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Aircall mit meinGPT-Workflows verbinden: Intelligente Telefonie für optimierten Kundenservice

Einleitung

Aircall ist eine führende Cloud-basierte Telefonie-Lösung, die durch VoIP-Technologie betrieben wird und sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren lässt. Als fortschrittliches Telefonsystem bietet Aircall eine intuitive Benutzeroberfläche und umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit CRM-Systemen, Helpdesk-Lösungen und anderen Geschäftsanwendungen. Mit seinen KI-gestützten Kommunikationsfunktionen ermöglicht es die Vereinheitlichung verschiedener Kanäle, automatisiert Aufgaben und bietet wertvolle Einblicke in die Kundenkommunikation – alles über eine einzige, benutzerfreundliche Plattform.

Die Integration von Aircall mit den KI-Workflows von meinGPT eröffnet völlig neue Möglichkeiten für Unternehmen, ihre telefonische Kundenkommunikation zu optimieren. Durch die Verbindung des leistungsstarken Cloud-Telefonsystems mit den intelligenten KI-Workflows von meinGPT können Unternehmen Kundengespräche automatisch analysieren, Anrufnotizen erstellen, Aufgaben priorisieren und sogar individuelle Follow-up-Aktionen automatisieren – und das alles unter Einhaltung höchster Datenschutzstandards.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie die Kombination von Aircall und meinGPT-Workflows Ihre Kundeninteraktionen auf ein völlig neues Level hebt und gleichzeitig die Effizienz Ihrer Teams steigert.

Warum Aircall mit meinGPT integrieren?

Aircall wurde entwickelt, um als Cloud-basiertes Telefonsystem die Produktivität zu steigern und detaillierte Analysen aller Telefonaktivitäten über eine einzige intuitive Oberfläche zu liefern. Die VoIP-Technologie speichert Daten sicher in der Cloud und ermöglicht die Integration des Telefonsystems mit zahlreichen externen SaaS-Anwendungen. Als führendes App-Ökosystem für Sprachkommunikation kann Aircall mit all Ihren wichtigen Tools und Workflows kommunizieren.

Die Kombination mit meinGPT-Workflows bietet mehrere entscheidende Vorteile:

Funktionsbereich	Was Aircall bietet	Was meinGPT hinzufügt	Kombinierter Mehrwert
Anrufauswertung	Aufzeichnung von Anrufen, grundlegende Statistiken	KI-gestützte Inhaltsanalyse, Texterkennung, Stimmungsanalyse	Automatische Erfassung von Kundenanliegen, Identifikation von Verkaufschancen und Eskalationen ohne manuelle Eingriffe
Kundenkommunikation	Telefonie-Interface, Multi-Channel-Support	Personalisierte Antwortgenerierung, Tonanalyse, Wissensintegration	Konsistente, kontextsensitive Kommunikation mit Zugriff auf Unternehmenswissen in Echtzeit
Dokumentation	Grundlegende Notizen, Tags und Aufzeichnungen	Automatische Zusammenfassung, Extraktion von Aufgaben	Vollständige, strukturierte Gesprächsprotokolle mit Handlungsempfehlungen
Prozessautomatisierung	Weiterleitung von Anrufen, IVR-Menüs	Intelligente Workflow-Steuerung, Entscheidungsunterstützung	Vollautomatisierte End-to-End-Prozesse von der Anrufannahme bis zur Nachbearbeitung

Durch die nahtlose Integration mit Aircall können Sie die leistungsstarken APIs nutzen, um das beste Telefonerlebnis für Ihr Team und Ihre Kunden zu bieten. Aircall kümmert sich um die Telefonie, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, das Telefon in Ihre Workflows zu integrieren und Ihr Kerngeschäft zu verbessern. Sie können Anrufdaten synchron und asynchron verfolgen, Anrufe überwachen und an die richtigen Teammitglieder weiterleiten. Mit meinGPT-Workflows können Sie diese Funktionen erweitern, indem Sie während eines Anrufs Kundeninformationen aus verschiedenen Systemen anzeigen und verknüpfen – direkt im Telefonsystem.

