Wave-Integration mit meinGPT: Buchhaltung automatisieren und optimieren mit KI-Workflows

Einleitung

Wave Accounting ist eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware, mit der Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Einnahmen und Ausgaben behalten können. Die Plattform ermöglicht es, Finanzdaten manuell einzupflegen, per Belegscan zu erfassen oder automatisch aus verknüpften Bankkonten zu importieren. Mit dem integrierten Berichtswesen lassen sich aussagekräftige Reports wie Cashflow-Analysen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder Gewinn-und-Verlust-Rechnungen erstellen.

Doch was wäre, wenn Sie diese bereits nützliche Plattform mit der Kraft moderner KI-Workflows kombinieren könnten? Genau hier kommt meinGPT ins Spiel – die DSGVO-konforme KI-Plattform, die speziell für deutsche und europäische Unternehmen entwickelt wurde.

Die Integration von Wave mit meinGPT-Workflows eröffnet völlig neue Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung Ihrer Buchhaltungsprozesse. Von der intelligenten Rechnungserstellung über die automatische Kategorisierung von Ausgaben bis hin zur KI-gestützten Finanzanalyse – diese Kombination ermöglicht es Ihnen, Ihre Finanzverwaltung auf ein neues Level zu heben und gleichzeitig wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Wave mit meinGPT-Workflows verbinden können, welche Vorteile diese Integration bietet und welche konkreten Anwendungsfälle sich für Ihr Unternehmen ergeben.

Warum Wave mit meinGPT integrieren?

Wave ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die entwickelt wurde, um Buchhaltungsprozesse für Unternehmen zu vereinfachen. Sie wird häufig für Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung, Gehaltsabrechnung, Belegscannung und andere Finanzmanagementfunktionen genutzt. Wave vereinfacht die Dateneingabe und stellt die benötigten Finanzberichte zur Verfügung, sodass Unternehmen mehr Zeit für ihre Kernkompetenzen haben. Die Buchhaltung ist zudem nahtlos mit Fakturierung, Belegscannung, Zahlungsabwicklung und Gehaltsabrechnung integriert.

Während Wave bereits eine effiziente Lösung für grundlegende Buchhaltungsaufgaben darstellt, kann die Integration mit meinGPT-Workflows Ihre Finanzprozesse durch intelligente Automatisierung und KI-gestützte Analysen erheblich verbessern. Die Kombination beider Plattformen schafft Synergien, die sowohl Zeit sparen als auch die Qualität und Tiefe Ihrer Finanzprozesse verbessern.

Die KI-gestützte Buchhaltung spielt in modernen Unternehmen eine zunehmend zentrale Rolle. Die Digitalisierung und der technologische Fortschritt haben die Geschäftsprozesse in vielen Bereichen grundlegend verändert – und so auch im Rechnungswesen. Von der KI profitiert besonders die Buchhaltung. War diese lange Zeit durch traditionelle manuelle Prozesse und umfangreiche Papierarbeit geprägt, erlebt sie heute eine Revolution. Die Einführung von KI in die Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine präzise Datenverarbeitung und Fehlerreduktion. Kurzum: Mit der KI-Buchhaltung wird der Weg frei für eine moderne und effiziente Finanzverwaltung. Die KI nützt der Buchhaltung sowie dem Rechnungswesen im Allgemeinen, indem sie Buchhaltungsprozesse automatisiert und optimiert.

