Einleitung

In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die effiziente Verwaltung und rechtssichere Unterzeichnung von Dokumenten ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Autentique ist eine leistungsstarke Plattform für elektronische Signaturen, die es Unternehmen ermöglicht, Verträge und Signaturen einfach zu verwalten und den gesamten Dokumentenprozess zu optimieren. Die Lösung unterstützt die wichtigsten Signaturarten, die in Brasilien und weltweit verwendet werden, einschließlich Signaturen gemäß der eIDAS-Verordnung (EU 910/2014).

Durch die Integration von Autentique mit den KI-gestützten Workflows von meinGPT eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für die automatisierte Dokumentenerstellung, -verwaltung und -unterzeichnung. Diese Kombination vereint die rechtssichere elektronische Signatur von Autentique mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung und KI-gestützten Automatisierung von meinGPT – und das alles unter Beachtung höchster Datenschutzstandards und DSGVO-Konformität.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie durch die Verbindung von Autentique und meinGPT Workflows Ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse revolutionieren, Zeit sparen und die Effizienz steigern können.

Warum Autentique mit meinGPT integrieren?

Die Kombination von Autentique mit meinGPT Workflows schafft eine leistungsstarke Synergie, die weit über die Möglichkeiten der einzelnen Lösungen hinausgeht. Die Autentique API ermöglicht eine einfache Integration der elektronischen Signatur in Ihre Systeme, während meinGPT mit seinen KI-Workflows die intelligente Dokumentenerstellung und -automatisierung übernimmt.

Diese Integration bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe:

Die Integration beider Systeme eliminiert Medienbrüche im Dokumentenprozess und schafft einen durchgängig digitalen Workflow. Dokumente werden KI-gestützt erstellt, automatisch zur Unterschrift an die richtigen Personen gesendet, rechtssicher signiert und anschließend in Ihren Systemen abgelegt – alles ohne manuelle Eingriffe.

Über meinGPT – Die DSGVO-konforme KI-Plattform

meinGPT ist eine speziell für deutsche und europäische Unternehmen entwickelte KI-Plattform, die höchste Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit erfüllt. Als europäische Alternative zu anderen KI-Lösungen bietet meinGPT einen DSGVO-konformen Zugang zu den modernsten KI-Technologien.

Die Plattform vereint verschiedene KI-Modelle und Funktionen in einer sicheren, in Europa gehosteten Umgebung. Unternehmen können zwischen verschiedenen KI-Modellen wählen, wie GPT-4o für komplexe Aufgaben, Claude 3.7 Sonnet für Programmierung und technisches Schreiben oder Perplexity für Recherche-Aufgaben mit Internetzugriff.

Eine der Kernfunktionen von meinGPT sind die Workflows, mit denen wiederkehrende Aufgaben automatisiert und Prozesse effizienter gestaltet werden können. Diese Workflows ermöglichen es, komplexe Aufgaben in strukturierte Prozesse zu überführen und Zeit sowie Ressourcen einzusparen.

Mit der Data Vault-Funktion können Unternehmen zudem ihr eigenes Wissen sicher in die Plattform einbringen, sodass die KI-Modelle kontextbezogene und unternehmensspezifische Antworten generieren können.

Wichtige Anwendungsfälle: Autentique und meinGPT in Aktion

Automatisierte Vertragserstellung und -unterzeichnung

Die Herausforderung: Verträge durchlaufen typischerweise einen komplexen Prozess von der Erstellung über Verhandlung bis zur Unterzeichnung. Dieser Prozess ist oft zeitaufwändig, fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen in der Rechtsabteilung und im Vertrieb.

Die Lösung mit Autentique + meinGPT: Ein automatisierter Workflow verknüpft die KI-gestützte Vertragserstellung in meinGPT mit der elektronischen Signatur von Autentique:

1. Ein Trigger in einem CRM-System (z.B. ein neuer qualifizierter Lead) startet den meinGPT-Workflow.

2. Der Workflow verwendet das KI-Modell GPT-4o, um basierend auf hinterlegten Vertragsvorlagen und den spezifischen Kundendaten einen maßgeschneiderten Vertrag zu erstellen.

3. Der Workflow nutzt den Data Vault von meinGPT, um unternehmensspezifische Klauseln und Regelungen korrekt in den Vertrag einzubauen.

4. Nach Freigabe durch einen Mitarbeiter (optional) wird der Vertrag automatisch via Make an Autentique übermittelt.

5. Autentique fügt die nötigen Unterschriftsfelder ein und sendet das Dokument an alle Unterzeichner.

6. Die Unterzeichner erhalten automatisch eine E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht mit einem Link zum Signieren des Dokuments.

7. Nach erfolgreicher Unterzeichnung wird das signierte Dokument zurück an meinGPT übermittelt und in den relevanten Systemen (CRM, DMS) abgelegt.

