Einleitung

MOCO ist eine leistungsstarke ERP-Software speziell für Agenturen, Beratungsunternehmen und IT-Dienstleister. Die Plattform zeichnet sich durch ihren umfassenden, aber dennoch einfach zu bedienenden Ansatz aus und bietet alle wesentlichen Funktionen, die Unternehmen im Projektgeschäft benötigen. Zu den Kernfunktionen zählen Projektzeiterfassung, Arbeitszeiterfassung, Rechnungsverwaltung, Personalverwaltung, Lead-Management, Forecasting und Angebotserstellung.

Die Integration von MOCO mit den KI-gestützten Workflows von meinGPT eröffnet völlig neue Möglichkeiten für Agenturen und Dienstleister. Durch die Kombination der strukturierten Projektmanagement-Prozesse von MOCO mit der intelligenten Automatisierung durch meinGPT lassen sich zeitraubende Routineaufgaben automatisieren, Entscheidungsprozesse beschleunigen und die Effizienz im gesamten Projektlebenszyklus steigern.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie durch die Verbindung von MOCO mit meinGPT-Workflows Ihre Agenturprozesse auf ein neues Level heben können. Von der automatisierten Projekterstellung über KI-gestützte Ressourcenplanung bis hin zur intelligenten Rechnungsstellung – erfahren Sie, wie diese Integration Ihren Agenturalltag revolutionieren kann.

Warum MOCO mit meinGPT integrieren?

Rund 6.000 Unternehmen mit 1 bis 300 Mitarbeitern nutzen MOCO bereits täglich und treffen so fundierte Geschäftsentscheidungen auf Basis aussagekräftiger Berichte – in Echtzeit und von überall. Dabei fokussiert sich MOCO gezielt auf das Projektbusiness und ist bewusst schlank aufgestellt, um nicht zur "schwerfälligen eierlegenden Wollmilchsau" zu werden, die vermeintlich alles kann, aber davon nur wenig wirklich gut.

Genau hier kommt meinGPT als perfekte Ergänzung ins Spiel. Die DSGVO-konforme KI-Plattform bietet leistungsstarke Automatisierungsmöglichkeiten, die die Kernfunktionalitäten von MOCO erheblich erweitern können, ohne dessen schlanken Fokus zu verwässern. Mit meinGPT-Workflows lassen sich die Daten aus MOCO intelligent analysieren, interpretieren und für verschiedene Geschäftsprozesse nutzbar machen.

MOCO unterstützt Webhooks, die eine ereignisbasierte Kommunikation in Echtzeit zwischen zwei Anwendungen über die API ermöglichen – ähnlich wie bei Zapier. Diese bieten die Möglichkeit, auf Ereignisse in MOCO zu reagieren, z.B. eine Aktualisierung eines Projekts, einen neuen Zeiteintrag oder das Löschen eines Kontakts. MOCO-Webhooks sind damit eine Alternative zu Lösungen wie Zapier und Make und erlauben es, diese Abläufe auf eigener Infrastruktur zu implementieren. Sie sind eine gute ergänzende Lösung zur REST-Schnittstelle und ermöglichen eine direkte Reaktion auf Ereignisse.

Die Integration von MOCO mit meinGPT über Make (ehemals Integromat) eröffnet eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Projektmanagement-Prozesse zu optimieren und zu automatisieren:

Über meinGPT – Die DSGVO-konforme KI-Plattform

meinGPT ist eine speziell für deutsche und europäische Unternehmen optimierte KI-Plattform, die DSGVO-konformen Zugang zu modernsten KI-Technologien bietet. Als zentrale Plattform für alle KI-Anwendungen vereint meinGPT verschiedene Modelle und Funktionen in einer sicheren, in Europa gehosteten Umgebung.