Vergleich: Wave-Funktionen und meinGPT-Erweiterungen

Funktionsbereich	Was Wave bietet	Was meinGPT hinzufügt	Kombinierter Mehrwert
Rechnungsstellung	Erstellung von Angeboten und Rechnungen mit anpassbarem Design	KI-generierte Rechnungstexte, automatische Prüfung und Optimierung	Professionelle, fehlerfreie Rechnungen in Sekundenschnelle
Belegerfassung	Digitale Erfassung von Belegen mit OCR-Technologie	Intelligente Analyse und Kontextverstehen von Dokumenten	Automatische Kategorisierung mit höherer Genauigkeit und Kontextverständnis
Finanzreporting	Finanzberichte mit Vergleichen von Monat zu Monat oder Jahr zu Jahr	KI-gestützte Interpretation und Handlungsempfehlungen	Automatische Identifikation von Trends, Risiken und Optimierungspotentialen
Kundenverwaltung	Anlegen und Verwalten von Kunden	Intelligente Kundenanalyse und Segmentierung	Personalisierte Angebote basierend auf Kundenverhalten und -präferenzen
Dateneingabe	Automatische Bankverbindungen für Datenimport ohne manuelle Eingabe	Intelligente Datenprüfung und Fehlerkorrektur	Hochwertigere Datenbasis durch automatische Validierung und Bereinigung

Über meinGPT – Die DSGVO-konforme KI-Plattform

meinGPT ist eine speziell für deutsche und europäische Unternehmen optimierte KI-Plattform, die DSGVO-konformen Zugang zu modernsten KI-Technologien bietet. Als zentrale Plattform für alle KI-Anwendungen vereint meinGPT verschiedene Modelle und Funktionen in einer sicheren, in Europa gehosteten Umgebung.

Vorteile von meinGPT

DSGVO-Konformität: Alle Dienste werden in Europa gehostet und erfüllen strengste Datenschutzanforderungen
Zentrale KI-Plattform: Zugriff auf alle führenden KI-Modelle über eine einheitliche Oberfläche
Vielseitige KI-Tools: Von Textgenerierung über Meeting-Transkription bis hin zu Bild- und Videogenerierung
Maßgeschneiderte Workflows: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben mit individuellen KI-Workflows
Unternehmensintegration: Nahtlose Verbindung mit bestehenden Systemen und Geschäftsprozessen
Expertenunterstützung: Umfassende Beratung und Unterstützung bei der Einführung und Nutzung der Plattform

meinGPT Workflows ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Ein Workflow ist eine Abfolge von vordefinierten Schritten, die von der KI ausgeführt werden, um komplexe Aufgaben strukturiert zu lösen. Besonders leistungsstark werden Workflows durch die Integration mit Make (ehemals Integromat), die es ermöglicht, Ihre meinGPT-Workflows mit über 1000 Apps und Diensten zu verbinden.

Wichtige Anwendungsfälle: Wave und meinGPT in Aktion

Die Kombination von Wave und meinGPT-Workflows eröffnet zahlreiche praktische Anwendungsfälle, die Ihre Buchhaltungsprozesse revolutionieren können. Hier sind die vier vielversprechendsten Szenarien:

Intelligente Belegverarbeitung und automatische Kategorisierung

Die Herausforderung: Die Buchhaltung ist ein Kernprozess für viele Unternehmen, da sie eine zentrale Rolle bei der Finanzierung spielt. Ohne eine effektive Buchhaltung könnte das Unternehmen Schwierigkeiten haben, seine Finanzen zu verwalten und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Es ist wichtig, dass Unternehmen die notwendigen Schritte unternehmen, um ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, um sicherzustellen, dass sie schnell auf Veränderungen im Markt reagieren und wettbewerbsfähig bleiben können. Besonders die manuelle Kategorisierung von Belegen kostet wertvolle Zeit und ist fehleranfällig.

Die Lösung mit Wave + meinGPT: 1. Auslöser in Wave: Ein neuer Beleg wird in Wave hochgeladen oder gescannt 2. Übergabe an meinGPT: Über Make.com wird der Beleg an einen meinGPT-Workflow gesendet 3. KI-Analyse: Der meinGPT-Workflow mit Claude 3.7 Sonnet (ideal für komplexe Dokumentenanalyse) analysiert den Beleg, erkennt Lieferanten, Beträge und Leistungsarten 4. Intelligente Kategorisierung: Basierend auf dem Data Vault mit Unternehmensrichtlinien und früheren Kategorisierungen schlägt die KI die passende Kategorie vor 5. Zurückspielen in Wave: Die Kategorisierungsinformation wird über Make.com zurück an Wave übermittelt

Der Hauptvorteil: Erhebliche Zeitersparnis durch automatische Kategorisierung bei gleichzeitig höherer Konsistenz und Genauigkeit. KI macht es möglich, am Standort kontrolliert zu arbeiten und ein bisher undenkbares Effizienzniveau zu erreichen. Daneben helfen KI-Lösungen auch, Fehler zu vermeiden und Risiken zu senken.

