Praxisbeispiel · Excel, SharePoint und Berichtsvorlagen
Excel-Berichte mit KI erstellen: Zahlen erklären statt nur kopieren
Excel-Berichte mit KI erstellen: Der Guide zeigt benötigte Daten, zwei realistische Verbindungswege, einen konkreten Ablauf und die fachliche Prüfung.
Für Teams, die prüfen wollen, wie sich Excel, SharePoint und Berichtsvorlagen mit einem eigenen Skill oder einem anderen Verbindungsweg in einen konkreten KI-Ablauf einbinden lässt.
Skills verbinden meinGPT mit APIs, für die kein fertiger Connector vorhanden ist. Dieses Beispiel zeigt den Aufbau; der Skill wird für API, Rechte und Ablauf des Unternehmens eingerichtet.
- Quelle
- Excel, SharePoint und Berichtsvorlagen
- Fähigkeit
- Kennzahlen zusammenführen, Veränderungen beschreiben und einen Berichtsentwurf mit Zellbezug vorbereiten
- Anbindung
- Kein fertiger Universal-Connector wird behauptet. Der konkrete Zugriff auf Excel, SharePoint und Berichtsvorlagen wird für die benötigten Felder und Aktionen eingerichtet, mit minimalen Rechten getestet und vor produktiver Nutzung freigegeben.
- Datenhaltung
- Datenhaltung und Verarbeitung hängen vom gewählten Quellsystem, dem Verbindungsweg und der meinGPT-Konfiguration ab. Vor dem Einsatz müssen Felder, Speicherorte, Aufbewahrung, Verträge und Löschung für den gesamten Ablauf geprüft werden.
Kurz erklärt
Kennzahlen zusammenführen, Veränderungen beschreiben und einen Berichtsentwurf mit Zellbezug vorbereiten. Benötigt werden eine versionierte Arbeitsmappe, Kennzahlendefinitionen und die gewünschte Berichtsstruktur. Das Ergebnis ist ein Berichtsentwurf mit Kennzahlen, Veränderungen, Zellbezügen und offenen Rückfragen. Zahlen, Zeitraum und Ursachenbehauptungen werden vor Veröffentlichung bestätigt.
Beispielhafte Aufgaben
01
Kennzahlen konsolidieren
Benannte Tabellenbereiche werden auf den festgelegten Zeitraum und die richtige Einheit geprüft.
02
Veränderungen beschreiben
Der Entwurf trennt gemessene Veränderung, mögliche Erklärung und offene Prüfung.
03
Bericht formatieren
Bestätigte Inhalte werden in die vorhandene Word-, PDF- oder Präsentationsvorlage überführt.
So funktioniert die Verbindung
Benötigt werden: eine versionierte Arbeitsmappe, Kennzahlendefinitionen und die gewünschte Berichtsstruktur. Ein Skill oder der dokumentierte zweite Verbindungsweg stellt nur diese Daten bereit. Die KI erzeugt einen Berichtsentwurf mit Kennzahlen, Veränderungen, Zellbezügen und offenen Rückfragen. Zahlen, Zeitraum und Ursachenbehauptungen werden vor Veröffentlichung bestätigt. Erst danach darf eine bestätigte Aktion in einem Zielsystem ausgeführt werden.
So kann der Dienst angebunden werden
Je nach Aufgabe kann die Verbindung direkt im Assistenten oder in einer Automatisierungsplattform betrieben werden.
meinGPT Skill
Wird für den Prozess eingerichtet
Excel, SharePoint und Berichtsvorlagen aus einem meinGPT-Assistenten ansprechen
Ein eigener Skill liest nur die benötigten Daten, gibt einen prüfbaren Entwurf zurück und führt bestätigte Aktionen gezielt aus.
Geeignet für: Aufgaben, die Nutzer in meinGPT starten, nachvollziehen und bewusst bestätigen sollen.
Benötigt
- Eine dokumentierte Schnittstelle oder klar abgegrenzte Dateiquelle
- Ein für Datenfelder, Rechte, Zeitouts und Fehlerfälle getesteter Skill
HTTP API
Wird für den Prozess eingerichtet
Microsoft 365 über Microsoft Graph anbinden
Ein begrenzter Microsoft-Graph-Zugriff stellt nur die für den Ablauf benötigten Daten und Aktionen bereit.
Geeignet für: Microsoft-365-Abläufe mit tenantweit geregelten Berechtigungen und nachvollziehbarer App-Registrierung.
Benötigt
- Eine Microsoft-Entra-App mit minimalen Graph-Berechtigungen
- Admin-Freigabe und getestete Fehlerbehandlung
Prompt und Ergebnis offen prüfen
Arbeite ausschließlich mit den bereitgestellten Daten. Erstelle einen Berichtsentwurf mit Kennzahlen, Veränderungen, Zellbezügen und offenen Rückfragen. Trenne bestätigte Fakten, mögliche Erklärung und offene Prüfung. Erfinde keine fehlenden Werte und nenne für jede kritische Aussage die zugrunde liegende Quelle.
Ergebnis
| Schritt | Ergebnis | Prüfung |
|---|---|---|
| Eingang | eine versionierte Arbeitsmappe, Kennzahlendefinitionen und die gewünschte Berichtsstruktur | Quelle und Datenstand bestätigen |
| Entwurf | ein Berichtsentwurf mit Kennzahlen, Veränderungen, Zellbezügen und offenen Rückfragen | Fachliche Richtigkeit prüfen |
| Aktion | Noch nicht ausgeführt | Erst nach benannter Freigabe |
Diesen Ablauf mit euren Systemen umsetzen.
Wir prüfen gemeinsam, welche Schnittstelle, Rechte und Betriebsform für den Ablauf nötig sind.
Sicherheit und Betrieb
Für Excel, SharePoint und Berichtsvorlagen werden nur die für den beschriebenen Zweck erforderlichen Daten und Rechte freigegeben. Personenbezogene oder vertrauliche Inhalte benötigen eine dokumentierte Rechtsgrundlage, Zugriffskontrolle, Protokollierung, Aufbewahrung und einen klaren Freigabeschritt.
Bei der Auswahl prüfen
- Zweck und Datenumfang sind vor der technischen Einrichtung eindeutig beschrieben.
- Der Quellzugriff lässt sich auf benötigte Felder, Objekte und Aktionen begrenzen.
- Entwurf, fachliche Prüfung und ausgeführte Aktion sind im Ablauf getrennt und nachvollziehbar.
- Fehler, Timeouts und uneindeutige Fälle stoppen kontrolliert, statt unbemerkt weiterzulaufen.
Bekannte Grenzen
- 01Eine zeitliche Korrelation darf nicht als Ursache formuliert werden.
- 02Die KI ersetzt keine fachliche, rechtliche, steuerliche oder personelle Entscheidung; die zuständige Rolle bleibt verantwortlich.
- 03Welche Daten gelesen oder geschrieben werden können, hängt von der konkreten API, den vergebenen Rechten und dem eingerichteten Ablauf ab.
Häufige Fragen
Ja, wenn das konkrete System eine geeignete API oder freigegebene Datenquelle bietet. Ein eigener Skill kann den Zugriff direkt im Assistenten abbilden; alternativ ist der beschriebene zweite Verbindungsweg möglich. Diese Seite verspricht keinen bereits fertigen Universal-Connector.