Die Plattform zeichnet sich besonders durch ihre umfassende DSGVO-Konformität aus, wobei alle Dienste in Europa gehostet werden und höchste Datenschutzanforderungen erfüllen. Unternehmen erhalten über eine einheitliche Oberfläche Zugriff auf alle führenden KI-Modelle und können vielseitige KI-Tools nutzen – von Textgenerierung über Meeting-Transkription bis hin zu Bild- und Videogenerierung.

Das Herzstück für Integrationen wie mit MOCO bilden die individualisierbaren Workflows von meinGPT. Mit ihnen lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren und durch die nahtlose Verbindung mit bestehenden Systemen und Geschäftsprozessen in die Unternehmenslandschaft integrieren.

meinGPT unterstützt verschiedene leistungsstarke KI-Modelle, die je nach Anforderung für unterschiedliche Aufgaben in der Integration mit MOCO eingesetzt werden können – vom schnellen o3-mini für technische Aufgaben bis hin zu GPT-4o für komplexe Analysen und strategische Empfehlungen.

Wichtige Anwendungsfälle: MOCO und meinGPT in Aktion

Automatisierte Projektberichte mit KI-Insights

Die Herausforderung: Bei MOCO können Kunden über einen geteilten Link eine eingeschränkte tagesaktuelle Ansicht des Projektberichts einsehen. Dies kann eine gute Vertrauensbasis schaffen und gibt dem Kunden zu jedem Zeitpunkt einen Überblick zum aktuellen Budgetstand bzw. Projektfortschritt. Allerdings fehlt es diesen Berichten oft an kontextbezogenen Erklärungen und Handlungsempfehlungen, die besonders bei komplexen Projekten wichtig sind.

Die Lösung mit MOCO + meinGPT: Ein automatisierter Workflow kann bei jeder Aktualisierung eines Projektberichts in MOCO aktiviert werden:

1. Sobald ein Projekt in MOCO aktualisiert wird, sendet ein Webhook die Daten an Make

2. Make überträgt die Projektdaten an einen meinGPT-Workflow

3. Der meinGPT-Workflow analysiert mit dem GPT-4o-Modell die Projektdaten und:

4. Identifiziert Abweichungen vom Projektplan und Budget

5. Erkennt Trends und potenzielle Risiken

6. Formuliert erklärende Kommentare in kundengerechter Sprache

7. Generiert konkrete Handlungsempfehlungen

8. Das Ergebnis wird automatisch per E-Mail an den Projektverantwortlichen gesendet oder direkt im Kundenportal als zusätzlicher Kommentar angezeigt

Der Hauptvorteil: Statt reiner Zahlen und Grafiken erhalten Kunden und Projektmanager kontextbezogene Erklärungen und Handlungsempfehlungen, die das Projektverständnis verbessern und schnellere Entscheidungen ermöglichen. Dies steigert die Kundenzufriedenheit und reduziert den internen Erklärungsaufwand erheblich.

KI-gestützte Lead-Qualifizierung und Angebotserstellung

Die Herausforderung: Bei MOCO fehlt beim Generieren neuer Projekte aus Leads die Verknüpfung zu bereits erstellten Inhalten wie Angeboten oder Besprechungshistorien. Zudem ist die Projekt- und Ressourcenplanung nur begrenzt hilfreich. Dies erschwert eine konsistente und effiziente Bearbeitung von Leads und die darauf aufbauende Angebotserstellung.

Die Lösung mit MOCO + meinGPT: Ein integrierter Workflow kann den gesamten Prozess von der Lead-Erfassung bis zur Angebotserstellung optimieren:

1. Bei Erstellung eines neuen Leads in MOCO werden relevante Informationen über Make an einen meinGPT-Workflow gesendet

2. Der Workflow nutzt die Variable {{Lead_Beschreibung}} und analysiert mit Claude 3.7 Sonnet:

3. Die Branche und spezifischen Anforderungen des Leads

4. Ähnlichkeiten zu früheren erfolgreichen Projekten (basierend auf im Data Vault hinterlegten Projekthistorien)

