Welche Postfächer sollte man anbinden?

Empfohlen sind Funktions-, Support- oder Sammelpostfächer mit einem eigenen Service-Account und Lesezugriff. Persönliche Postfächer sollten nicht angebunden werden, da der Scope das gesamte Postfach umfasst.

Ist die IMAP-Verbindung sicher und DSGVO-konform?

Die Verbindung läuft über IMAPS auf Port 993 mit SSL/TLS, optional mit Client-Zertifikat. Der DataVault läuft in eurer Infrastruktur, und nur relevante Text-Abschnitte gehen verschlüsselt an die KI. DSGVO-Konformität hängt zusätzlich von AVV, Scope und Löschprozessen ab.

Werden auch E-Mail-Anhänge ausgewertet?

Das steuert die Option `strip_attachments`: aktiviert bleiben nur Anhang-Metadaten erhalten, deaktiviert werden Anhänge inhaltlich verarbeitet. Bild- oder Scan-Anhänge sind ohne OCR nur eingeschränkt nutzbar.

Kann man den Sync auf bestimmte Ordner begrenzen?

Ja. Über `folders` werden Ordner gezielt eingeschlossen (z. B. INBOX,Support) und über `exclude_folders` ausgeschlossen (z. B. Spam,Trash). Mit `max_messages` lässt sich die Nachrichtenzahl pro Lauf für einen kontrollierten Rollout begrenzen.

Was wird bei meinGPT gegated?

Die Seite, die Beispiele und ein vollständiger Prompt bleiben offen. Gegated ist nur der importierbare Assistent samt vollständigem Prompt-Pack und Rollen-Checkliste.

Postfach (IMAP) × meinGPTIntegration · KI-Suche über E-Mails, E-Mail-Q&A und Zusammenfassung von Verläufen

Postfach (IMAP) mit KI durchsuchen: DSGVO-konform mit meinGPT

So durchsuchen Unternehmen ein IMAP-Postfach mit KI: semantische Suche, E-Mail-Q&A, Zusammenfassungen, Ordner-Scope, Rechte, DSGVO, Grenzen und ein offenes Beispiel-Prompt.

Für IT- und Fachverantwortliche, die Postfach (IMAP)-Wissen DSGVO-konform mit KI nutzbar machen wollen — ohne Datenabfluss, ohne Eigenentwicklung.

Demo anfragen Zur Plattform

Kurzantwort

Postfach-KI bedeutet, dass berechtigte Mitarbeitende über eine Unternehmens-KI Fragen an die E-Mails eines angebundenen IMAP-Postfachs stellen, Verläufe zusammenfassen und Inhalte wiederfinden können — während Zugangsdaten, Ordner-Scope, Hosting und Protokollierung kontrolliert bleiben.

Anwendungsfälle

Was Teams mit Postfach (IMAP) und KI erledigen

Konkrete, wiederholbare Abläufe — vom ersten Prompt bis zum verlässlichen Ergebnis.

Support-Postfach semantisch durchsuchen

Mitarbeitende stellen Fragen an das angebundene Support-Postfach und finden frühere Anfragen, Antworten und Lösungen mit Quellenhinweis, statt manuell durch INBOX und Unterordner zu scrollen.

E-Mail-Verlauf zu einem Vorgang zusammenfassen

Ein Assistent bündelt alle Nachrichten zu einem Kunden oder Ticket zu einer chronologischen Zusammenfassung mit Beteiligten, Entscheidungen und offenen Punkten.

Wiederkehrende Fragen aus Anfragen ableiten

Aus den E-Mails im Postfach häufige Themen und Standardfragen extrahieren, um daraus FAQ-Entwürfe oder Vorlagen-Antworten zu erzeugen.

Fristen und Zusagen aus E-Mails herausziehen

Termine, Deadlines und zugesagte Lieferungen aus dem Verlauf extrahieren und als Liste mit Quell-E-Mail und Datum ausgeben.

Antwortentwurf auf Basis früherer Korrespondenz

Zu einer neuen Anfrage findet der Assistent vergleichbare frühere Fälle im Postfach und liefert einen Antwortentwurf mit Verweis auf die genutzten Quell-E-Mails.

Übergabe-Briefing bei Vertretung erstellen

Bei Urlaub oder Wechsel den aktuellen Stand offener Vorgänge aus dem Funktionspostfach als Übergabe-Briefing zusammenfassen — mit Status und nächstem Schritt je Vorgang.

So funktioniert die Verbindung

Vom Quellsystem zur belastbaren KI-Antwort

Das Postfach wird als IMAP-Datenquelle im meinGPT DataVault angebunden. In der Admin-UI genügt: Data Pools → Add Source → Postfach (IMAP) → IMAP-Server, Benutzer und Passwort hinterlegen, Verbindung über IMAPS auf Port 993 mit SSL/TLS, dann Ordner-Scope per `folders` (z. B. INBOX,Support) und `exclude_folders` (z. B. Spam,Trash) festlegen und den ersten Sync starten. Der Vault liest die Nachrichten aus den konfigurierten Ordnern und legt sie lokal als Sync-Dateien ab; weitere Läufe synchronisieren inkrementell. Anhänge lassen sich per `strip_attachments` auf Metadaten reduzieren, und `max_messages` begrenzt die Nachrichten pro Lauf für einen kontrollierten Rollout. Die Inhalte werden in Abschnitte zerlegt und als Embeddings in einer lokalen Vektordatenbank gespeichert. Bei einer Frage durchsucht der Vault lokal — nur die relevanten Text-Abschnitte gehen verschlüsselt an die KI, und die Antwort verweist auf die Quell-E-Mail.