Der Hauptvorteil: Reduzierung der Vertragserstellungs- und -unterzeichnungszeit von Tagen oder Wochen auf Minuten oder Stunden. Die rechtssichere elektronische Signatur sorgt für volle Compliance bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung.

Intelligente Dokumentenprüfung und -signatur

Die Herausforderung: Eingehende Dokumente wie Lieferantenverträge oder Kundenanfragen müssen geprüft, bewertet und oft gegengezeichnet werden. Die manuelle Prüfung ist zeitaufwändig und erfordert Fachwissen.

Die Lösung mit Autentique + meinGPT: Ein intelligenter Prüf- und Signatur-Workflow:

1. Eingehende Dokumente werden in meinGPT hochgeladen oder per E-Mail empfangen.

2. Das KI-Modell Claude 3.7 Sonnet analysiert den Inhalt des Dokuments, extrahiert wesentliche Informationen wie Vertragsbedingungen, Fristen und Verpflichtungen.

3. Der Workflow vergleicht die extrahierten Informationen mit hinterlegten Unternehmensrichtlinien und flaggt kritische Punkte.

4. Bei Bedarf erstellt die KI eine Zusammenfassung oder Bewertung des Dokuments.

5. Nach Freigabe wird das Dokument zur Unterzeichnung an Autentique übermittelt.

6. Bei der Unterzeichnung werden die erforderlichen Informationen (Name, Geburtsdatum) eingetragen, und falls nötig, erfolgt eine biometrische Verifizierung durch ein Selfie.

7. Das signierte Dokument wird automatisch archiviert und relevante Metadaten werden in den Unternehmenssystemen aktualisiert.

Der Hauptvorteil: Drastische Zeitersparnis bei der Dokumentenprüfung bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität. Die KI entdeckt potenzielle Risiken, die menschlichen Prüfern entgehen könnten, während der sichere Signaturprozess die Rechtskonformität sicherstellt.

Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten

Die Herausforderung: HR-Abteilungen verbringen viel Zeit mit der Erstellung und Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten wie Arbeitsverträgen, Gehaltsabrechnungen oder Zeugnissen. Der Prozess ist arbeitsintensiv und anfällig für Verzögerungen.

Die Lösung mit Autentique + meinGPT: Ein HR-Dokumenten-Workflow:

1. HR-Prozesse (z.B. Einstellung eines neuen Mitarbeiters) lösen automatisch einen meinGPT-Workflow aus.

2. Der Workflow erstellt basierend auf Mitarbeiterdaten und Vorlagen personalisierte Dokumente wie Arbeitsverträge oder Willkommensschreiben.

3. Die Dokumente werden zur Unterzeichnung an Autentique übermittelt.

4. Autentique platziert die Signaturfelder an den vorgesehenen Stellen im Dokument.

5. Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten Benachrichtigungen zur Unterzeichnung.

6. Die Unterzeichner können zwischen verschiedenen Signaturoptionen wählen, wie einer generierten Signatur basierend auf ihrem Namen, einer eigenen Signatur oder einem "elektronisch signiert"-Tag.

7. Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente automatisch in der Personalakte abgelegt.

Der Hauptvorteil: Beschleunigung von HR-Prozessen, verbesserte Mitarbeitererfahrung durch schnellere Abwicklung und höhere Compliance durch standardisierte Prozesse und rechtssichere Signaturen.

Einrichtung Ihrer Autentique und meinGPT Integration

Die Integration von Autentique und meinGPT kann auf verschiedene Weisen erfolgen, je nach Ihren spezifischen Anforderungen und technischen Ressourcen. Hier sind die grundlegenden Schritte:

1. Konten einrichten: Erstellen Sie Konten bei meinGPT und Autentique, falls Sie noch keine haben.

2. API-Zugriff konfigurieren: Richten Sie die API-Zugänge für beide Plattformen ein.

3. Integration über Make: Die einfachste Methode ist die Integration über Make (ehemals Integromat), eine No-Code-Automatisierungsplattform, die mit beiden Systemen kompatibel ist.

4. Workflows definieren: Erstellen Sie in meinGPT Workflows, die Dokumente erstellen oder verarbeiten sollen.

5. Signaturprozess einrichten: Definieren Sie in Autentique die Signaturanforderungen und -prozesse.

6. Automatisierung konfigurieren: Verbinden Sie in Make beide Systeme und definieren Sie die Trigger und Aktionen.

Für detaillierte Informationen zur Integration besuchen Sie die meinGPT-Integrationsseite.

Maximalen Nutzen erzielen: Tipps für Ihre Autentique-meinGPT Workflows

Um das volle Potenzial der Integration von Autentique und meinGPT auszuschöpfen, befolgen Sie diese bewährten Praktiken:

1. Das richtige KI-Modell wählen: Für komplexe Vertragserstellung und -analyse empfiehlt sich GPT-4o, während Claude 3.7 Sonnet besonders gut für technische Dokumente geeignet ist.