5. Die Erfolgswahrscheinlichkeit und den potenziellen Projektwert

6. meinGPT generiert einen strukturierten Qualifizierungsbericht mit:

7. Empfehlung zur Priorisierung des Leads

8. Vorschlägen für passende Leistungen basierend auf erfolgreich abgeschlossenen ähnlichen Projekten

9. Einem ersten Angebotsentwurf mit realistischer Aufwandsschätzung

10. Diese Informationen werden über Make zurück an MOCO übermittelt und dem Lead zugeordnet

Der Hauptvorteil: Die automatisierte Lead-Qualifizierung ermöglicht eine deutlich schnellere und präzisere Einschätzung von Verkaufschancen. Die KI-gestützte Angebotserstellung basierend auf vergleichbaren Projekten reduziert den Aufwand für die Angebotserstellung erheblich und sorgt für konsistente, wettbewerbsfähige Angebote.

Intelligente Zeiterfassung mit automatischer Kategorisierung

Die Herausforderung: Bei MOCO wird standardmäßig die erfasste Zeit auf Projekte (=Projektzeit) mit der Sollzeit der Person verglichen. Zusätzlich empfiehlt MOCO, dass im Unternehmen alle Mitarbeitenden alle Arbeitsstunden auf Projekte erfassen – auch interne Zeiten. Nur so hat man ein vollständiges Bild und sieht, wie sich auch die nicht verrechenbare Zeit verteilt. Die manuelle Kategorisierung und Beschreibung der erfassten Zeiten ist jedoch oft uneinheitlich und zeitaufwendig.

Die Lösung mit MOCO + meinGPT: Ein Workflow kann die Zeiterfassung intelligenter gestalten:

1. Mitarbeiter erfassen Zeiten in MOCO mit freiformigen Beschreibungen ihrer Tätigkeiten

2. Bei neuen Zeiteinträgen sendet ein MOCO-Webhook die Daten an Make

3. Make leitet die Informationen an einen meinGPT-Workflow weiter

4. Der Workflow analysiert mit o3-mini:

5. Den Inhalt der Tätigkeitsbeschreibung

6. Das betroffene Projekt und dessen Kontext

7. Bisherige Kategorisierungsmuster

8. Die KI kategorisiert automatisch den Zeiteintrag und ergänzt:

9. Standardisierte Tätigkeitsbeschreibungen

10. Korrekte interne oder externe Zuordnung

11. Relevante Tags für spätere Auswertungen

12. Die optimierten Daten werden zurück in MOCO aktualisiert

Der Hauptvorteil: Durch die automatische Standardisierung und Kategorisierung der Zeiteinträge wird die Qualität der Zeiterfassungsdaten signifikant verbessert. Dies ermöglicht präzisere Auswertungen, bessere Planbarkeit und eine genauere Zuordnung von Kosten. Gleichzeitig reduziert es den Aufwand für die Mitarbeiter und vermeidet Fehleingaben.

Automatisierte Rechnungsstellung mit KI-optimierten Beschreibungen

Die Herausforderung: In MOCO kann jede Person unter "Zeiterfassung" > "Stundenauszug" einen eigenen Stundenauszug erstellen (PDF, Excel, CSV). Dabei können die Tätigkeitsbeschreibungen angepasst, Einträge auf "nicht verrechenbar" gesetzt, auf andere Leistungen umgebucht oder in zwei Einträge aufgetrennt werden. Mit nur einem Klick können Rechnungen aus den erfassten Arbeitszeiten erstellt werden. Der Leistungskatalog kann individuell und nach Themen sortiert angelegt und um die passenden Positionen ergänzt werden. Dennoch sind die Beschreibungen oft technisch, uneinheitlich oder wenig aussagekräftig für den Kunden.