Quelle: Postfach (IMAP)
Fähigkeit: KI-Suche über E-Mails, E-Mail-Q&A und Zusammenfassung von Verläufen
Anbindung: IMAP-Datenquelle im meinGPT DataVault — Service-/Funktionspostfach mit IMAP-Server, Benutzer und Passwort über IMAPS (Port 993, SSL/TLS); optional Client-Zertifikat. Einrichtung in der Admin-UI oder per On-Prem-Config (data_pools type: imap)
Datenhaltung: DataVault läuft in eurer Infrastruktur — E-Mails werden lokal als Sync-Dateien gespeichert und indexiert; nur relevante Text-Abschnitte gehen verschlüsselt an die KI

Setup-Pfade

Drei Wege zur Anbindung

Vom schnellen Test bis zur tiefen Automatisierung — wählen Sie das Maß an Tiefe, das zu Ihrem Team passt.

Ohne Tooling

Manuell

Inhalte aus Postfach (IMAP) per Copy & Paste in den Chat geben. Schnellster Start, kein Setup — aber nichts ist wiederholbar oder geteilt.

0 Min. Setup

Mit meinGPT

Vorkonfigurierter Assistent mit hinterlegtem Kontext und Prompt-Pack. Im Team teilbar, DSGVO-konform, ohne eigene Entwicklung — direkt einsatzbereit.

Assistent importieren

Für Entwickler

Per Integration / API

Per API, OAuth oder WebDAV anbinden und Workflows automatisieren — volle Kontrolle, eigener Aufwand für Aufbau und Betrieb.

API & Webhooks

Offenes Beispiel

Ein echter Prompt, eine echte Antwort

Nichts versteckt — Sie sehen Eingabe und Ergebnis, bevor Sie sich anmelden.

Prompt

Durchsuche das angebundene Support-Postfach nach allen Nachrichten zum Kunden ACME aus den letzten 30 Tagen. Fasse den Verlauf, offene Aufgaben, zugesagte Fristen und die relevanten Quell-E-Mails in einer Tabelle zusammen — mit Betreff, Absender und Datum je Zeile.

So liest meinGPT freigegebene Dateien

Antwort von meinGPT

Vorgang	Quelle (E-Mail / Betreff)	Absender	Datum	Status	Nächster Schritt
Rechnung 4711 unklar	Re: Rechnung 4711	buchhaltung@acme.de	2026-05-22	offen	Klärung bis 12.06. zusenden
Lieferung Modul B verzögert	Liefertermin Modul B	einkauf@acme.de	2026-05-19	zugesagt	Neues Datum bestätigen

Sofort einsatzbereit

Postfach (IMAP)-KI-Assistent importieren

Diese Anleitung bleibt frei zugänglich. Der fertig konfigurierte Assistent samt vollständigem Prompt-Pack steht nach kurzer Anmeldung zum direkten Import bereit — in Ihren meinGPT-Arbeitsbereich.

Kein Spam. Geschäftliche E-Mail genügt — DSGVO-konform verarbeitet. (Formular noch ohne Anbindung.)

DSGVO & Sicherheit

Auf Enterprise-Compliance ausgelegt

Für DSGVO-konforme Postfach-KI sind vor dem Rollout konkrete Kontrollen zu prüfen: Datenresidenz im eigenen DataVault, AVV mit dem Anbieter, ein Service-Account mit Lesezugriff über IMAPS (Port 993, SSL/TLS) statt persönlicher Anmeldedaten, eingeschränkter Ordner-Scope per `folders`/`exclude_folders`, Quellenanzeige der Antworten, Audit-Logs und definierte Löschprozesse.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Datenresidenz — wo werden Anfragen und E-Mail-Inhalte verarbeitet und gespeichert?
Ordner-Scope — lassen sich Postfächer und Ordner gezielt ein- und ausschließen?
Quellenanzeige — nennt jede Antwort die zugrunde liegende E-Mail (Betreff/Absender/Datum)?
Zugangsschutz — Service-Account mit Lesezugriff, IMAPS und optionalem Client-Zertifikat?
Administrierbarkeit — zentraler Scope, Rollenmodell und definierte Löschprozesse?

Grenzen & Fehlermodi

Was diese Integration (noch) nicht kann

Ehrlichkeit ist Teil der Lösung. Diese Grenzen sind bekannt — und damit kalkulierbar.

Die Antwortqualität hängt von Postfach-Hygiene und Ordnerstruktur ab — Spam, Massenmails und unstrukturierte Sammelordner verschlechtern die Treffer; ein gepflegter Ordner-Scope ist entscheidend.

Anhänge werden je nach `strip_attachments`-Einstellung nur als Metadaten oder als Inhalt verarbeitet; gescannte oder bildbasierte Anhänge sind ohne OCR nur eingeschränkt auswertbar.

Die KI ersetzt kein Berechtigungskonzept — sie greift auf das gesamte angebundene Postfach im konfigurierten Scope zu, daher sollten nur freigegebene Funktions- oder Sammelpostfächer angebunden werden, keine privaten Postfächer.

FAQ

Häufige Fragen

Ja. Das Postfach wird als IMAP-Datenquelle im meinGPT DataVault angebunden; die E-Mails der konfigurierten Ordner werden lokal indexiert, sodass eine Unternehmens-KI Fragen dazu beantworten und nur auf den freigegebenen Scope zugreifen kann.