In der heutigen digitalen Arbeitswelt sind effiziente Dokumentenmanagement-Prozesse und automatisierte Workflows entscheidend für den Unternehmenserfolg. Die Integration von meinGPT Workflows mit Microsoft SharePoint Online eröffnet Unternehmen völlig neue Möglichkeiten, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und Routineaufgaben zu automatisieren – und das alles unter vollständiger Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie durch die Verbindung der führenden Dokumentenmanagement-Plattform Microsoft SharePoint mit der KI-gestützten Workflow-Automatisierung von meinGPT Ihre Unternehmensprozesse auf die nächste Stufe heben können.

Warum Microsoft SharePoint Online mit meinGPT integrieren?

Microsoft SharePoint ist eine vielseitige Plattform aus dem Microsoft 365-Ökosystem, die entwickelt wurde, um die Unternehmenskommunikation in ein fließendes und vernetztes digitales Erlebnis zu transformieren. Es handelt sich um eine flexible Anwendung, mit der Sie Ihr Firmenintranet, Kollaborationsseiten und sichere, von jedem Gerät zugängliche Freigabebereiche erstellen können. Durch die Integration in das Microsoft 365-Ökosystem optimiert SharePoint Geschäftsprozesse, ermöglicht Echtzeit-Zusammenarbeit und behält stets die Kontrolle über die Informationssicherheit.

Die Verbindung von SharePoint Online mit meinGPT eröffnet zahlreiche Vorteile, die weit über die Funktionen der einzelnen Plattformen hinausgehen:

Intelligente Dokumentenverarbeitung

meinGPT bringt fortschrittliche KI-Fähigkeiten in die SharePoint-Umgebung:

• Automatische Dokumentenanalyse: Mit KI-Technologien können Inhalte aus in SharePoint gespeicherten Dokumenten analysiert, kategorisiert und extrahiert werden – und mit den Bereichen verbunden werden, wo sie benötigt werden: in der Suche, in Anwendungen und als wiederverwendbares Wissen.

• Intelligente Metadatengenerierung: Die Nutzung von KI in automatisch ausgefüllten Spalten ermöglicht es, Metadaten aus Dateien zu extrahieren, zusammenzufassen oder zu generieren.

• Mehrsprachige Dokumentenverarbeitung: Dokumente können gleichzeitig in mehrere Sprachen übersetzt werden, oder es kann ein Glossar mit spezifischen Übersetzungen erstellt werden.

Effizientere Prozessautomatisierung

• Nahtlose Workflow-Integration: Power Automate ist umfassend in SharePoint-Apps integriert. Sie können mit einer der über 100 SharePoint-Vorlagen beginnen oder Ihren eigenen Flow, der in SharePoint integriert ist, von Grund auf neu erstellen. meinGPT Workflows können diese Automatisierungen durch KI-gestützte Entscheidungsfindung ergänzen und verbessern.

• Prozessbeschleunigung: Diese leistungsstarke Automatisierungsplattform ermöglicht es Unternehmen, eine beispiellose Effizienz in ihren Prozessen und Workflows innerhalb von Microsoft 365 und SharePoint zu erreichen. Durch die Nutzung dieser Kombination können Unternehmen ein neues Effizienzniveau in ihren Prozessen und Workflows erschließen.

Verbesserte Datensicherheit und Compliance

• DSGVO-konformes Dokumentenmanagement: Während SharePoint mit Funktionen wie Richtlinien für eingeschränkte Zugriffssteuerung, Data Governance und bedingtem Zugriff Sicherheit und Compliance unterstützt, ergänzt meinGPT diesen Ansatz durch seine von Grund auf DSGVO-konforme Architektur und das europäische Hosting.

• Sichere KI-Verarbeitung: Alle Daten bleiben im europäischen Rechtsraum und werden nach höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet.