Über meinGPT – Die DSGVO-konforme KI-Plattform

meinGPT ist eine speziell für deutsche und europäische Unternehmen entwickelte KI-Plattform, die vollständig DSGVO-konform ist. Im Gegensatz zu vielen anderen KI-Lösungen werden alle Daten auf europäischen Servern gehostet, was höchste Datenschutzstandards garantiert. Dies ist besonders wichtig für die Verarbeitung sensibler Kundendaten aus Telefonanrufen.

Die Plattform zeichnet sich durch ihre Vielseitigkeit aus – von Textgenerierung und Meeting-Transkription bis hin zu Bild- und Videogenerierung. Das Herzstück für die Integration mit Aircall bilden jedoch die meinGPT-Workflows, die es ermöglichen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und komplexe Prozesse durch KI zu steuern.

Ein besonderer Vorteil von meinGPT ist der Data Vault, der es erlaubt, unternehmenseigenes Wissen sicher in die KI-Workflows zu integrieren. Dadurch können Kundenanrufe im Kontext von Produktinformationen, Unternehmensrichtlinien oder spezifischen Kundendaten verarbeitet werden, was zu präziseren und relevanteren Ergebnissen führt.

Die meinGPT-Plattform bietet Zugang zu verschiedenen KI-Modellen, die je nach Anwendungsfall ausgewählt werden können. Für die Analyse von Telefonanrufen und die Erstellung von Zusammenfassungen eignen sich besonders Modelle wie Claude 3.7 Sonnet oder GPT-4o, während für Recherche-Aufgaben Perplexity Online oder Perplexity Deep Research zum Einsatz kommen können.

Wichtige Anwendungsfälle: Aircall und meinGPT in Aktion

Die Kombination von Aircall und meinGPT eröffnet zahlreiche praktische Anwendungsfälle, die den Kundenservice und Vertrieb revolutionieren können. Hier sind die wichtigsten Szenarien:

Automatische Anrufnachbearbeitung und Dokumentation

Die Herausforderung:
Support- und Vertriebsmitarbeiter verbringen viel Zeit damit, nach Telefonaten detaillierte Notizen zu erstellen, Informationen im CRM zu aktualisieren und nächste Schritte zu dokumentieren. Besonders in Stoßzeiten müssen Agenten schnell zum nächsten Kunden in der Warteschlange übergehen, was oft zu unvollständigen oder ungenauen Aufzeichnungen führt.

Die Lösung mit Aircall + meinGPT:

1. Ein Anruf wird in Aircall getätigt oder entgegengenommen und automatisch aufgezeichnet

2. Nach Abschluss des Gesprächs wird die Aufzeichnung über Make.com an einen meinGPT-Workflow übergeben

3. Der meinGPT-Workflow verarbeitet die Audioaufnahme mit dem passenden KI-Modell (z.B. Claude 3.7 Sonnet) und:

- Transkribiert das Gespräch

- Erstellt eine strukturierte Zusammenfassung

- Identifiziert Kundenanliegen und Stimmung

- Extrahiert Aufgaben und nächste Schritte

- Formuliert Empfehlungen für Follow-up-Aktionen

4. Die Ergebnisse werden automatisch zurück an Aircall und das verbundene CRM-System übermittelt

Der Hauptvorteil:
Agenten erhalten präzise, detaillierte Notizen ohne manuellen Aufwand. Vollständige und strukturierte Dokumentationen führen zu stärkerem Einfühlungsvermögen, sinnvollerer Anrufweiterleitung und schnelleren Lösungen. Da selbst erfahrene Mitarbeiter menschliche Gedächtnislücken haben, minimiert die KI-basierte Dokumentation Auslassungen und Ungenauigkeiten.

Intelligente Anrufpriorisierung und Routing

Die Herausforderung:
Die herkömmliche Anrufweiterleitung und Priorisierung basiert oft auf einfachen Regeln wie Warteschlangen oder IVR-Menüs. Dies berücksichtigt jedoch nicht die spezifischen Fähigkeiten der Agenten oder die Dringlichkeit bestimmter Kundenanliegen.

