Microsoft 365 People mit meinGPT Workflows integrieren: KI-gestützte Kontaktautomatisierung für Unternehmen

In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist effiziente Kontaktverwaltung und Personalisierung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Die Kombination von Microsoft 365 People mit der DSGVO-konformen meinGPT-Plattform eröffnet Unternehmen völlig neue Möglichkeiten, ihre Kontaktdaten intelligent zu nutzen und Kommunikationsprozesse zu automatisieren. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diese leistungsstarke Integration optimal einsetzen können.

Warum Microsoft 365 People mit meinGPT integrieren?

Microsoft 365 People (über die Microsoft Graph API) ermöglicht den Zugriff auf die für Benutzer relevantesten Kontakte. Die Relevanz wird dabei durch Kommunikations- und Zusammenarbeitsmuster sowie Geschäftsbeziehungen bestimmt. Diese Kontakte können lokale Kontakte aus dem Organisationsverzeichnis oder aus der jüngsten Kommunikation stammen. Die API bietet außerdem eine unscharfe Suchmöglichkeit und kann die für einen anderen Benutzer relevanten Kontakte in der Organisation des angemeldeten Benutzers abrufen. Diese Funktionalität ist besonders nützlich für Szenarien wie das Verfassen von E-Mails oder das Erstellen von Meetings.

Die Integration von Microsoft 365 People mit meinGPT-Workflows schafft einen bedeutenden Mehrwert durch die Verbindung von Kontaktdaten mit intelligenter KI-Verarbeitung. Diese Synergie ermöglicht es Unternehmen, Kommunikationsprozesse zu automatisieren, personalisierte Inhalte zu erstellen und datengestützte Entscheidungen auf Basis von Kontaktinformationen zu treffen.

Funktionsbereich	Was Microsoft 365 People bietet	Was meinGPT hinzufügt	Kombinierter Mehrwert
Kontaktverwaltung	Zugriff auf relevante Kontakte, Organisationsverzeichnis und Kommunikationshistorie	KI-gestützte Analyse von Kontaktdaten, Mustererkennung	Intelligente Kontaktsegmentierung und priorisierte Kommunikation
Kommunikation	E-Mail-Integration, Relevanzbasierte Kontaktvorschläge	Personalisierte Inhaltsgenerierung, Automatisierte Antworten	Kontextsensitive, automatisierte Kommunikation mit konsistentem Unternehmenstonfall
Zusammenarbeit	Gruppenverwaltung, Teamrelevante Kontakte	Optimierte Workflow-Automatisierung, Entscheidungsunterstützung	Effizientere Teamarbeit durch KI-gestützte Prozessoptimierung
Datennutzung	Strukturierte Kontaktdaten, Beziehungsanalyse	Dateninterpretation, Einsichtsgewinnung auf Basis des Data Vault	Wertvolle Geschäftseinblicke aus Kontaktdaten und Kommunikationsmustern

Über meinGPT – Die DSGVO-konforme KI-Plattform

meinGPT ist eine speziell für deutsche und europäische Unternehmen entwickelte KI-Plattform, die besonderen Wert auf Datenschutz und Sicherheit legt. Im Gegensatz zu vielen anderen KI-Lösungen werden bei meinGPT alle Dienste in Europa gehostet und erfüllen die strengen Anforderungen der DSGVO (Details zur Datensicherheit).

Die Plattform bietet eine zentrale Oberfläche für verschiedene KI-Anwendungen – von der Text- und Inhaltserstellung über Meeting-Transkription bis hin zu Bild- und Videogenerierung. Besonders hervorzuheben ist der Workflow Builder von meinGPT, der es ermöglicht, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse mit KI-Unterstützung effizienter zu gestalten.

Ein wichtiger Vorteil von meinGPT ist die Unterstützung verschiedener leistungsstarker KI-Modelle, die je nach Anforderung für unterschiedliche Aufgaben optimiert sind:

Besonders wertvoll für Unternehmen ist der meinGPT Data Vault, der eine sichere Integration von Unternehmenswissen in KI-Workflows ermöglicht. Dadurch können KI-Anwendungen auf spezifisches Firmenwissen zugreifen und kontextrelevante Ergebnisse liefern.

Wichtige Anwendungsfälle: Microsoft 365 People und meinGPT in Aktion

Intelligente E-Mail-Personalisierung für Vertriebsteams

Die Herausforderung: Vertriebsmitarbeiter verbringen viel Zeit damit, E-Mails individuell anzupassen und passende Inhalte für verschiedene Kontakte zu erstellen. Dies ist zeitaufwändig und führt oft zu inkonsistenten Nachrichten.