Die Lösung mit MOCO + meinGPT: Ein Workflow kann vor der Rechnungsstellung die Qualität der Leistungsbeschreibungen verbessern:

1. Vor der Rechnungsstellung in MOCO werden die zu fakturierenden Zeiteinträge über Make an einen meinGPT-Workflow gesendet

2. Der Workflow verwendet GPT-4o, um:

3. Technische Beschreibungen in kundenverständliche Sprache zu übersetzen

4. Ähnliche Tätigkeiten zu gruppieren und zusammenzufassen

5. Wertschöpfende Aspekte hervorzuheben

6. Einheitlichen Schreibstil und Terminologie sicherzustellen

7. Dabei berücksichtigt die KI das Projekt und den Kundenkontext aus dem Data Vault

8. Die optimierten Beschreibungen werden zurück in MOCO übertragen

9. Die Rechnung wird mit den verbesserten Beschreibungen erstellt

Der Hauptvorteil: Die automatisch optimierten Leistungsbeschreibungen auf Rechnungen verbessern die Transparenz für Kunden und reduzieren Rückfragen. Dies führt zu schnellerer Zahlungsabwicklung und höherer Kundenzufriedenheit. Gleichzeitig wird der interne Aufwand für die Rechnungserstellung minimiert.

Einrichtung Ihrer MOCO und meinGPT Integration

Um MOCO mit meinGPT zu verbinden, bieten sich verschiedene Integrationswege an, wobei die Verbindung über Make (ehemals Integromat) den einfachsten und flexibelsten Ansatz darstellt:

Make.com (Integromat) ist ein leistungsstarkes Automatisierungstool, das Benutzern ermöglicht, ihre bevorzugten Apps, Dienste und Geräte ohne Programmierkenntnisse zu verbinden. Mit seinen einzigartigen Funktionen können Benutzer selbst komplexe Integrationen einfach und effizient automatisieren, was Zeit und Aufwand spart.

Die grundlegenden Schritte zur Einrichtung der Integration sind:

1. Vorbereitung in MOCO: Im Benutzer-Profil (Klick auf Profilbild oben rechts) > "Integrationen" kann der persönliche API-Schlüssel aufgerufen werden. Damit kann entlang der persönlichen Zugriffsrechte auf Daten zugegriffen werden. Neben den persönlichen API-Schlüsseln gibt es alternativ oder zusätzlich die Möglichkeit, bis zu drei Account API-Schlüssel zu erstellen (Einstellungen unter Erweiterungen > API & Webhooks > API-Schlüssel).

2. Einrichtung in Make:

3. Erstellen Sie ein neues Szenario in Make

4. Fügen Sie MOCO als Trigger-Modul hinzu und authentifizieren Sie mit Ihrem API-Schlüssel

5. Konfigurieren Sie den gewünschten Trigger (z.B. neues Projekt, neuer Zeiteintrag)

6. Fügen Sie einen HTTP-Aufruf zu meinGPT als Aktion hinzu

7. Erstellung des meinGPT-Workflows:

8. Erstellen Sie einen neuen Workflow in meinGPT

9. Definieren Sie passende Variablen, die die Daten aus MOCO aufnehmen

10. Konfigurieren Sie die Workflow-Schritte zur Verarbeitung der MOCO-Daten

11. Wählen Sie das passende KI-Modell für die jeweilige Aufgabe

12. Testen und Optimieren:

13. Testen Sie die Integration mit realen Daten

14. Optimieren Sie die Prompts und Workflow-Schritte basierend auf den Ergebnissen

15. Erweitern Sie die Integration schrittweise um weitere Anwendungsfälle

Detaillierte Informationen zur Integration finden Sie in der offiziellen meinGPT-Integrationsdokumentation.