Die Lösung mit Aircall + meinGPT:

1. Eingehende Anrufe werden in Aircall empfangen und die ersten Sekunden des Gesprächs werden analysiert

2. Ein meinGPT-Workflow wird in Echtzeit ausgelöst und verarbeitet:

- Die Kundenhistorie aus dem CRM

- Die ersten Aussagen des Kunden

- Verfügbare Agenten und deren Fähigkeiten

3. Der Workflow nutzt das meinGPT Data Vault, um auf unternehmensspezifische Routing-Regeln zuzugreifen

4. Die KI bestimmt die optimale Weiterleitung basierend auf:

- Erkanntem Anliegen und Priorität

- Spezialwissen der verfügbaren Agenten

- Vorheriger Kundenhistorie

5. Über die Aircall-API wird der Anruf an den am besten geeigneten Agenten weitergeleitet

Der Hauptvorteil:
Im Gegensatz zu starren Regeln sorgt die KI-gestützte Anrufweiterleitung für echte 24/7-Kundenbetreuung mit intelligenter Priorisierung. Antwortzeiten werden reduziert und komplexe Anfragen werden direkt an Mitarbeiter mit der richtigen Expertise weitergeleitet.

Echtzeitunterstützung für Agenten während Kundengesprächen

Die Herausforderung:
Während eines Kundengesprächs müssen Agenten oft komplexe Situationen bewältigen oder technische Fragen beantworten, die ihr Wissen übersteigen. Traditionelle Flüsterfunktionen (Call Whispering) erlauben es zwar Managern, Agenten zu beraten, erfordern aber deren ständige Verfügbarkeit.

Die Lösung mit Aircall + meinGPT:

1. Während eines laufenden Gesprächs wird die Kommunikation in Echtzeit analysiert

2. Ein meinGPT-Workflow mit Zugriff auf den Data Vault verarbeitet die Konversation und:

- Identifiziert komplexe Fragen oder unklare Situationen

- Sucht im Unternehmenswissen nach relevanten Informationen

- Formuliert präzise Antwortvorschläge

3. Über die Aircall Insight Card API werden diese Informationen direkt in der Agenten-Oberfläche angezeigt

4. Der Agent kann die vorgeschlagenen Antworten verwenden oder an sie anpassen

Der Hauptvorteil:
Agenten werden durch einen "KI-Assistenten" unterstützt, der ihnen in Echtzeit relevante Informationen liefert. Dies erhöht die Erstlösungsrate, reduziert Nachbearbeitungszeiten und sorgt für konsistente, qualitativ hochwertige Antworten, die auf dem gesamten Unternehmenswissen basieren.

Automatisierte Post-Call-Aktionen und Follow-ups

Die Herausforderung:
Nach einem Kundenanruf müssen Agenten zahlreiche administrative Aufgaben erledigen, wie das Erfassen von Notizen, Tagging, Senden von Follow-up-E-Mails oder Zuweisen des Kontakts an einen besser geeigneten Kollegen. Diese Zeit fehlt für weitere Kundengespräche.

Die Lösung mit Aircall + meinGPT:

1. Nach Abschluss eines Anrufs startet automatisch ein meinGPT-Workflow

2. Der Workflow analysiert das Gespräch und bestimmt notwendige Folgemaßnahmen

3. Basierend auf der Analyse werden automatisch:

- Personalisierte Follow-up-E-Mails generiert und versendet

- Tickets in Helpdesk-Systemen erstellt oder aktualisiert

- Aufgaben für weitere Teams erstellt

- Feedback-Umfragen an Kunden gesendet

4. Bei Bedarf werden Erinnerungen für manuelle Nachverfolgungen erstellt

Der Hauptvorteil:
Die Automatisierung der Post-Call-Prozesse schützt Unternehmen vor Anrufschwankungen, beschleunigt Serviceabläufe und reduziert menschliche Fehler. Agenten können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während Routineaufgaben automatisch abgewickelt werden.

