Praxisbeispiel · Word, SharePoint und Fachsysteme
Word-Vorlagen mit KI befüllen: Dokumente aus geprüften Daten erstellen
Word-Vorlagen mit KI befüllen: Der Guide zeigt benötigte Daten, zwei realistische Verbindungswege, einen konkreten Ablauf und die fachliche Prüfung.
Für Teams, die prüfen wollen, wie sich Word, SharePoint und Fachsysteme mit einem eigenen Skill oder einem anderen Verbindungsweg in einen konkreten KI-Ablauf einbinden lässt.
Skills verbinden meinGPT mit APIs, für die kein fertiger Connector vorhanden ist. Dieses Beispiel zeigt den Aufbau; der Skill wird für API, Rechte und Ablauf des Unternehmens eingerichtet.
- Quelle
- Word, SharePoint und Fachsysteme
- Fähigkeit
- Freigegebene Daten und Textbausteine den richtigen Vorlagenfeldern zuordnen und einen Dokumententwurf erzeugen
- Anbindung
- Kein fertiger Universal-Connector wird behauptet. Der konkrete Zugriff auf Word, SharePoint und Fachsysteme wird für die benötigten Felder und Aktionen eingerichtet, mit minimalen Rechten getestet und vor produktiver Nutzung freigegeben.
- Datenhaltung
- Datenhaltung und Verarbeitung hängen vom gewählten Quellsystem, dem Verbindungsweg und der meinGPT-Konfiguration ab. Vor dem Einsatz müssen Felder, Speicherorte, Aufbewahrung, Verträge und Löschung für den gesamten Ablauf geprüft werden.
Kurz erklärt
Freigegebene Daten und Textbausteine den richtigen Vorlagenfeldern zuordnen und einen Dokumententwurf erzeugen. Benötigt werden eine versionierte Word-Vorlage, ein Feldschema und freigegebene Quelldaten. Das Ergebnis ist ein Dokumententwurf mit ausgefüllten Feldern und sichtbaren Hinweisen bei fehlenden Angaben. Inhalt, Empfänger, Version und Anlagen werden vor Versand kontrolliert.
Beispielhafte Aufgaben
01
Daten Feldern zuordnen
Der Ablauf prüft Datentypen und ordnet nur bekannte Felder der Vorlage zu.
02
Textbausteine auswählen
Zulässige Bausteine werden anhand klarer Bedingungen eingesetzt; unbekannte Fälle bleiben offen.
03
Dokument zur Prüfung bereitstellen
Der Entwurf erhält Versionsangabe, Quellenhinweis und eine Liste fehlender Informationen.
So funktioniert die Verbindung
Benötigt werden: eine versionierte Word-Vorlage, ein Feldschema und freigegebene Quelldaten. Ein Skill oder der dokumentierte zweite Verbindungsweg stellt nur diese Daten bereit. Die KI erzeugt einen Dokumententwurf mit ausgefüllten Feldern und sichtbaren Hinweisen bei fehlenden Angaben. Inhalt, Empfänger, Version und Anlagen werden vor Versand kontrolliert. Erst danach darf eine bestätigte Aktion in einem Zielsystem ausgeführt werden.
So kann der Dienst angebunden werden
Je nach Aufgabe kann die Verbindung direkt im Assistenten oder in einer Automatisierungsplattform betrieben werden.
meinGPT Skill
Wird für den Prozess eingerichtet
Word, SharePoint und Fachsysteme aus einem meinGPT-Assistenten ansprechen
Ein eigener Skill liest nur die benötigten Daten, gibt einen prüfbaren Entwurf zurück und führt bestätigte Aktionen gezielt aus.
Geeignet für: Aufgaben, die Nutzer in meinGPT starten, nachvollziehen und bewusst bestätigen sollen.
Benötigt
- Eine dokumentierte Schnittstelle oder klar abgegrenzte Dateiquelle
- Ein für Datenfelder, Rechte, Zeitouts und Fehlerfälle getesteter Skill
HTTP API
Wird für den Prozess eingerichtet
Microsoft 365 über Microsoft Graph anbinden
Ein begrenzter Microsoft-Graph-Zugriff stellt nur die für den Ablauf benötigten Daten und Aktionen bereit.
Geeignet für: Microsoft-365-Abläufe mit tenantweit geregelten Berechtigungen und nachvollziehbarer App-Registrierung.
Benötigt
- Eine Microsoft-Entra-App mit minimalen Graph-Berechtigungen
- Admin-Freigabe und getestete Fehlerbehandlung
Prompt und Ergebnis offen prüfen
Arbeite ausschließlich mit den bereitgestellten Daten. Erstelle einen Dokumententwurf mit ausgefüllten Feldern und sichtbaren Hinweisen bei fehlenden Angaben. Trenne bestätigte Fakten, mögliche Erklärung und offene Prüfung. Erfinde keine fehlenden Werte und nenne für jede kritische Aussage die zugrunde liegende Quelle.
Ergebnis
| Schritt | Ergebnis | Prüfung |
|---|---|---|
| Eingang | eine versionierte Word-Vorlage, ein Feldschema und freigegebene Quelldaten | Quelle und Datenstand bestätigen |
| Entwurf | ein Dokumententwurf mit ausgefüllten Feldern und sichtbaren Hinweisen bei fehlenden Angaben | Fachliche Richtigkeit prüfen |
| Aktion | Noch nicht ausgeführt | Erst nach benannter Freigabe |
Diesen Ablauf mit euren Systemen umsetzen.
Wir prüfen gemeinsam, welche Schnittstelle, Rechte und Betriebsform für den Ablauf nötig sind.
Sicherheit und Betrieb
Für Word, SharePoint und Fachsysteme werden nur die für den beschriebenen Zweck erforderlichen Daten und Rechte freigegeben. Personenbezogene oder vertrauliche Inhalte benötigen eine dokumentierte Rechtsgrundlage, Zugriffskontrolle, Protokollierung, Aufbewahrung und einen klaren Freigabeschritt.
Bei der Auswahl prüfen
- Zweck und Datenumfang sind vor der technischen Einrichtung eindeutig beschrieben.
- Der Quellzugriff lässt sich auf benötigte Felder, Objekte und Aktionen begrenzen.
- Entwurf, fachliche Prüfung und ausgeführte Aktion sind im Ablauf getrennt und nachvollziehbar.
- Fehler, Timeouts und uneindeutige Fälle stoppen kontrolliert, statt unbemerkt weiterzulaufen.
Bekannte Grenzen
- 01Freie Textgenerierung darf keine vertraglichen oder fachlichen Pflichtbausteine ersetzen.
- 02Die KI ersetzt keine fachliche, rechtliche, steuerliche oder personelle Entscheidung; die zuständige Rolle bleibt verantwortlich.
- 03Welche Daten gelesen oder geschrieben werden können, hängt von der konkreten API, den vergebenen Rechten und dem eingerichteten Ablauf ab.
Häufige Fragen
Ja, wenn das konkrete System eine geeignete API oder freigegebene Datenquelle bietet. Ein eigener Skill kann den Zugriff direkt im Assistenten abbilden; alternativ ist der beschriebene zweite Verbindungsweg möglich. Diese Seite verspricht keinen bereits fertigen Universal-Connector.