KI-gestützte Finanzanalyse und Cashflow-Prognose

Die Herausforderung: Cash-Flow-Management und Liquiditätsprognosen sind essentiell für Unternehmen. Diese Informationen helfen dabei, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Eine optimierte Liquiditätsplanung sichert die finanzielle Stabilität des Unternehmens. Traditionelle Buchhaltungssysteme bieten nur begrenzte Prognosefähigkeiten.

Die Lösung mit Wave + meinGPT: 1. Datenextraktion aus Wave: Über die Zapier/Make-Integration werden Finanzdaten (Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen) regelmäßig aus Wave exportiert 2. KI-Analyse in meinGPT: Ein spezieller Workflow mit GPT-4o (optimal für komplexes Reasoning) analysiert die Finanzdaten 3. Musterkennung: Die KI erkennt saisonale Muster, Trends und potenzielle Liquiditätsrisiken 4. Prognose-Erstellung: Der Workflow erstellt eine detaillierte Cashflow-Prognose für die kommenden Monate 5. Handlungsempfehlungen: Die KI generiert konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung des Cashflows 6. Dokumentausgabe: Die Ergebnisse werden als strukturiertes PDF-Dokument exportiert und in Wave gespeichert

Der Hauptvorteil: Durch die Clusteranalyse von Lieferanten- und Zahlungsdaten können Unternehmen Zahlungskreisläufe optimieren und das Working Capital verbessern. Die Optimierung der Zahlungskreisläufe ermöglicht es Unternehmen, ihre Liquiditätsposition zu stärken und ihre finanzielle Leistungsfähigkeit zu steigern.

Automatisierte Rechnungserstellung mit KI-generierten Texten

Die Herausforderung: Die Erstellung von professionellen, kundenspezifischen Rechnungen ist zeitaufwändig, besonders wenn individuelle Beschreibungen und Positionen erstellt werden müssen. Konsistenz und korrekte Formulierungen sind dabei entscheidend.

Die Lösung mit Wave + meinGPT: 1. Trigger bei Auftragsabschluss: Nach Abschluss eines Auftrags in Ihrem CRM-System wird ein Make.com-Workflow ausgelöst 2. Datensammlung: Make.com sammelt alle relevanten Auftragsdaten, Kundendaten und Produkt-/Dienstleistungsinformationen 3. KI-Textgenerierung: Ein meinGPT-Workflow mit Perplexity Online (ideal für präzise, faktenbasierte Inhalte) generiert professionelle Rechnungstexte und Positionsbeschreibungen 4. Variablenbasierte Anpassung: Verschiedene Kundensegmente {{Kundensegment}} oder Produktkategorien {{Produktkategorie}} werden durch den Einsatz von Variablen individuell angesprochen 5. Rechnungserstellung in Wave: Die generierten Texte werden automatisch in Wave eingefügt und eine neue Rechnung angelegt 6. Qualitätssicherung: Optional kann ein Genehmigungsschritt für die KI-generierten Texte eingebaut werden

Der Hauptvorteil: Erhebliche Zeitersparnis bei der Rechnungserstellung bei gleichzeitiger Erhöhung der Professionalität und Konsistenz durch KI-generierte Texte, die perfekt auf Ihre Unternehmenssprache abgestimmt sind.

Automatisierte Steuerberechnung und -vorbereitung

Die Herausforderung: Steuerberechnungen und -erklärungen erfordern viel Zeit und Fachwissen. Fehler können kostspielige Konsequenzen haben. Eine korrekte und zeitnahe Steuerberechnung sicherzustellen ist eine Herausforderung für viele Unternehmen.

