Praxisbeispiel · HERO Software
HERO Software mit KI nutzen: Berichte und Anfragen vorbereiten
Ein Praxisbeispiel für HERO und KI: ausgewählte Projekt- oder Anfragedaten zusammenführen, Texte und Berichte als Entwurf vorbereiten und den technischen Verbindungsweg kontrolliert planen.
Für Teams, die prüfen wollen, wie sich HERO Software mit einem eigenen Skill oder einem anderen Verbindungsweg in einen konkreten KI-Ablauf einbinden lässt.
Skills verbinden meinGPT mit APIs, für die kein fertiger Connector vorhanden ist. Dieses Beispiel zeigt den Aufbau; der Skill wird für API, Rechte und Ablauf des Unternehmens eingerichtet.
- Quelle
- HERO Software
- Fähigkeit
- Angebotstexte formulieren, Baustellenberichte aus Notizen und Fotos erstellen, Lead-Anfragen bewerten, Nachkalkulationen auswerten — über die HERO API
- Anbindung
- Kein nativer meinGPT-Connector. Ein eigener Skill kann die HERO API oder Lead API aufrufen, muss aber für den konkreten Prozess erstellt, mit begrenzten Rechten konfiguriert und getestet werden. Diese Seite enthält keinen fertigen HERO-Skill.
- Datenhaltung
- Die Datenhaltung hängt vom konkreten Aufbau ab. Vor dem Einsatz müssen alle beteiligten Dienste, übergebenen Felder, Bilder, Aufbewahrungszeiten und Verträge geprüft werden.
Kurz erklärt
Ein sinnvoller HERO-Ablauf stellt der KI nur ausgewählte Projekt-, Anfrage- oder Rapportdaten bereit. Sie kann Texte strukturieren, fehlende Angaben markieren und Berichte als Entwurf vorbereiten. Fachliche Prüfung, Freigabe und Rückschreiben bleiben kontrollierte Schritte.
Beispielhafte Aufgaben
01
Angebots- und Begleittexte für HERO formulieren
Aus Kundenanfrage und ausgewählten Artikelpositionen formuliert ein meinGPT-Assistent den Angebotstext und die Begleitschreiben im Betriebs-Tonfall; der fertige Text wird zurück in die HERO-Angebotsvorlage geschrieben.
02
Baustellenberichte aus Notizen und Fotos erstellen
Mobil in HERO erfasste Rapporte, Notizen und Baustellenfotos werden ausgewertet und zu einem strukturierten Bericht verdichtet — wahlweise als technischer Bericht fürs Team oder als verständliche Zusammenfassung für den Kunden.
03
Eingehende Lead-Anfragen bewerten und priorisieren
Anfragen, die über die HERO Lead API aus Portalen oder dem Kontaktformular einlaufen, werden nach Dringlichkeit, geschätzter Auftragsgröße und Passung zum Gewerk bewertet und vorpriorisiert dem richtigen Kontakt zugeordnet.
04
Nachkalkulation nach Projektabschluss auswerten
Nach Abschluss vergleicht der Assistent kalkulierte und tatsächliche Werte aus HERO (Zeit, Material, Kosten), benennt Abweichungen samt mutmaßlicher Ursache und leitet Hinweise für künftige Kalkulationen ab.
05
Kundenkommunikation und Rückfragen entwerfen
Zu offenen Projekten und Terminen entstehen konsistente E-Mail- und Nachrichtentexte (Terminbestätigung, Rückfrage, Statusupdate) auf Basis der HERO-Projektdaten.
06
Abnahmeprotokolle und Mängellisten aufbereiten
Mobil erfasste Abnahme- und Mängeldaten werden zu einer sauberen, gegliederten Mängelliste mit Zuständigkeiten und Fristen für die Weitergabe zusammengeführt.
So funktioniert die Verbindung
Ein manueller Test kann mit exportierten oder kopierten Projektdaten beginnen. Für einen wiederholbaren Ablauf kann ein eigener meinGPT-Skill oder ein anderer technischer Verbindungsdienst die benötigten Felder über die HERO API oder Lead API abrufen und das Ergebnis zunächst als Entwurf bereitstellen. Feldumfang, Schreibrechte, Fehlerfälle und Freigabe werden pro Prozess festgelegt und getestet.