Anwendungsfall	Komplexitätsstufe	Setup-Dauer	Wartungsaufwand	Ideal für
Automatische Anrufnachbearbeitung	Einfach	Kurz	Minimal	Kundenservice-Teams, Vertrieb, Call Center
Intelligente Anrufpriorisierung	Mittel	Mittel	Gelegentliche Anpassungen	Support-Teams mit hohem Anrufvolumen
Echtzeitunterstützung für Agenten	Komplex	Intensiv	Regelmäßige Updates des Wissensspeichers	Technischer Support, komplexe Produkte
Automatisierte Post-Call-Aktionen	Mittel	Mittel	Minimale Anpassungen	Vertriebsteams, Kundenbindungsmanagement

Einrichtung Ihrer Aircall und meinGPT Integration

Die Integration von Aircall und meinGPT kann auf verschiedene Weisen erfolgen, abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen und technischen Ressourcen. Hier sind die wichtigsten Integrationsansätze:

Die Aircall Public API ist eine klassische REST-API, die mit allen Programmiersprachen verwendet werden kann und einen schnellen, zuverlässigen und sicheren Zugriff auf die Informationen eines Aircall-Kontos bietet. Der Hauptendpunkt der Aircall Public API ist https://api.aircall.io/v1, und alle Anfragen werden über eine SSL-Verbindung übertragen.

Für die meisten Unternehmen empfehlen wir die Integration über Make.com (ehemals Integromat), da diese Plattform eine benutzerfreundliche, visuelle Schnittstelle bietet, um Workflows zwischen Aircall und meinGPT zu erstellen – ganz ohne Programmierung.

Integrationsart	Anwendungsfall	Vorteile	Einrichtungsaufwand	Empfohlen für
Direkte API-Integration	Echtzeitverarbeitung von Anrufdaten	Schnelle Verarbeitung, niedrige Latenz, maximale Anpassbarkeit	Mittel bis hoch	Entwicklerteams, technisch versierte Nutzer
Make/Integromat-basierte Integration	Multi-System-Workflows	Keine Coding-Kenntnisse nötig, visuelle Gestaltung, zahlreiche vorgefertigte Konnektoren	Niedrig bis mittel	Business-Analysten, Prozessmanager, Nicht-Entwickler
Webhook-basierte Integration	Ereignisgesteuerte Aktionen	Schnelle Implementierung, modulare Struktur, einfache Konfiguration	Niedrig	Schnelle Proof-of-Concepts, einfache Workflows

Für detaillierte Anweisungen zur Einrichtung der Integration besuchen Sie unsere umfassende meinGPT Integrationsdokumentation.

Maximalen Nutzen erzielen: Tipps für Ihre Aircall-meinGPT Workflows

Um das volle Potenzial der Integration zwischen Aircall und meinGPT auszuschöpfen, sollten Sie folgende bewährte Praktiken berücksichtigen:

Wählen Sie das richtige KI-Modell für verschiedene Aufgaben:
Für Transkription und allgemeine Anrufzusammenfassungen eignet sich GPT-4o
Für komplexe Analysen und tiefere Einsichten empfehlen wir Claude 3.7 Sonnet
Für Recherche-Aufgaben während eines Gesprächs bietet Perplexity Online Echtzeit-Informationen
Nutzen Sie den meinGPT Data Vault für kontextreiche Verarbeitung:
Integrieren Sie Produkthandbücher, FAQ-Dokumente und interne Wissensdatenbanken
Hinterlegen Sie Gesprächsleitfäden und Compliance-Anforderungen
Aktualisieren Sie den Data Vault regelmäßig, um immer auf dem neuesten Stand zu sein
Arbeiten Sie mit aussagekräftigen Variablen:
Verwenden Sie Variablen wie {{Kundenname}}, {{Kundennummer}} und {{Anruftyp}} in Ihren Workflows
Überlegen Sie, welche dynamischen Informationen Sie aus jedem Anruf extrahieren möchten
Beginnen Sie mit einfachen Workflows:
Starten Sie mit der automatischen Anrufzusammenfassung als ersten Anwendungsfall
Erweitern Sie schrittweise auf komplexere Szenarien wie Echtzeit-Unterstützung
Optimieren Sie Ihre Prompts:
Formulieren Sie klare, präzise Anweisungen für die KI
Testen Sie verschiedene Prompt-Formulierungen, um optimale Ergebnisse zu erzielen

