Praxisbeispiel · ERP- und Rechnungssysteme
Rechnungs- und ERP-Prozesse mit KI vorbereiten
Ein Praxisleitfaden für ERP- und Rechnungsdaten: Vorgänge einordnen, fehlende Angaben erkennen, Texte vorbereiten und Ergebnisse vor Buchung oder Rückgabe kontrollieren.
Für Teams, die prüfen wollen, wie sich ERP- und Rechnungssysteme mit einem eigenen Skill oder einem anderen Verbindungsweg in einen konkreten KI-Ablauf einbinden lässt.
Skills verbinden meinGPT mit APIs, für die kein fertiger Connector vorhanden ist. Dieses Beispiel zeigt den Aufbau; der Skill wird für API, Rechte und Ablauf des Unternehmens eingerichtet.
- Quelle
- ERP- und Rechnungssysteme
- Fähigkeit
- Vorgänge einordnen, Belegdaten prüfen, Texte vorbereiten und offene Punkte vor der Buchung sichtbar machen
- Anbindung
- Kein beliebiges ERP ist automatisch an meinGPT angebunden. Der konkrete Prozess benötigt eine verfügbare API sowie einen eingerichteten Skill oder Verbindungsdienst.
- Datenhaltung
- Der Datenfluss hängt vom ERP, dem Verbindungsdienst und der gewählten KI-Verarbeitung ab. Es sollten nur die für den Vorgang benötigten Felder übergeben werden.
Kurz erklärt
Ein sinnvoller ERP-Ablauf lässt die KI Vorgänge vorbereiten, nicht selbstständig verbuchen. Sie kann Daten prüfen, fehlende Angaben markieren und Texte oder Zuordnungen vorschlagen. Die fachliche Entscheidung und eine mögliche Änderung im Kernsystem bleiben kontrolliert.
Beispielhafte Aufgaben
01
Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit prüfen
Lieferant, Beträge, Datum und Referenzen werden verglichen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben erscheinen vor der Buchung in einer Prüfliste.
02
Angebots- und Mahntexte vorbereiten
Aus Vorgang, Kundenstatus und Fälligkeit entsteht ein Textentwurf im passenden Ton. Versand und Eskalationsstufe werden anschließend bestätigt.
03
Offene Vorgänge zusammenfassen
Offene Bestellungen, Rechnungen oder Aufträge werden für eine verantwortliche Person verdichtet, ohne den Status im ERP automatisch zu verändern.
So funktioniert die Verbindung
Der Prozess beginnt mit einem klar abgegrenzten Vorgang, etwa einer Eingangsrechnung oder einem offenen Auftrag. Ein Skill oder Verbindungsdienst ruft die notwendigen Felder ab. Die KI liefert einen Entwurf oder eine Prüfliste. Erst ein bestätigter Schritt schreibt das Ergebnis zurück.
So kann der Dienst angebunden werden
Je nach Aufgabe kann die Verbindung direkt im Assistenten oder in einer Automatisierungsplattform betrieben werden.
meinGPT Skill
Wird für den Prozess eingerichtet
ERP-Funktionen in einem meinGPT-Assistenten nutzen
Ein eigener Skill ruft ausgewählte API-Funktionen auf und stellt Daten oder Entwürfe zur Prüfung bereit.
Geeignet für: Gezielte Aufgaben, die Mitarbeitende in meinGPT starten und vor einer Änderung im ERP prüfen.
Benötigt
- Dokumentierte API-Funktionen für die benötigten Datensätze
- Ein technischer Nutzer mit minimal erforderlichen Rechten
Make
Über HTTP konfigurierbar
ERP-Prozess über einen Make-Ablauf verbinden
Ein Make-Szenario kann API-Aufrufe, KI-Verarbeitung und eine menschliche Freigabe in einem Ablauf verbinden.
Geeignet für: Cloud-Prozesse mit mehreren beteiligten Systemen und klaren Übergabepunkten.
Benötigt
- API-Zugang zum eingesetzten ERP- oder Rechnungssystem
- Festgelegte Regeln für Fehler, Dubletten und Freigaben
Prompt und Ergebnis offen prüfen
Prüfe diese Rechnungsdaten auf fehlende Angaben und Widersprüche. Schlage eine Zuordnung vor, aber nimm keine Buchung vor.
Ergebnis
| Feld | Bewertung | Handlung |
|---|---|---|
| Lieferant | eindeutig | keine |
| Bestellreferenz | fehlt | beim Fachbereich klären |
| Betrag | stimmt mit Positionen überein | keine |
| Buchung | nicht ausgeführt | Freigabe erforderlich |
Diesen Ablauf mit euren Systemen umsetzen.
Wir prüfen gemeinsam, welche Schnittstelle, Rechte und Betriebsform für den Ablauf nötig sind.
Sicherheit und Betrieb
Finanz- und Kundendaten benötigen begrenzte API-Rechte, Datenminimierung, nachvollziehbare Freigaben und eine dokumentierte Aufbewahrung. Der Gesamtprozess ist vor dem Einsatz zu prüfen.
Bei der Auswahl prüfen
- Welche Datensätze und Felder werden wirklich benötigt?
- Wer bestätigt eine Buchung oder Statusänderung?
- Wie werden API-Aufrufe, Fehler und Freigaben protokolliert?
Bekannte Grenzen
- 01Die KI ersetzt keine buchhalterische, steuerliche oder rechtliche Prüfung.
- 02Schreibende Aktionen dürfen erst nach definierten Tests und Freigaben aktiviert werden.
- 03Diese Seite verspricht keinen fertigen Connector für ein bestimmtes ERP.
Häufige Fragen
Das hängt von der API und der eingerichteten Verbindung ab. Ein schreibender Schritt sollte nur für klar definierte Felder, nach Tests und mit einer ausdrücklichen Freigabe eingerichtet werden.