Über meinGPT – Die DSGVO-konforme KI-Plattform

meinGPT ist eine speziell für deutsche und europäische Unternehmen optimierte KI-Plattform, die DSGVO-konformen Zugang zu modernsten KI-Technologien bietet. Als zentrale Plattform für alle KI-Anwendungen vereint meinGPT verschiedene Modelle und Funktionen in einer sicheren, in Europa gehosteten Umgebung.

Die meinGPT-Plattform zeichnet sich durch folgende Kernmerkmale aus:

• DSGVO-Konformität: Alle Dienste werden in Europa gehostet und erfüllen strengste Datenschutzanforderungen

• Zentrale KI-Plattform: Zugriff auf alle führenden KI-Modelle über eine einheitliche Oberfläche

• Vielseitige KI-Tools: Von Textgenerierung über Meeting-Transkription bis hin zu Bild- und Videogenerierung

• Maßgeschneiderte Workflows: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben mit individuellen KI-Workflows

• Unternehmensintegration: Nahtlose Verbindung mit bestehenden Systemen und Geschäftsprozessen

Ein besonders wertvolles Feature von meinGPT ist die Möglichkeit, zwischen verschiedenen leistungsstarken KI-Modellen zu wählen, um optimale Ergebnisse für spezifische Aufgaben zu erzielen:

Die Vielfalt der verfügbaren Modelle ermöglicht es, für jeden Workflowschritt genau das richtige KI-Modell auszuwählen – sei es für kreative Aufgaben, technische Analysen oder komplexe Reasoning-Anforderungen.

Wichtige Anwendungsfälle: Microsoft SharePoint Online und meinGPT in Aktion

Die Integration von meinGPT mit SharePoint Online eröffnet zahlreiche praktische Anwendungsfälle, die Ihre Dokumentenprozesse revolutionieren können. Hier sind einige der leistungsstärksten Szenarien:

Intelligente Dokumentenklassifikation und Metadatenanreicherung

Die Herausforderung: Laut Langzeit-Effizienzstudie sind die durchschnittlichen Suchzeiten in deutschen Unternehmen nach Informationen aller Art von 2013 bis 2022 um über 50% auf 19,6% der gesamten Arbeitszeit explodiert! Ein Hauptgrund: Bei 69% der Unternehmen fehlen funktionierende Ablagespielregeln. Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit damit, Dokumente manuell zu kategorisieren und mit Metadaten zu versehen, was zu Inkonsistenzen und Suchproblemen führt.

Die Lösung mit SharePoint Online + meinGPT:

1. Dokumente werden in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek hochgeladen

2. Ein Power Automate-Flow übergibt die Dokumente an einen meinGPT-Workflow

3. Der meinGPT-Workflow analysiert die Dokumente mit einem geeigneten KI-Modell (z.B. GPT-4o für komplexe Dokumente oder Claude 3.7 Sonnet für technische Dokumentationen)

4. Die KI extrahiert relevante Informationen und generiert präzise Metadaten

5. Der Workflow schreibt die generierten Metadaten zurück in die SharePoint-Metadatenfelder

6. Power Automate kategorisiert die Dokumente basierend auf der KI-Analyse automatisch in die richtige Bibliothek oder Ordnerstruktur

Der Hauptvorteil: Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit bei der Dokumentenkategorisierung, während gleichzeitig die Auffindbarkeit von Dokumenten deutlich verbessert wird. Die konsistente Anwendung von Metadaten durch KI führt zu einer wesentlich effizienteren Suche und Informationsgewinnung.

Automatisierte Dokumentenextraktion und Verarbeitung

Die Herausforderung: Die Bearbeitung von Versicherungsschäden oder Police-Verlängerungen, die Bearbeitung von Kreditkarten- oder Darlehensanträgen, Rechnungsstellung und Abrechnung, die Aufnahme von Patienten in einem Krankenhaus, Vertragsvergaben, Bestellverarbeitung – in allen diesen Prozessen müssen große Datenmengen aus halb- und unstrukturierten Dokumenten abgefragt werden. Die manuelle Datenextraktion ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kostspielig.