Maximalen Nutzen erzielen: Tipps für Ihre MOCO-meinGPT Workflows

Um das volle Potenzial Ihrer MOCO-meinGPT-Integration auszuschöpfen, beachten Sie folgende Tipps:

1. Wählen Sie das richtige KI-Modell:

2. Nutzen Sie GPT-4o für komplexe strategische Analysen und Entscheidungshilfen

3. Setzen Sie o3-mini für technische Aufgaben wie Datenkategorisierung ein

4. Verwenden Sie Claude 3.7 Sonnet für ausgefeilte Texte und Dokumente

5. Nutzen Sie Variablen effektiv:

6. Definieren Sie klare, spezifische Variablen, die die MOCO-Daten strukturiert aufnehmen

7. Achten Sie auf konsistente Benennung (z.B. {{Projekt_ID}}, {{Kunde_Name}})

8. Kombinieren Sie mehrere Variablen, um komplexe Kontexte zu vermitteln

9. Integrieren Sie Unternehmenswissen:

10. Nutzen Sie den meinGPT Data Vault, um firmenspezifisches Wissen einzubinden

11. Hinterlegen Sie typische Projektabläufe, Standard-Leistungsbeschreibungen und Fallstudien

12. Diese Informationen helfen der KI, kontextrelevante und unternehmensspezifische Antworten zu generieren

13. Beginnen Sie mit einfachen Workflows:

14. Starten Sie mit klar definierten, einfachen Prozessen

15. Erweitern Sie die Automatisierung schrittweise basierend auf Erfolgen

16. Analysieren Sie die Resultate und optimieren Sie kontinuierlich

17. Dokumentieren Sie Ihre Workflows:

18. Erstellen Sie eine klare Dokumentation aller automatisierten Prozesse

19. Definieren Sie Verantwortlichkeiten für die Überwachung und Wartung

20. Schulen Sie Mitarbeiter im richtigen Umgang mit den neuen Automatisierungen

Die Dokumentausgabe-Konfiguration in meinGPT ermöglicht es, die KI-generierten Ergebnisse in verschiedenen Formaten zu exportieren – ideal für die Integration mit MOCO.

Häufig gestellte Fragen zur MOCO-meinGPT Integration

Frage: Welche MOCO-Daten können mit meinGPT-Workflows verarbeitet werden? Antwort: Grundsätzlich können alle Daten aus MOCO verarbeitet werden, die über die API oder Webhooks zugänglich sind. Dazu gehören Projekte, Zeiteinträge, Leads, Rechnungen, Kontakte und vieles mehr. Der Zugriff hängt von den Berechtigungen des verwendeten API-Schlüssels ab.

Frage: Ist für die Integration zwischen MOCO und meinGPT Programmierkenntnis erforderlich? Antwort: Nein, durch die Nutzung von Make als Integrationsplattform benötigen Sie keine Programmierkenntnisse. Die Workflows können visuell über Drag-and-Drop erstellt werden. Für komplexere Integrationen kann jedoch ein grundlegendes Verständnis der API-Funktionsweise hilfreich sein.

Frage: Wie sicher ist die Übertragung von Daten zwischen MOCO und meinGPT? Antwort: Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. meinGPT ist vollständig DSGVO-konform und in Europa gehostet. Dennoch sollten Sie überlegen, welche Daten übertragen werden sollen, und nur die für den jeweiligen Workflow notwendigen Informationen teilen.

Frage: Kann ich bestehende Zeiterfassungsdaten in MOCO rückwirkend mit meinGPT analysieren lassen? Antwort: Ja, Sie können historische Daten aus MOCO exportieren und in einen meinGPT-Workflow einbinden. Dies ist besonders nützlich für retrospektive Analysen, die Erkennung von Trends oder die Optimierung zukünftiger Projekte basierend auf vergangenen Erfahrungen.

Frage: Wie vermeide ich Fehler in der Automatisierung zwischen MOCO und meinGPT? Antwort: Testen Sie neue Workflows zunächst mit einer begrenzten Datenmenge und in einer kontrollierten Umgebung. Implementieren Sie Überprüfungsschritte und Benachrichtigungen bei unerwarteten Ergebnissen. Beginnen Sie mit einfachen Prozessen und erweitern Sie die Automatisierung schrittweise, sobald Sie Vertrauen in die Ergebnisse haben.

Frage: Welche zusätzlichen Kosten entstehen durch die Integration? Antwort: Neben den Kosten für MOCO und meinGPT können je nach Umfang der Automatisierung Kosten für Make anfallen. Make bietet jedoch einen kostenlosen Plan für einfache Integrationen an. Die tatsächlichen Kosten hängen von der Häufigkeit der Ausführung und dem Komplexitätsgrad Ihrer Workflows ab.

Fazit

Die Integration von MOCO mit meinGPT-Workflows eröffnet Agenturen und Dienstleistern völlig neue Möglichkeiten, ihre Projektmanagement-Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Die Kombination der strukturierten Projektdaten aus MOCO mit der intelligenten Verarbeitung durch meinGPT schafft erhebliche Effizienzgewinne und Wettbewerbsvorteile.

Besonders wertvoll ist die Integration für Unternehmen, die ihre Projektprozesse standardisieren und gleichzeitig mehr Wert aus ihren vorhandenen Daten ziehen möchten. Die KI-gestützte Automatisierung reduziert nicht nur den administrativen Aufwand erheblich, sondern ermöglicht auch tiefere Einblicke in Projektdaten und unterstützt fundierte strategische Entscheidungen.

Die Flexibilität der Integration erlaubt es Unternehmen, klein anzufangen und ihre Automatisierungen schrittweise zu erweitern. Von der einfachen Automatisierung der Zeiterfassung bis hin zu komplexen Lead-Qualifizierungs- und Angebotsworkflows – die Kombination von MOCO und meinGPT kann für Unternehmen jeder Größe Mehrwert schaffen.

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Bereit, Ihre MOCO-Prozesse mit KI zu optimieren? meinGPT bietet Ihnen alle Werkzeuge, um Ihre Agenturprozesse auf das nächste Level zu heben:

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Starten Sie noch heute Ihre KI-Transformation und heben Sie Ihre MOCO-basierte Projektarbeit auf ein neues Niveau mit meinGPT!

Quellen

1. ERP Agency Software | Leader at OMR Reviews | MOCO

2. Einstellungen rund um die Zeiterfassung | ERP Agentursoftware MOCO

3. Online Zeiterfassung mit der Software MOCO

4. MOCO Handbuch zu allen Funktionen inkl. Stichwortsuche

5. Zeiterfassung Stundenauszüge | MOCO

6. Ist MOCO das richtige ERP-System für Dich?

7. MOCO Zeiterfassung Integration

8. Mobile Zeiterfassung & Optionen | MOCO

9. Allgemeines zu Projekten | MOCO

10. MOCO Reviews & Features 2025 | OMR Reviews

11. MOCO Integration Webhooks

12. ERP Agentursoftware MOCO – Integrationen, API, Webhooks, Make, Zapier

13. MOCO Integration API

14. MOCO Webhooks by Zapier Integration - Quick Connect - Zapier

15. ERP agency software MOCO – Integrations, API, Webhooks, Make, Zapier

16. ERP Agency Software | Leader at OMR Reviews | MOCO

17. MOCO Integrations | Connect Your Apps with Zapier

18. Webhook vs. API: Differences + when to use each | Zapier

19. Webhooks by Zapier Integrations | Connect Your Apps with Zapier

20. New Webhooks and Updates for the MOCO API

21. MOCO Integration | Workflow Automation | Make

22. MOCO App Help Docs | Integromat Help Center

23. MOCO Integration: Streamline Your Mobile Commerce - Makeitfuture

24. MOCO, GitHub Integrations | Integromat

25. How to connect MOCO and Toggl - App Integrations - Stackreaction

26. BigML, Microsoft Teams, MOCO Integrations | Integromat

27. MOCO Integrations | Integromat

28. Salesforce, MOCO Integrations | Integromat

29. Monday, MOCO Integrations | Integromat

30. Bitrix24, MOCO Integrations | Integromat