Die Lösung mit Wave + meinGPT: 1. Regelmäßiger Datenexport: Finanzdaten werden in festgelegten Intervallen (monatlich, quartalsweise) aus Wave exportiert 2. KI-gestützte Analyse: Ein meinGPT-Workflow mit o3-mini (optimiert für mathematische Berechnungen) analysiert die Finanzdaten im Hinblick auf steuerliche Aspekte 3. Automatische Berechnung: Die KI berechnet Umsatzsteuer, Vorsteuer und andere relevante Steuerpositionen 4. Prüfung auf Optimierungspotenzial: Der Workflow identifiziert mögliche steuerliche Optimierungspotenziale 5. Vorbereitung der Steuerunterlagen: Die KI erstellt eine strukturierte Zusammenfassung aller steuerrelevanten Daten 6. Integration mit Steuerberatern: Die aufbereiteten Unterlagen können direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden

Der Hauptvorteil: Reduzierung von Fehlern bei der Steuerberechnung, Zeitersparnis für den Steuerberater und frühzeitige Identifikation von Optimierungspotenzialen.

Vergleich der Anwendungsfälle

Anwendungsfall	Komplexitätsstufe	Setup-Dauer	Wartungsaufwand	Ideal für
Intelligente Belegverarbeitung	Mittel	2-3 Tage	Minimal	Alle Unternehmen mit regelmäßigen Belegen
KI-gestützte Finanzanalyse	Hoch	3-5 Tage	Quartalsweise Anpassung	Unternehmen mit Wachstumskurs oder saisonalen Schwankungen
Automatisierte Rechnungserstellung	Niedrig	1-2 Tage	Gelegentliche Textanpassungen	Dienstleister mit wiederkehrenden Rechnungen
Steuerberechnung und -vorbereitung	Hoch	4-6 Tage	Jährliche Überprüfung	Unternehmen mit komplexer Steuersituation

Einrichtung Ihrer Wave und meinGPT Integration

Die Integration von Wave mit anderen Tools erfolgt am einfachsten über Integrationsdienste wie Zapier. Dieser Service ermöglicht es Ihnen, automatisierte Verbindungen, sogenannte Zaps, ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Für die Integration von Wave mit meinGPT-Workflows stehen Ihnen zwei Hauptwege zur Verfügung:

Integration über Make (ehemals Integromat)

Mit Make können Sie visuell Wave in jeden Workflow integrieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen – ohne Programmierung. Es stehen zahlreiche vorgefertigte Templates zur Verfügung, die mit wenigen Klicks eingerichtet werden können.

Make ist eine leistungsstarke Plattform, die Wave und meinGPT nahtlos verbinden kann. Der visuelle Workflow-Builder macht es einfach, komplexe Integrationen zu erstellen:

Erstellen Sie ein Make.com-Konto und richten Sie die Verbindungen zu Wave und meinGPT ein
Nutzen Sie den visuellen Editor, um Workflows zu erstellen, die Trigger in Wave mit Aktionen in meinGPT verbinden
Testen Sie die Integration in einer Sandbox-Umgebung
Aktivieren Sie den Workflow und überwachen Sie die Ausführung

Beispielsweise kann ein Workflow erstellt werden, der bei jeder neuen Wave-Quittung automatisch eine Buchungstransaktion erfasst. Falls der Kunde noch nicht existiert, wird dieser automatisch angelegt. Anschließend wird eine Einnahmenbuchung mit den Kundeninformationen in Wave gespeichert.

Integration über Zapier

Zapier ermöglicht es Ihnen, Wave sofort mit den Apps zu verbinden, die Sie täglich nutzen. Wave lässt sich mit 8.000 anderen Apps auf Zapier verbinden – der einfachste Weg, Ihre Arbeit zu automatisieren.