Die Lösung mit SharePoint Online + meinGPT:

1. Eingehende Dokumente (z.B. Rechnungen oder Verträge) werden in einer dedizierten SharePoint-Bibliothek abgelegt

2. Ein automatisierter Workflow wird durch das neue Dokument ausgelöst

3. meinGPT analysiert das Dokument mit einem spezialisierten KI-Modell, das für die Dokumentenart optimiert ist

4. Die KI extrahiert relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Vertragsparteien etc.

5. Die extrahierten Daten werden in eine SharePoint-Liste eingetragen

6. Optional werden die Daten an nachgelagerte Systeme (CRM, ERP) weitergegeben

Der Hauptvorteil: Die Lösung ermöglicht es, über die Extraktion von Inhalten aus Dokumenten hinauszugehen, einen Prozess zur Validierung der extrahierten Daten einzurichten und diese in ein ERP oder ein anderes Datenspeichersystem zu exportieren. Dies führt zu erheblichen Zeiteinsparungen, reduziert Fehler und beschleunigt Geschäftsprozesse.

KI-gestützte Wissensgewinnung aus SharePoint-Dokumenten

Die Herausforderung: Unternehmen speichern immense Mengen an Wissen in SharePoint, das jedoch oft in siloartigen Dokumentenbibliotheken vergraben ist. Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, relevante Informationen schnell zu finden und zu nutzen, was zu redundanten Arbeiten und ineffizienter Wissensnutzung führt.

Die Lösung mit SharePoint Online + meinGPT:

1. Ein meinGPT-Workflow wird mit Unternehmenswissen aus ausgewählten SharePoint-Bibliotheken trainiert

2. Mitarbeiter können über einen SharePoint-Chatbot oder ein Web-Interface direkt Fragen stellen

3. meinGPT durchsucht das gesamte Repository an Dokumenten und Daten

4. Die KI generiert kontextbezogene, präzise Antworten mit Quellenangaben zu den relevanten Dokumenten

5. Ergebnisse und Erkenntnisse können direkt in SharePoint gespeichert werden

Der Hauptvorteil: Fortschrittliche KI-Lösungen ermöglichen es Benutzern, relevante Dokumente effizienter zu finden. Durch das Verständnis des Benutzerverhaltens und der Präferenzen stellen diese Systeme sicher, dass die richtigen Informationen bei der Suche angezeigt werden. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und zu besseren, informierten Entscheidungen.

Intelligente Formularverarbeitung und Workflow-Automatisierung

Die Herausforderung: Die Verarbeitung von Formularen und Anträgen ist oft ein manueller, zeitaufwändiger Prozess, der viel Personalkapazität bindet und anfällig für Fehler ist.

Die Lösung mit SharePoint Online + meinGPT:

1. Im Flow wird der Trigger "Wenn eine Datei erstellt wird" verwendet. Für die Analyse des Dokuments werden die Dateimetadaten und der Dateiinhalt abgerufen. Die Dokumentenanalyse funktioniert mit einer Predict-Aktion, bei der ein entsprechendes Modell (Beispielformular) angegeben wird.

2. meinGPT analysiert den Inhalt des Formulars mit einem passenden KI-Modell

3. Die KI identifiziert und extrahiert alle relevanten Informationen

4. Der Workflow validiert die extrahierten Daten und leitet sie zur Bearbeitung weiter

5. Die Ergebnisse werden in SharePoint-Listen gespeichert und können für Berichterstattung und Analysen verwendet werden

Der Hauptvorteil: Geschäftsprozesse und Apps lassen sich mit KI einfach optimieren. Mithilfe von verschiedenen KI-Modellen und -Szenarios steigern Sie Ihre Produktivität und vereinfachen Ihre Aufgaben. Die automatisierte Formularverarbeitung reduziert die Bearbeitungszeit drastisch und verbessert gleichzeitig die Datenqualität.