So kann der Dienst angebunden werden
Je nach Aufgabe kann die Verbindung direkt im Assistenten oder in einer Automatisierungsplattform betrieben werden.
meinGPT Skill
Wird für den Prozess eingerichtet
HERO direkt aus einem meinGPT-Assistenten ansprechen
Ein eigener Skill ruft freigegebene Projekt- oder Lead-Daten ab und stellt Berichte oder Textentwürfe im Assistenten bereit.
Geeignet für: Aufgaben, die Mitarbeitende in meinGPT starten und vor einer Rückgabe an HERO prüfen.
Benötigt
- Zugriff auf die benötigte HERO API oder Lead API
- Ein für Felder, Rechte und Rückschreiben eingerichteter Skill
Make
Über HTTP konfigurierbar
HERO über einen Make-Ablauf verbinden
Die HTTP-App in Make kann freigegebene HERO-API-Aufrufe mit KI-Schritten und weiteren Cloud-Diensten verbinden.
Geeignet für: Abläufe mit mehreren Cloud-Diensten, Auslösern und einer sichtbaren Freigabe.
Benötigt
- Zugriff auf die benötigte HERO API und gültige Zugangsdaten
- Ein Make-Szenario mit festgelegter Fehlerbehandlung
Prompt und Ergebnis offen prüfen
Hier sind die Notizen, Messwerte und Foto-Beschreibungen eines HERO-Baustellenrapports als JSON. Erstelle daraus zwei Berichte: einen technischen Bericht für unser Team und eine verständliche Zusammenfassung für den Kunden. Markiere offene Punkte und fehlende Angaben, die vor dem Versand ergänzt werden müssen.
Ergebnis
| Abschnitt | Inhalt | Status |
|---|---|---|
| Ausgeführte Arbeiten | Heizkörper Bad EG demontiert, neue Therme montiert | dokumentiert |
| Material | 1× Brennwerttherme, 4× Heizkörper | aus Rapport übernommen |
| Offene Punkte | Inbetriebnahme-Termin fehlt | vor Versand ergänzen |
| Foto-Verweise | 3 Fotos (Vorher/Nachher) | zugeordnet |
| Kunden-Zusammenfassung | verständlicher Kurztext erstellt | Entwurf, bitte freigeben |
Diesen Ablauf mit euren Systemen umsetzen.
Wir prüfen gemeinsam, welche Schnittstelle, Rechte und Betriebsform für den Ablauf nötig sind.
Sicherheit und Betrieb
Vor dem Einsatz sind Datenfluss, Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, API-Rechte, Datenminimierung, Bildinhalte, Aufbewahrung und Protokollierung für den gesamten Ablauf zu prüfen. Die Nutzung von meinGPT allein macht eine HERO-Anbindung nicht automatisch datenschutzkonform.
Bei der Auswahl prüfen
- Datenresidenz — wo werden die an die KI übergebenen Auftrags- und Kundendaten verarbeitet?
- Datenminimierung — lassen sich nur die wirklich nötigen Felder über die API übergeben?
- AVV — liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag für die KI-Verarbeitung vor?
- Auditierbarkeit — sind API-Zugriffe und KI-Anfragen nachvollziehbar protokolliert?
- Kontrolle — bleibt eine menschliche Freigabe vor Versand bzw. Verbuchung vorgesehen?
Bekannte Grenzen
- 01Die KI ersetzt keine fachliche Prüfung von Angebot, Bericht oder Kalkulation — Inhalte sind vor Versand bzw. Verbuchung zu kontrollieren.
- 02Der Funktionsumfang hängt von der HERO API ab; was die Schnittstelle nicht bereitstellt (z. B. einzelne Felder), kann auch der Workflow nicht automatisieren.
- 03Ein eigener Skill oder ein anderer Verbindungsdienst muss für den konkreten Prozess erstellt und geprüft werden; Auslöser, Felder, Schreibrechte und Freigaben bestimmt ihr.
Häufige Fragen
Ja. Ein eigener meinGPT-Skill kann die HERO API oder Lead API aufrufen; alternativ lässt sich ein anderer Verbindungsdienst einsetzen. Beides muss für den konkreten Prozess eingerichtet und getestet werden. Einen fertigen HERO-Skill oder nativen Connector liefert diese Seite nicht.