Die Einrichtung über Zapier ist ähnlich wie bei Make:

Erstellen Sie ein Zapier-Konto und verbinden Sie Ihre Wave- und meinGPT-Konten
Wählen Sie einen Trigger in Wave (z.B. neue Rechnung, neuer Kunde)
Definieren Sie die Aktion in meinGPT (z.B. Workflow starten)
Konfigurieren Sie die Datenübertragung zwischen den Systemen
Testen und aktivieren Sie den Zap

Zapiers automatisierte Workflows (sogenannte Zaps) ermöglichen es Ihnen, Wave mit Ihren meistgenutzten Apps zu verbinden. Sie können damit Verkaufsdaten konsolidieren, Kunden zu Ihrer E-Mail-Liste hinzufügen und automatisch Backups erstellen.

Integrationsvergleichstabelle

Integrationsart	Anwendungsfall	Vorteile	Einrichtungsaufwand	Empfohlen für
Make.com-Integration	Komplexe, mehrstufige Workflows	Visuelle Gestaltung, umfangreiche Datentransformationen, bedingte Logik	Mittel	Unternehmen mit komplexen Prozessen und mehreren Systemverknüpfungen
Zapier-Integration	Einfache Punkt-zu-Punkt-Verbindungen	Schnelle Einrichtung, große Anzahl an vorgefertigten Integrationen	Niedrig	Einsteiger, kleine Unternehmen mit einfachen Automatisierungsbedürfnissen
Webhooks (für Entwickler)	Hochgradig anpassbare Integrationen	Maximale Flexibilität, spezifische Anpassungen möglich	Hoch	Unternehmen mit eigenen Entwicklern und spezifischen Anforderungen

Maximalen Nutzen erzielen: Tipps für Ihre Wave-meinGPT Workflows

Um das volle Potenzial der Integration von Wave mit meinGPT-Workflows auszuschöpfen, befolgen Sie diese bewährten Praktiken:

Die richtigen KI-Modelle wählen

meinGPT bietet Zugang zu verschiedenen KI-Modellen, die jeweils ihre eigenen Stärken haben:

GPT-4o: Ideal für komplexe Analysen und Finanzprognosen
Claude 3.7 Sonnet: Hervorragend für Dokumentenanalyse und komplexe Abfragen
o3-mini: Perfekt für mathematische Berechnungen und Datenanalysen
Perplexity Online: Optimal für recherchierte, faktenbasierte Inhalte

Wählen Sie das Modell, das am besten zu Ihrer spezifischen Aufgabe passt. Für die Belegkategorisierung ist beispielsweise Claude 3.7 Sonnet eine gute Wahl, während für Finanzprognosen GPT-4o besser geeignet ist.

Effektiver Einsatz von Variablen in meinGPT-Workflows

Variablen wie {{Kunde}}, {{Betrag}} oder {{Kategorie}} machen Ihre Workflows dynamisch und anpassungsfähig. Definieren Sie Variablen für alle Elemente, die sich von Ausführung zu Ausführung ändern könnten, um maximale Flexibilität zu gewährleisten.

Unternehmenswissen im Data Vault nutzen

Process Mining nutzt Daten aus IT-Systemen, um die tatsächlichen Abläufe in Geschäftsprozessen zu visualisieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Durch den Einsatz von KI können Process Mining Lösungen automatisch Empfehlungen zur Prozessoptimierung geben. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) setzt KI ein, um Dokumente wie Rechnungen oder E-Mails automatisch zu erfassen, zu verstehen und in Geschäftsprozesse zu integrieren. In Kombination mit Process Mining ermöglicht dies eine durchgängige Automatisierung.

Nutzen Sie den meinGPT Data Vault, um relevante Finanzrichtlinien, Buchhaltungsregeln und unternehmensspezifische Kontenpläne zu hinterlegen. So kann die KI kontextbezogene Entscheidungen treffen, die zu Ihrem Unternehmen passen.

Schrittweise Implementierung

Beginnen Sie mit einfachen Workflows und erweitern Sie diese nach und nach. Starten Sie beispielsweise mit der automatischen Belegkategorisierung, bevor Sie komplexere Anwendungen wie die Cashflow-Prognose implementieren.