2. Unternehmenswissen einbinden: Nutzen Sie den meinGPT Data Vault, um unternehmensspezifische Informationen wie Vertragsvorlagen, Compliance-Richtlinien oder Branchenwissen in die Dokumentenerstellung einzubinden.

3. Workflow-Schritte optimieren: Teilen Sie komplexe Prozesse in mehrere kleinere Workflow-Schritte auf, um die Transparenz zu erhöhen und die Fehlerbehebung zu erleichtern.

4. Signaturstufen anpassen: Autentique unterstützt verschiedene Signaturarten gemäß der eIDAS-Verordnung. Wählen Sie die für Ihren Anwendungsfall geeignete Signaturart (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert).

5. Validierungsmethoden nutzen: Autentique bietet verschiedene Verifizierungsmethoden, wie biometrische Verifikation. Nutzen Sie diese für sensible Dokumente.

6. Automatische Dokumentausgabe konfigurieren: Richten Sie in meinGPT die Dokumentausgabe so ein, dass sie optimal mit Autentique zusammenarbeitet. Wählen Sie das passende Format und die Struktur.

7. Prozessmonitoring implementieren: Überwachen Sie den gesamten Workflow von der Dokumentenerstellung bis zur Signatur und Archivierung, um Engpässe zu identifizieren und zu beheben.

Häufig gestellte Fragen zur Autentique-meinGPT Integration

Frage: Ist die Kombination von Autentique mit meinGPT DSGVO-konform?

Antwort: Ja, meinGPT ist eine speziell für den europäischen Markt entwickelte KI-Plattform mit vollständiger DSGVO-Konformität. Autentique erfüllt ebenfalls die Anforderungen der eIDAS-Verordnung für elektronische Signaturen.

Frage: Welche Dokumententypen können mit der Integration bearbeitet werden?

Antwort: Autentique unterstützt verschiedene Dateiformate wie doc, docx und PDF, die auch von meinGPT verarbeitet werden können. Die Integration eignet sich für nahezu alle Arten von Geschäftsdokumenten.

Frage: Benötige ich technisches Know-how für die Einrichtung der Integration?

Antwort: Für die grundlegende Integration über Make ist kein Programmierwissen erforderlich. Für komplexere, direkte API-Integrationen sind jedoch technische Kenntnisse vorteilhaft oder die Unterstützung durch IT-Fachleute empfehlenswert.

Frage: Wie sicher sind die Dokumente und Daten in diesem Workflow?

Antwort: Beide Plattformen bieten hohe Sicherheitsstandards. meinGPT hostet alle Daten in Europa und implementiert strikte Sicherheitsmaßnahmen. Autentique speichert signierte Dokumente sicher und protokolliert alle Aktivitäten in einem Aktionsverlauf.

Frage: Können mehrere Personen ein Dokument unterzeichnen?

Antwort: Ja, Autentique ermöglicht das Versenden von Dokumenten zur Unterzeichnung an mehrere Personen per E-Mail, WhatsApp oder SMS. Der Prozess kann vollständig im Workflow automatisiert werden.

Frage: Welche Kosten entstehen für die Integration?

Antwort: Die Kosten setzen sich aus den Abonnements für meinGPT, Autentique und ggf. Make zusammen. Autentique bietet ein Freemium-Modell mit bis zu 20 kostenlosen Dokumenten pro Monat, während die Preise für meinGPT von Ihrem spezifischen Nutzungsprofil abhängen.

Fazit

Die Integration von Autentique und meinGPT Workflows schafft eine leistungsstarke Lösung für die automatisierte, KI-gestützte Dokumentenerstellung und -signatur. Diese Kombination ermöglicht es Unternehmen, ihre dokumentenbasierten Prozesse zu revolutionieren und gleichzeitig höchste Standards in Bezug auf Rechtssicherheit und Datenschutz zu gewährleisten.

Von der automatisierten Vertragserstellung über die intelligente Dokumentenprüfung bis hin zum effizienten HR-Dokumentenmanagement – die Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen und Prozessverbesserungen sind vielfältig. Besonders in Zeiten zunehmender Digitalisierung und hybrider Arbeitsmodelle bietet diese Integration einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Durch die nahtlose Verbindung der elektronischen Signatur von Autentique mit den KI-gestützten Workflows von meinGPT können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Qualität ihrer Dokumente verbessern und die Compliance sicherstellen.

Machen Sie den nächsten Schritt mit meinGPT

Bereit, Ihre dokumentenbasierten Prozesse auf die nächste Stufe zu heben? Mit meinGPT und Autentique steht Ihnen eine leistungsstarke, DSGVO-konforme Lösung zur Verfügung.

• Erfahren Sie mehr über meinGPT und entdecken Sie die Möglichkeiten der KI-Plattform für Ihr Unternehmen.

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Revolutionieren Sie noch heute Ihre Dokumentenprozesse mit der intelligenten Kombination aus KI-gestützten Workflows und rechtssicherer elektronischer Signatur!

Quellen

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