Nutzen Sie die Dokumentenausgabe:
Konfigurieren Sie die automatische Erstellung von strukturierten Berichten für jedes Telefonat
Verwenden Sie verschiedene Ausgabeformate für unterschiedliche Zwecke (.docx für detaillierte Berichte, .xlsx für Datenanalysen)

Häufig gestellte Fragen zur Aircall-meinGPT Integration

Frage: Wie sicher ist die Übertragung von Anrufdaten zwischen Aircall und meinGPT?
Antwort: Bei der Nutzung von Aircall und meinGPT sind alle erforderlichen Sicherheitsmechanismen bereits integriert. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, und da meinGPT vollständig DSGVO-konform in Europa gehostet wird, bleiben Ihre sensiblen Kundendaten geschützt.

Frage: Kann ich die Aircall-meinGPT Integration auch für ausgehende Anrufe nutzen?
Antwort: Absolut! Die Integration funktioniert sowohl für eingehende als auch ausgehende Anrufe. Vertriebsteams können zum Beispiel alle ausgehenden Anrufe direkt im CRM tätigen und gleichzeitig von der KI-gestützten Analyse und Dokumentation profitieren.

Frage: Welche technischen Voraussetzungen gibt es für die Integration?
Antwort: Sie benötigen eine schnelle Breitband-Internetverbindung (mindestens 64 kBit/s) und einen IP-fähigen Router. Darüber hinaus benötigen Sie ein Aircall-Konto und Zugang zur meinGPT-Plattform.

Frage: Kann ich meine bestehenden Telefonnummern weiterhin nutzen?
Antwort: Ja, Sie können Ihre gewohnten Telefonnummern übernehmen. Aircall ermöglicht es Ihnen, Ihre bestehenden Nummern beizubehalten oder neue lokale Nummern in über 100 Ländern einzurichten.

Frage: Wie werden meine Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Lösung geschult?
Antwort: meinGPT bietet umfassende Schulungen für Ihre Teams an. Zusätzlich steht ein spezialisiertes Support-Team für Fragen zur Verfügung. Die intuitive Benutzeroberfläche beider Systeme ermöglicht in der Regel eine schnelle Einarbeitung.

Frage: Welche CRM-Systeme kann ich mit der Aircall-meinGPT Integration verbinden?
Antwort: Aircall integriert sich mit über 80 großen CRM-Systemen, Helpdesks, Marketing-Software, Chatbots, E-Commerce-Plattformen und mehr. Die Make-Integration erlaubt die Verbindung zu praktisch jedem System mit API-Schnittstelle.

Fazit

Die Integration von Aircall und meinGPT stellt einen Quantensprung für die telefonische Kundenkommunikation dar. Durch die Kombination des leistungsstarken Cloud-Telefonsystems mit den intelligenten, DSGVO-konformen KI-Workflows können Unternehmen nicht nur die Effizienz ihrer Teams steigern, sondern auch das Kundenerlebnis deutlich verbessern.

Aircall selbst bezeichnet diese Art von "Crossover"-Funktionalität zwischen Apps als eine der größten Ressourcen für Kunden. Der einfache, aber leistungsstarke Austausch von Informationen zwischen Geschäftstools macht die Arbeit produktiver und hoffentlich angenehmer für die Benutzer. Die Verbindung mit meinGPT hebt diesen Informationsaustausch auf eine neue Ebene, indem künstliche Intelligenz zur Analyse, Verarbeitung und Automatisierung hinzugefügt wird.

Besonders hervorzuheben ist die DSGVO-Konformität dieser Lösung. Während viele KI-Anwendungen Daten in die USA oder andere Regionen übertragen, garantiert meinGPT durch sein europäisches Hosting höchste Datenschutzstandards – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten.

Machen Sie den nächsten Schritt mit meinGPT

Sind Sie bereit, Ihre Telefonie mit KI-Workflows auf die nächste Stufe zu heben? Erkunden Sie die Möglichkeiten der meinGPT-Plattform und entdecken Sie, wie die Integration mit Aircall Ihre Kundenkommunikation revolutionieren kann:

Optimieren Sie Ihre Kundenkommunikation noch heute mit der leistungsstarken Kombination aus Aircall und meinGPT-Workflows!