Compliance-Überwachung und automatisiertes Berichtswesen

Die Herausforderung: Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen für Dokumente und die kontinuierliche Berichterstattung erfordern erhebliche manuelle Kontrollen und zeitaufwändige Prozesse.

Die Lösung mit SharePoint Online + meinGPT:

1. SharePoint-Dokumente werden regelmäßig durch einen meinGPT-Workflow analysiert

2. Die KI überprüft Dokumente auf Compliance-Kriterien, wie DSGVO-Konformität oder branchenspezifische Anforderungen

3. Auffälligkeiten oder Risiken werden automatisch erkannt und kategorisiert

4. Ein Power Automate Flow benachrichtigt die zuständigen Mitarbeiter über notwendige Maßnahmen

5. Automatisch generierte Compliance-Berichte werden in SharePoint bereitgestellt

Der Hauptvorteil: Es mag nicht Ihre Lieblingsaufgabe sein, aber mithilfe der KI-Dokumentenanalyse können Sie Ihre Vorbereitung auf Audits zumindest beschleunigen. Sie kann eingesetzt werden, um Informationen aus Richtlinien- und Verfahrensdokumenten, Finanzunterlagen und sogar E-Mails automatisch zu extrahieren und zu analysieren. Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung für Compliance-Audits beschleunigt diesen mühsamen Prozess und sorgt für korrektere Daten – und sie hilft Ihnen dabei, besser vorbereitet zu sein, um die Wahrscheinlichkeit einer Non-Compliance zu senken.

Einrichtung Ihrer Microsoft SharePoint Online und meinGPT Integration

Die Integration von SharePoint Online mit meinGPT kann über verschiedene Ansätze realisiert werden, je nach Ihren spezifischen Anforderungen und technischen Möglichkeiten.

Integrationsoptionen

1. Integration über Power Automate (Microsoft Flow):

2. Power Automate ist umfassend in SharePoint-Apps integriert. Sie können mit einer der über 100 SharePoint-Vorlagen beginnen oder Ihren eigenen Flow, der in SharePoint integriert ist, von Grund auf neu erstellen. Sie können Flows mit SharePoint-Triggern starten, die Änderungen an einer Liste oder Bibliothek überwachen.

3. Verwenden Sie Power Automate als Brücke zwischen SharePoint und meinGPT Workflows

4. Integration über die meinGPT API:

5. Nutzen Sie die API-Schnittstellen von meinGPT für direkte Integrationen mit SharePoint

6. Ideal für maßgeschneiderte Lösungen mit spezifischen Anforderungen

7. Integration über Make (ehemals Integromat):

8. Connectors sind vorgefertigte Integrationen, die es Power Automate ermöglichen, mit verschiedenen Diensten und Anwendungen zu interagieren. Diese Connectors ermöglichen einen nahtlosen Datenaustausch und Workflow-Fortsetzung über verschiedene Plattformen hinweg. Beispiele sind Microsoft-Dienste wie SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams, Dynamics 365 und Drittanbieterdienste wie Dropbox, Google Drive, Slack, Twitter. Identifizieren Sie die Anforderungen und wählen Sie Connectors, die Ihre Datenquellen unterstützen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Integration über Power Automate

1. Vorbereitung in SharePoint:

2. Erstellen Sie die notwendigen Listen und Dokumentenbibliotheken

3. Definieren Sie die benötigten Metadatenfelder für die Verarbeitung

4. Einrichtung in meinGPT:

5. Erstellen Sie die erforderlichen Workflows in meinGPT

6. Verwenden Sie die Workflow-Schritte für die jeweiligen KI-Aufgaben

7. Konfigurieren Sie passende Variablen für die Übergabe von SharePoint-Daten

1. Verbindung mit Power Automate:

2. Erstellen Sie einen neuen Flow in Power Automate

3. Wählen Sie einen passenden SharePoint-Trigger

4. Konfigurieren Sie die HTTP-Aktionen zur Kommunikation mit der meinGPT API

5. Definieren Sie die Aktionen zur Verarbeitung der Rückgabewerte

6. Testen und Optimieren:

7. Testen Sie die Integration mit Beispieldokumenten

8. Optimieren Sie die KI-Modelle und Workflow-Parameter für beste Ergebnisse

Maximalen Nutzen erzielen: Tipps für Ihre SharePoint-meinGPT Workflows

Um das volle Potenzial der Integration von SharePoint Online und meinGPT auszuschöpfen, hier einige praxiserprobte Tipps:

Wählen Sie das richtige KI-Modell

Für unterschiedliche Dokumentenarten und Aufgaben eignen sich verschiedene KI-Modelle:

• GPT-4o: Ideal für komplexe Dokumentenanalysen, Vertragsauswertungen und kreative Inhaltsverarbeitung

• Claude 3.7 Sonnet: Hervorragend für technische Dokumentationen, komplexe Anfragen und Programmierung

• Perplexity Online: Optimal für Recherche-basierte Aufgaben und Informationsaggregation

• o3-mini: Perfekt für schnelle, präzise MINT-bezogene Aufgaben mit geringer Latenz

Effektive Nutzung der Variablen

• Definieren Sie klare, aussagekräftige Variablennamen in Ihren meinGPT-Workflows

• Nutzen Sie Variablen für dynamische Parameter wie SharePoint-Dokumentpfade oder Metadatenfelder

• Kombinieren Sie mehrere Variablen für kontextreiche Verarbeitung

Optimieren Sie die Dokumentausgabe

Die richtige Konfiguration der Dokumentausgabe in meinGPT sorgt für reibungslose Integration:

• Wählen Sie das passende Ausgabeformat für die Weiterverarbeitung in SharePoint

• Nutzen Sie Vorlagen für konsistente Ergebnisse

• Definieren Sie strukturierte Ausgabeformate für automatisierte Weiterverarbeitung

Nutzen Sie meinGPT Data Vault für unternehmensspezifische Intelligenz

• Laden Sie Unternehmensrichtlinien, Fachbegriffe und domänenspezifisches Wissen in den meinGPT Data Vault

• Trainieren Sie Ihre Workflows mit historischen Dokumenten und Beispielen

• Verbessern Sie kontinuierlich die Erkennungsgenauigkeit durch Feedback-Schleifen

Starten Sie mit einfachen Use Cases

• Beginnen Sie mit überschaubaren Anwendungsfällen, z.B. Dokumentenklassifikation

• Erweitern Sie schrittweise zu komplexeren Workflows

• Messen Sie den Erfolg durch klare KPIs wie eingesparte Zeit oder reduzierte Fehlerquoten

Häufig gestellte Fragen zur Microsoft SharePoint Online-meinGPT Integration

Frage: Wie sicher ist die Übertragung meiner SharePoint-Dokumente an meinGPT? Antwort: Die gesamte Kommunikation erfolgt über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS). meinGPT ist vollständig DSGVO-konform und hostet alle Dienste in Europa, wodurch höchste Sicherheitsstandards gewährleistet sind.

Frage: Welche SharePoint-Versionen werden unterstützt? Antwort: Die Integration ist optimiert für SharePoint Online im Microsoft 365-Ökosystem. Für On-Premises-Versionen (SharePoint 2019/2016) können spezielle Konfigurationen erforderlich sein.

Frage: Können bestehende SharePoint-Workflows mit meinGPT erweitert werden? Antwort: Ja, bestehende Power Automate Flows können mit meinGPT-Funktionen ergänzt werden, ohne die gesamte Workflow-Architektur zu ändern.

Frage: Wie schnell ist die Verarbeitung durch meinGPT? Antwort: Die Verarbeitungsgeschwindigkeit hängt vom gewählten KI-Modell und der Dokumentenkomplexität ab. Für Echtzeit-Anforderungen eignen sich besonders schnelle Modelle wie o3-mini.