Dokumentausgabe optimieren

Konfigurieren Sie die Dokumentausgabe Ihrer Workflows so, dass sie perfekt zu Ihren Anforderungen passt. meinGPT bietet verschiedene Formate wie PDF, DOCX oder XLSX, die Sie je nach Anwendungsfall wählen können.

Häufig gestellte Fragen zur Wave-meinGPT Integration

Frage: Wie sicher ist die Übertragung meiner Finanzdaten zwischen Wave und meinGPT?
Antwort: Sowohl Wave als auch meinGPT legen höchsten Wert auf Datensicherheit. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, und meinGPT ist vollständig DSGVO-konform mit Hosting in Europa.

Frage: Welche technischen Voraussetzungen benötige ich für die Integration von Wave und meinGPT?
Antwort: Sie benötigen lediglich Zugänge zu Wave, meinGPT und einem Integrationsdienst wie Make oder Zapier. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Frage: Kann ich bestehende Wave-Daten in meinGPT-Workflows nutzen?
Antwort: Ja, über die Integration können alle in Wave gespeicherten Daten wie Kunden, Rechnungen und Transaktionen in meinGPT-Workflows verwendet werden.

Frage: Wie oft werden die Daten zwischen Wave und meinGPT synchronisiert?
Antwort: Die Synchronisierungsfrequenz können Sie selbst festlegen – von Echtzeit-Updates bis hin zu regelmäßigen Intervallen (stündlich, täglich, wöchentlich).

Frage: Ist die Wave-meinGPT Integration auch für kleine Unternehmen geeignet?
Antwort: Absolut! Wave ist eine effektive Lösung für kleinere Unternehmen, wobei 72% der Nutzer aus Firmen mit einem bis zehn Mitarbeitern stammen. Die Integration mit meinGPT ist besonders für kleine Unternehmen wertvoll, da sie ohne zusätzliches Personal Buchhaltungsprozesse automatisieren können.

Frage: Wie kann ich die Leistung meiner Wave-meinGPT Integration messen?
Antwort: Ein systematisches Monitoring und Reporting der Ergebnisse nach der KI-Implementierung ermöglicht die Bewertung der Effizienz und Effektivität der eingesetzten Lösungen. Die kontinuierliche Analyse und Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens sind wichtig für eine langfristig erfolgreiche KI-Integration.

Fazit

Die Integration von Wave mit meinGPT-Workflows bietet Unternehmen aller Größen eine leistungsstarke Möglichkeit, ihre Buchhaltungsprozesse zu revolutionieren. Durch die Kombination einer benutzerfreundlichen Buchhaltungssoftware mit den fortschrittlichen KI-Fähigkeiten von meinGPT entstehen Synergien, die weit über die Möglichkeiten der einzelnen Plattformen hinausgehen.

Moderne Buchhaltungssoftware, unterstützt durch Künstliche Intelligenz, automatisiert Routineaufgaben, reduziert Fehler und ermöglicht eine präzise Datenanalyse. Diese technologischen Fortschritte tragen wesentlich zur digitalen Transformation in Unternehmen bei und ermöglichen ein Höchstmaß an Effizienz und Genauigkeit in der Finanzverwaltung.

Die vorgestellten Anwendungsfälle – von der intelligenten Belegverarbeitung über KI-gestützte Finanzanalyse bis hin zur automatisierten Rechnungserstellung und Steuerberechnung – zeigen das enorme Potenzial dieser Integration. Mit den richtigen Werkzeugen und Strategien können Sie Ihre Finanzverwaltung auf ein neues Level heben, Zeit sparen und fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen.

Insgesamt bieten die Anwendungsfälle von Künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung Unternehmen die Möglichkeit, ihre finanzielle Leistungsfähigkeit zu verbessern, Risiken zu minimieren und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen ihre Effizienz steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie Daten in wertvolle Erkenntnisse und Handlungsstrategien umwandeln.

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Nutzen Sie die Möglichkeiten der Integration von Wave mit meinGPT-Workflows, um Ihre Buchhaltung zu transformieren und Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten:

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