmende vor jeder Aufnahme Bescheid bekommen. Der Abschnitt erscheint, wenn der MeinGPT-Support die Funktion für Deinen Workspace freigeschaltet hat. Zum Einschalten ist ein Link zur Datenschutzerklärung Deines Unternehmens nötig.

So funktioniert es:

• E-Mail vor jedem Termin: Jede Person im Kalendertermin außer Dir bekommt 30 Minuten vor dem Termin eine E-Mail von MeinGPT, bei kurzfristig angelegten Terminen sofort. Antworten darauf gehen an Dich. Bei Serien kommt die E-Mail vor jedem aufgezeichneten Termin.
• Zustimmen oder widersprechen: Über den Link in der E-Mail lässt sich zustimmen oder widersprechen. Die Antwort gilt nur für diesen Termin; die übrigen Termine einer Serie bleiben davon unberührt. Ein Widerspruch genügt, damit nicht aufgezeichnet wird. Was ohne Antwort passiert, hängt vom Schalter „Zustimmung aller nötig“ ab.
• Stopp im Meeting: Beim Beitritt schreibt der Notetaker einen Hinweis in den Chat. Wer genau die Nachricht Notetaker stopp (oder Notetaker stop) schickt, beendet die Aufnahme. Der Notetaker bestätigt im Chat, verlässt das Meeting, und die Aufnahme wird gelöscht, bei MeinGPT und beim Aufnahmedienst. Die Worte innerhalb eines Satzes lösen nichts aus.
• Feste Antwort: Auf derselben Seite lässt sich „immer einverstanden“ oder „immer widersprechen“ für alle Meetings Deines Unternehmens wählen. Dann kommt keine E-Mail mehr. „Immer widersprechen“ hält den Notetaker aus jedem Meeting fern, an dem diese Person teilnimmt. Mitglieder Deines Workspaces finden die Einstellung auch unter Einstellungen → Präferenzen → Meeting-Aufnahmen; wer an vielen internen Terminen teilnimmt, stellt dort am besten „immer einverstanden“ ein.
• Übersicht: An jedem geplanten Bot zeigt das Briefsymbol, wer informiert wurde, wer zugestimmt und wer widersprochen hat. War der Chat im Meeting gesperrt, steht das dort ebenfalls.

Zwei weitere Schalter im selben Abschnitt:

• Zustimmung aller nötig (standardmäßig an): Aufgezeichnet wird nur, wenn alle informierten Teilnehmenden zugestimmt haben. Kommt die letzte Zustimmung erst nach Beginn, tritt der Notetaker verspätet bei, bis 15 Minuten nach Start. Fehlt sie danach noch, wird der Termin nicht aufgezeichnet.
• Nur externe Teilnehmende informieren: Personen mit einer verifizierten Domain Deines Workspaces und Mitglieder Deines Workspaces bekommen keine E-Mail. Das passt, wenn eine Betriebsvereinbarung die Aufnahme interner Meetings regelt.

Bei eingeschaltetem Hinweis tritt der Notetaker nur Terminen aus dem verbundenen Kalender bei, denn nur dort sind die Teilnehmenden bekannt. Bot einladen mit eingefügtem Link, Jetzt beitreten und Einladungen per E-Mail an den Bot sind dann gesperrt.

Kosten und Limits für Bot-Aufnahmen

Bot-Aufnahmen kosten 0,80 € pro tatsächlicher Audiostunde, anteilig nach der gelieferten Dauer. Sechs Minuten kosten beispielsweise 0,08 € beziehungsweise 8 Credits. Aufnahme, Transkription und Standardzusammenfassung sind enthalten. Die Kosten gehen vom gemeinsamen Workspace-Guthaben ab, auch bei All-Inclusive-Plänen.

Ohne nutzbares Transkript wird nichts berechnet. Bei einer teilweise gelieferten Aufnahme zählt nur die gelieferte Audiodauer. Mehrere Einladungen zum selben Bot-Meeting erzeugen keine zusätzliche Buchung.

Vor dem Beitritt prüft MeinGPT den aktiven Plan, das verfügbare Workspace-Guthaben und das persönliche Limit der Kategorie Meetings. Bei einer Ablehnung zeigt der Meeting-Eintrag den Grund. Nach einer Guthabenaufladung oder Limitänderung musst Du den Bot erneut einplanen. Ein bereits laufender Bot wird beim Erreichen eines Limits nicht gestoppt.

Auch fehlgeschlagene Bot-Meetings findest Du in Deiner Meeting-Liste, ebenso abgesagte, bei denen bereits ein Bot unterwegs war oder deren Grund Du kennen solltest. Termine, die Du oder Dein Kalender vor dem Start abgesagt habt, erscheinen dort nicht. Öffne den Eintrag, um den Grund, vorhandene Inhalte und mögliche Wiederherstellungsschritte zu sehen.

Bei einer Wiederherstellung wird eine bereits abgerechnete Aufnahme nicht erneut berechnet. Ist das Transkript schon vorhanden, wird nur die fehlende Zusammenfassung erneut erstellt. Wird eine gespeicherte Audioaufnahme erstmals erfolgreich verarbeitet und als Ergebnis bereitgestellt, gilt der normale Preis für Bot-Aufnahmen. Der Status laufender Bots und die Ergebnisliste aktualisieren sich auf der geöffneten Seite automatisch.

Wenn der Bot nicht aufnimmt

Ein Bot-Meeting kann mit dem Status Fehlgeschlagen enden, wenn der Bot nicht oder nur teilweise aufnehmen konnte. Häufige Ursachen:

• Der Bot wurde nicht zugelassen. Hat das Meeting einen Warteraum (Lobby), muss jemand mit Zulassungsrechten im Meeting den Bot zulassen. Das gilt für Microsoft Teams, Google Meet und Zoom gleichermaßen, in Teams zum Beispiel für die Person, die das Meeting organisiert hat. Der Bot wartet etwa 15 Minuten im Warteraum. Wird er bis dahin nicht zugelassen, verlässt er das Meeting und es entsteht keine Aufnahme.
• Niemand ist im Meeting oder es wird nicht gesprochen. Ist der Bot etwa 15 Minuten lang allein im Meeting oder hört er so lange nichts, verlässt er das Meeting ebenfalls. Bei Workshops mit langen Übungs- oder Pausenphasen kann die Aufnahme dadurch früher enden. Verlassen alle Teilnehmenden das Meeting, wartet der Bot etwa 3 Minuten, bevor er geht.
• Der Bot kann dem Meeting nicht beitreten. Zum Beispiel, wenn der Meeting-Link ungültig ist oder der Bot das Meeting verlässt, bevor die Aufnahme beginnt.

Hat der Bot nie aufgenommen, gibt es nichts wiederherzustellen: Plane den Bot erneut ein und lass ihn zu Beginn zu. Wiederherstellung starten (siehe Fehlgeschlagene Aufnahmen wiederherstellen) hilft nur, wenn eine Aufnahme gespeichert wurde.

Alternative Wege, den Bot einzuladen

Per E-Mail einladen. Statt das Formular auszufüllen, kannst Du bot@meingpt.com direkt als Teilnehmer zu einer Kalendereinladung hinzufügen (Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom). Der Bot plant die Einladung nur ein, wenn alles Folgende zutrifft:

• Du sendest die Einladung von der E-Mail-Adresse, mit der Du Dich bei MeinGPT anmeldest — nur so ordnen wir sie Deinem Konto zu.
• Die Einladung kommt als Kalendertermin (mit Kalenderdatei) an. Eine normale oder weitergeleitete E-Mail ohne Termin wird nicht erkannt.
• Der Meeting-Link (Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom) steht im Ort-, Link- oder Beschreibungsfeld des Termins.
• Der Termin hat nicht schon vor mehr als 15 Minuten begonnen.
• Einladung per E-Mail ist für Euren Workspace freigeschaltet (siehe Hinweis unten).

Trifft eine dieser Bedingungen nicht zu, ignoriert MeinGPT die Einladung ohne Fehlermeldung: Es entsteht kein Meeting-Eintrag, und es kommt auch keine Antwort per E-Mail.

Kalender-Auto-Beitritt. Öffne in der Seitenleiste unter Apps die App Meetings und klicke oben rechts auf das Zahnrad Meeting-Bot. In Meine Bot-Einstellungen verbindest Du im Bereich Kalender Deinen Google Kalender oder Microsoft 365 Kalender und aktivierst dort Meetings automatisch beitreten — der Bot liest danach Deinen Kalender und tritt automatisch Terminen mit einem unterstützten Meeting-Link (Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom) bei, ganz ohne manuelles Einladen. Ein Kalendereintrag ohne erkennbaren Meeting-Link wird nicht erfasst — dafür entsteht weder ein Meeting-Eintrag noch eine Fehlermeldung. Unter Welche Meetings kannst Du einschränken, ob der Bot allen Meetings, nur internen oder nur externen Meetings beitritt — intern bedeutet, dass alle Teilnehmenden auf einer verifizierten Workspace-Domain sind.