Frage: Wie trainiere ich meinGPT für meine spezifischen SharePoint-Dokumente? Antwort: Über den meinGPT Data Vault können Sie unternehmensspezifische Dokumente hochladen und als Basis für Ihre Workflows nutzen, um die KI auf Ihre spezifischen Anforderungen zu trainieren.

Frage: Welche Kosten entstehen für die Integration? Antwort: Die Kosten hängen von Ihrem meinGPT-Abonnement und der Nutzungsintensität ab. Detaillierte Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.

Fazit: SharePoint und meinGPT – eine intelligente Verbindung

Die Integration von Microsoft SharePoint Online mit meinGPT Workflows eröffnet Unternehmen völlig neue Möglichkeiten, ihre Dokumentenprozesse zu revolutionieren. Durch die Kombination der führenden Dokumentenmanagement-Plattform mit fortschrittlicher, DSGVO-konformer KI-Technologie können Unternehmen:

• Manuelle Dokumentenprozesse automatisieren und beschleunigen

• Wertvolle Erkenntnisse aus bisher unstrukturierten Informationen gewinnen

• Die Qualität und Konsistenz ihrer Daten deutlich verbessern

• Compliance-Anforderungen effizienter erfüllen

• Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten und für wertschöpfende Tätigkeiten freistellen

In einer Zeit, in der Informationsmanagement und Prozesseffizienz immer wichtigere Wettbewerbsfaktoren werden, bietet die intelligente Verbindung von SharePoint und meinGPT einen entscheidenden Vorsprung.

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Quellen

1. Sicher zusammenarbeiten und Inhalte freigeben | Microsoft SharePoint

2. SharePoint Online: Was es ist und seine 7 Hauptfunktionen

3. Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office 365

4. Dokumentenmanagement mit SharePoint - DMS Software.de

5. Digitales Dokumentenmanagement ➡️ SharePoint, MS Teams oder OneDrive?

6. Benutzen von SharePoint und Dynamics 365-Apps zum Verwalten Ihrer Dokumente - Power Platform | Microsoft Learn

7. Dokumentenmanagement: Microsoft SharePoint als revisionssicheres DMS

8. SharePoint Collaboration software, login to SharePoint | Microsoft

9. SharePoint Dokumentenmanagement | d.velop AG

10. Safely Collaborate and Share Content | Microsoft SharePoint

11. Workflows mit SharePoint und Power Automate erstellen - Power Automate | Microsoft Learn

12. SharePoint - Connectors | Microsoft Learn

13. Microsoft Power Automate – Prozessautomatisierungsplattform | Microsoft

14. SharePoint Workflows: 3 flows to automate SharePoint lists

15. Integrate SharePoint Online into Power Apps overview - Power Apps | Microsoft Learn

16. Introduction to Power Automate & Unlocking Business Efficiency - Impactory - Microsoft 365 & SharePoint Specialist

17. Integrate SharePoint and Power Automate - Training | Microsoft Learn

18. Working with the SharePoint Send HTTP Request flow action in Power Automate | Microsoft Learn

19. Power Automate: Automate data from Excel to SharePoint

20. Integrate Power Automate with websites and apps - Power Automate | Microsoft Learn

21. 3 Abläufe zur Automatisierung von SharePoint-Listen

22. Microsoft Intelligent Document Processing – Microsoft Adoption

23. KI-Dokumentenanalysen können Ihre Prozesse beschleunigen: So funktioniert's

24. Neu in SharePoint – Mixed Reality und künstliche Intelligenz (KI) revolutionieren die Zusammenarbeit im Team - Microsoft 365 Blog

25. Sharepoint Agent – How AI Agents Work with SharePoint & Best Use Cases

26. Chatbot in Microsoft Sharepoint hinzufügen & nutzen - so klappt es

27. KI-Generator in Microsoft SharePoint | Layer2 magazin

28. Integration von künstlicher Intelligenz in SharePoint - M365 Summits

29. KI-gestützte Dokumentenanalyse mit Syntex - Nexcom

30. Das intelligente Intranet (Übersicht) - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn