Praxisbeispiel · sevDesk
sevDesk mit KI nutzen: Belege prüfen und Texte vorbereiten
Ein Praxisbeispiel für sevDesk und KI: Welche Belegdaten gebraucht werden, wie Entwürfe für Rechnungen oder Mahnungen entstehen und was vor einer technischen Anbindung geprüft werden muss.
Für Teams, die prüfen wollen, wie sich sevDesk mit einem eigenen Skill oder einem anderen Verbindungsweg in einen konkreten KI-Ablauf einbinden lässt.
Skills verbinden meinGPT mit APIs, für die kein fertiger Connector vorhanden ist. Dieses Beispiel zeigt den Aufbau; der Skill wird für API, Rechte und Ablauf des Unternehmens eingerichtet.
- Quelle
- sevDesk
- Fähigkeit
- Belegdaten strukturieren, Rechnungs- und Mahntexte entwerfen sowie offene Angaben vor der Buchung markieren
- Anbindung
- Kein nativer meinGPT-Connector. Ein eigener Skill kann die sevDesk API aufrufen, muss aber für den konkreten Prozess erstellt, mit begrenzten API-Rechten konfiguriert und getestet werden. Diese Seite enthält keinen fertigen sevDesk-Skill.
- Datenhaltung
- Die Datenhaltung hängt vom konkreten Aufbau ab. Vor dem Einsatz müssen alle beteiligten Dienste, übergebenen Felder, Aufbewahrungszeiten und Verträge geprüft werden.
Kurz erklärt
Ein sinnvoller sevDesk-Ablauf übergibt nur ausgewählte Beleg- oder Rechnungsfelder an die KI. Sie prüft Angaben auf Plausibilität und bereitet Texte oder Hinweise als Entwurf vor. Gebucht oder versendet wird erst nach fachlicher Prüfung.
Beispielhafte Aufgaben
01
Belege per OCR vorerfassen und prüfen
sevDesk erkennt Belege bereits per OCR; ein meinGPT-Assistent prüft die erkannten Felder auf Plausibilität, ergänzt fehlende Angaben und schlägt Kategorie und Steuersatz vor.
02
Rechnungs- und Angebotstexte formulieren
Positions- und Begleittexte für Rechnungen und Angebote werden in eurem Stil und in der passenden Sprache formuliert, statt sie manuell zu schreiben.
03
Mahnungen stufengerecht texten
Zu offenen Posten formuliert der Assistent Zahlungserinnerungen und Mahnungen in der passenden Eskalationsstufe — sachlich, höflich und konsistent.
04
USt-Voranmeldung verständlich zusammenfassen
Aus den sevDesk-Auswertungen entsteht eine verständliche Zusammenfassung der Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Auffälligkeiten für die Freigabe.
05
Warenwirtschaft und Artikelstamm auswerten
Bestände, Bestseller und Margen aus sevDesk werden natürlichsprachlich ausgewertet und als Übersicht für Entscheidungen aufbereitet.
06
Steuerberater-Übergabe vorbereiten
Unterlagen und Kommentare werden für die Weitergabe an die Steuerkanzlei aufbereitet und zusammengefasst (z. B. ergänzend zum DATEV-Export).
So funktioniert die Verbindung
Für einen manuellen Test reichen exportierte oder kopierte Belegdaten. Ein wiederholbarer Ablauf kann mit einem eigenen meinGPT-Skill oder einem anderen technischen Verbindungsdienst umgesetzt werden. Er ruft freigegebene Felder aus der sevDesk API ab und liefert das Ergebnis zunächst als Entwurf zurück. API-Rechte, Fehlerfälle, Protokollierung und Freigabe müssen für den konkreten Prozess festgelegt werden.
So kann der Dienst angebunden werden
Je nach Aufgabe kann die Verbindung direkt im Assistenten oder in einer Automatisierungsplattform betrieben werden.
meinGPT Skill
Wird für den Prozess eingerichtet
sevDesk direkt aus einem meinGPT-Assistenten ansprechen
Ein eigener Skill ruft ausgewählte Funktionen der sevDesk API auf und gibt das Ergebnis im Assistenten zurück.
Geeignet für: Wiederkehrende Aufgaben, die Nutzer direkt in meinGPT starten und kontrollieren sollen.
Benötigt
- Zugriff auf die benötigten sevDesk-API-Funktionen
- Ein für Felder, Rechte und Fehlerfälle eingerichteter Skill
Make
App beim Anbieter verfügbar
sevDesk in einen Make-Ablauf einbinden
Die vorhandene sevDesk-App in Make kann Ereignisse und Aktionen mit einem KI-Schritt verbinden.
Geeignet für: Abläufe, die bereits in Make betrieben werden oder mehrere Cloud-Dienste verbinden.
Benötigt
- Ein Make-Szenario mit eingerichteter sevDesk-Verbindung
- Eine festgelegte Prüfung vor Buchung oder Versand
Prompt und Ergebnis offen prüfen
Hier ist die sevDesk-OCR-Erkennung eines Eingangsbelegs als JSON. Prüfe Lieferant, Betrag, Steuersatz und Leistungsdatum auf Plausibilität, schlage eine Buchungskategorie vor und markiere alles, was vor der Verbuchung manuell geprüft werden sollte.
Ergebnis
| Feld | Erkannt | Bewertung |
|---|---|---|
| Lieferant | Muster Bürobedarf GmbH | plausibel |
| Betrag (brutto) | 249,90 € | plausibel |
| Steuersatz | 19 % | aus Betrag bestätigt |
| Leistungsdatum | fehlt | bitte nachtragen |
| Kategorievorschlag | Bürobedarf | prüfen |
Diesen Ablauf mit euren Systemen umsetzen.
Wir prüfen gemeinsam, welche Schnittstelle, Rechte und Betriebsform für den Ablauf nötig sind.
Sicherheit und Betrieb
Vor dem Einsatz sind Datenfluss, Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, API-Rechte, Datenminimierung, Aufbewahrung und Protokollierung für den gesamten Ablauf zu prüfen. Die Nutzung von meinGPT allein macht eine sevDesk-Anbindung nicht automatisch datenschutzkonform.
Bei der Auswahl prüfen
- Datenresidenz — wo werden die an die KI übergebenen Buchhaltungsdaten verarbeitet?
- Datenminimierung — lassen sich nur die wirklich nötigen Felder über die API übergeben?
- AVV — liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag für die KI-Verarbeitung vor?
- Auditierbarkeit — sind API-Zugriffe und KI-Anfragen nachvollziehbar protokolliert?
- Kontrolle — bleibt eine menschliche Prüfung vor der Verbuchung vorgesehen?
Bekannte Grenzen
- 01Die KI ersetzt keine buchhalterische oder steuerliche Prüfung — Werte sind vor der Verbuchung zu kontrollieren.
- 02Der Funktionsumfang hängt von der sevDesk API ab; was die API nicht anbietet, kann auch der Workflow nicht automatisieren.
- 03Ein eigener Skill oder ein anderer Verbindungsdienst muss für den konkreten Prozess erstellt und geprüft werden; Auslöser, Felder und Freigaben bestimmt ihr.
Häufige Fragen
Ja. Ein eigener meinGPT-Skill kann die sevDesk API aufrufen; alternativ lässt sich ein anderer Verbindungsdienst einsetzen. Beides muss für den konkreten Prozess eingerichtet und getestet werden. Einen fertigen sevDesk-Skill oder nativen Connector liefert diese Seite nicht.