Live-Aufnahme (Beta)

Die Live-Aufnahme nimmt ein Gespräch direkt im Browser über das Mikrofon Deines Geräts auf, zum Beispiel einen Kundentermin vor Ort oder eine Besprechung im Raum. Aufgenommen wird nur, was das Mikrofon hört; für Online-Meetings nutzt Du besser Bot einladen.

Die Live-Aufnahme wird pro Workspace vom MeinGPT-Support freigeschaltet. Ist sie nicht freigeschaltet, ist der Eintrag Live-Aufnahme grau und zeigt den Hinweis Auf Anfrage verfügbar. Wende Dich dann an den Support. Hat ein Workspace-Admin die Meetings-App ausgeblendet, steht stattdessen Von einem Workspace-Admin deaktiviert.

Während der Aufnahme

• Lass den Tab sichtbar. Manche Browser drosseln Tabs im Hintergrund oder pausieren die Aufnahme dort. Ist der Tab verdeckt, zeigt MeinGPT den Hinweis Halte diesen Tab sichtbar. Willst Du parallel woanders arbeiten, verschiebe den Tab in ein zweites Fenster.
• Mikrofonzugriff verloren. Erscheint der Dialog Mikrofonzugriff verloren, wählst Du Gesichertes speichern, Mikrofon neu verbinden oder Aufnahme verwerfen.

Aufnahme nicht abgeschlossen

Schließt Du den Tab, bevor die Aufnahme abgeschlossen ist, oder erscheint Die Aufnahme konnte nicht gespeichert werden., bleibt die lokale Sicherung auf diesem Gerät und in diesem Browser. Beim nächsten Öffnen der Meeting-Übersicht zeigt das Banner Wiederhergestellte Aufnahme vom … diese Aufnahme. Dort kannst Du:

• Aufnahme fortsetzen: die Aufnahme abschließen und hochladen.
• Sicherung herunterladen: die Sicherung als Datei auf Deinem Gerät speichern.
• Verwerfen: die lokale Sicherung löschen.

Transkript hochladen

Wenn Du bereits ein Transkript hast, kannst Du den Transkriptions-Schritt überspringen.

Alternativ: Text einfügen. Statt eine Datei hochzuladen, kannst Du im Dialog Datei hochladen auf den Tab Text einfügen wechseln und den Transkript-Text direkt einfügen. Der weitere Ablauf (Benennen, Zusammenfassung konfigurieren) ist identisch zum Datei-Upload.

Zusammenfassung anpassen

Nach der Transkription wählst Du, wie ausführlich die Zusammenfassung sein soll und welche Bausteine sie enthält.

Länge

Komponenten

Du kannst die folgenden Bausteine einzeln zuschalten:

• Executive Summary: kompakte Übersicht über Hauptpunkte und Entscheidungen
• Teilnehmer: Liste der Teilnehmenden, sofern aus dem Transkript erkennbar
• Agenda: Struktur und Themenpunkte
• Aktionspunkte: offene Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Fristen, sofern besprochen

Mehrere Komponenten lassen sich gleichzeitig auswählen.

Sprache und Vokabular pro Meeting einstellen

Sprache und Vokabular stellst Du beim Anlegen jedes Meetings selbst ein. Beide Felder gelten nur für dieses eine Meeting. Vokabular beeinflusst ausschließlich die Transkriptionsqualität. Sprache beeinflusst sowohl die Transkriptionsqualität als auch die Sprache der generierten Zusammenfassung (Executive Summary, Teilnehmer, Agenda). Jeder Nutzer kann beide Felder pro Meeting frei wählen.

Workspace-Defaults (Admin-Bereich)

Damit Du nicht jedes Mal neu eintippen musst, können Workspace-Admins unter Einstellungen → KI & Funktionen → Meetings Defaults für die ganze Workspace hinterlegen. Diese werden bei jedem neuen Meeting als Vorschlag eingetragen. Als Nutzer kannst Du sie pro Meeting jederzeit überschreiben, ohne dass das die Defaults verändert.

• Standard-Sprache: zum Beispiel Deutsch für ein deutsches Team
• Standard-Vokabular: wiederkehrende Eigennamen, Produktnamen oder Abkürzungen