Die Lösung mit Microsoft 365 People + meinGPT:

1. Ein Trigger in Microsoft 365 erkennt, wenn ein Vertriebsmitarbeiter eine bestimmte Kategorie von Kontakten anschreiben möchte.

2. Die Microsoft 365 People API analysiert die Kontakte des Benutzers sowie das Organisationsverzeichnis und selektiert relevante Personen, was besonders in People-Picker-Szenarien nützlich ist.

3. Diese Kontaktdaten werden über Make.com an einen meinGPT-Workflow übergeben.

4. Der meinGPT-Workflow nutzt die Variable {{KontaktPosition}} und {{Unternehmensbranche}}, um den passenden Kommunikationsstil zu bestimmen.

5. Je nach Kontakttyp wählt der Workflow automatisch das passende KI-Modell (z.B. GPT-4o für kreative Ansprachen oder Claude 3.7 Sonnet für technische Inhalte).

6. Die KI generiert personalisierte E-Mail-Vorlagen, die auf Unternehmensrichtlinien aus dem meinGPT Data Vault basieren.

7. Die fertigen E-Mail-Entwürfe werden zurück an Microsoft 365 übergeben und stehen dem Vertriebsmitarbeiter zur Verfügung.

Der Hauptvorteil: Zeitersparnis von bis zu 70% bei der E-Mail-Erstellung und konsistente Kommunikation mit höheren Antwort- und Konversionsraten.

Automatisierte Kontaktsegmentierung und Nachverfolgung

Die Herausforderung: Die manuelle Kategorisierung und Segmentierung von Geschäftskontakten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Relevante Kontakte werden häufig nicht rechtzeitig nachverfolgt.

Die Lösung mit Microsoft 365 People + meinGPT:

1. Bei Erstellung neuer Kontakte in Microsoft 365 People oder regelmäßig für bestehende Kontakte wird ein automatisierter Workflow gestartet.

2. Die People API liefert Kontakte, geordnet nach ihrer Relevanz für den Benutzer, basierend auf dessen Kontakten, Organisationsverzeichnis und aktueller Kommunikation per E-Mail. Dies ist besonders nützlich für Szenarien, in denen Personen ausgewählt werden müssen.

3. Der meinGPT-Workflow analysiert die Kontaktdaten mit dem Claude 3.7 Sonnet-Modell, das für komplexe Analysen optimiert ist.

4. Die KI kategorisiert Kontakte basierend auf Kommunikationshistorie, Unternehmensrolle und weiteren Faktoren.

5. Für jeden Kontakt werden automatisch Nachverfolgungsvorschläge und optimale Zeitpunkte für die nächste Kommunikation generiert.

6. Das System erstellt automatisch Aufgaben in Microsoft 365 für die Kontaktnachverfolgung.

7. Bei bestimmten Trigger-Ereignissen (z.B. längere Inaktivität eines wichtigen Kontakts) werden automatisch Benachrichtigungen generiert.

Der Hauptvorteil: Verbesserte Kundenbindung durch systematische Kontaktpflege und Reduzierung von übersehenen Geschäftschancen.

KI-gestützte Meeting-Vorbereitung mit Teilnehmeranalyse

Die Herausforderung: Mangelhafte Vorbereitung auf Meetings durch unzureichende Kenntnisse über die Teilnehmer und deren Hintergrund führt zu ineffizientem Austausch.

Die Lösung mit Microsoft 365 People + meinGPT:

1. Vor einem Meeting analysiert der Workflow die Teilnehmerliste und ruft deren E-Mail-Adressen ab. Anschließend werden diese Teilnehmer im Microsoft Entra ID-Verzeichnis nachgeschlagen, um deren Profilinformationen zu erhalten.

2. Diese Daten werden an den meinGPT-Workflow übergeben, der folgende Variablen verwendet:

- {{MeetingThema}}: Das Thema des Meetings - {{Teilnehmerliste}}: Die Liste der Teilnehmer mit ihren Rollen - {{Vorherige_Kommunikation}}: Zusammenfassung früherer Interaktionen

3. Der Workflow verwendet das Perplexity Online-Modell, um zusätzliche relevante Informationen aus dem Internet zu recherchieren.

4. Die KI erstellt ein umfassendes Briefing-Dokument mit:

- Profilen der Teilnehmer

- Relevanten früheren Interaktionen

- Gesprächspunkten basierend auf bisherigen Kommunikationen

- Aktuelle Entwicklungen, die für das Meeting relevant sein könnten

5. Das Dokument wird automatisch an den Kalender-Eintrag angehängt und ist für den Benutzer vor dem Meeting verfügbar.

Der Hauptvorteil: Deutlich verbesserte Meeting-Qualität und Zeitersparnis bei der Vorbereitung durch automatisierte, datengestützte Briefings.

Die Integration von Microsoft 365 People mit meinGPT-Workflows bietet noch viele weitere Anwendungsmöglichkeiten. Diese drei Beispiele zeigen jedoch bereits, wie Unternehmen ihre Kommunikations- und Kontaktmanagementprozesse grundlegend optimieren können.

Anwendungsfall	Komplexitätsstufe	Setup-Dauer	Wartungsaufwand	Ideal für
E-Mail-Personalisierung	Mittel	Mittel	Gelegentliche Anpassungen	Vertriebsteams, Marketing
Kontaktsegmentierung	Komplex	Intensiv	Regelmäßige Updates	CRM-Management, Kundenbetreuung
Meeting-Vorbereitung	Einfach	Kurz	Minimal	Führungskräfte, Projektmanager

Einrichtung Ihrer Microsoft 365 People und meinGPT Integration

Die Verbindung von Microsoft 365 People mit meinGPT kann über die Integrationsplattform Make (ehemals Integromat) erfolgen. Make ermöglicht es, visuelle automatisierte Workflows zu erstellen, indem Apps wie Microsoft 365 People miteinander verbunden werden.

Um die Integration einzurichten, stehen Ihnen je nach technischem Know-how verschiedene Optionen zur Verfügung:

Integrationsart	Anwendungsfall	Vorteile	Einrichtungsaufwand	Empfohlen für
Make-basierte Integration	Komplexe Automatisierungen mit mehreren Systemen	Keine Code-Kenntnisse nötig, visuelle Gestaltung	Niedrig bis mittel	Prozessmanager, Business Analysten
Microsoft Graph API	Direkte Echtzeitverarbeitung von Kontaktdaten	Schnelle Verarbeitung, niedrige Latenz	Mittel bis hoch	Entwicklerteams, technisch versierte Nutzer
REST API über Workflows	Ereignisgesteuerte Aktionen für Kontaktdaten	Schnelle Implementierung, kein zusätzliches Tool nötig	Mittel	Unternehmen mit vorhandenen API-Kenntnissen

Für detaillierte Informationen zu Integrationsoptionen besuchen Sie unsere Integrationsseite.

Maximalen Nutzen erzielen: Tipps für Ihre Microsoft 365 People-meinGPT Workflows

Um das volle Potenzial Ihrer Microsoft 365 People-Integration mit meinGPT auszuschöpfen, befolgen Sie diese Tipps:

Wählen Sie das richtige KI-Modell für verschiedene Kontaktaufgaben:
Verwenden Sie GPT-4o für kreative Kommunikation und Brainstorming
Nutzen Sie Claude 3.7 Sonnet für komplexe Analysen und technische Kommunikation
Setzen Sie Perplexity Online ein, wenn aktuelle Informationen zu Kontakten recherchiert werden müssen
Nutzen Sie die Data Vault-Funktionalität für kontextreiche Kommunikation:
Integrieren Sie Unternehmensrichtlinien und Kommunikationsstandards
Verknüpfen Sie CRM-Daten mit Ihrer Microsoft 365 People-Integration
Hinterlegen Sie Brancheninformationen und Kommunikationsvorlagen
Implementieren Sie effektive Variablen in Ihre Workflows:
{{KontaktTyp}} für unterschiedliche Ansprachen je nach Kontakttyp
{{Kommunikationshistorie}} für kontextbewusste Nachrichten
{{Priorität}} zur Steuerung von Benachrichtigungsfrequenzen
Nutzen Sie die Dokumentausgabe-Funktion für strukturierte Berichte und Analysen:

Beginnen Sie mit einem einfachen Workflow und erweitern Sie diesen schrittweise.

Häufig gestellte Fragen zur Microsoft 365 People-meinGPT Integration

Frage: Welche Berechtigungen werden für die Microsoft 365 People-Integration benötigt? Antwort: Für allgemeine Abfragen der People API wird die Berechtigung "People.Read" benötigt, die eine Endbenutzerzustimmung erfordert. Für den Zugriff auf kontextbezogene Personen anderer Benutzer in der Organisation wird "People.Read.All" benötigt, was eine Administratorzustimmung erfordert.

Frage: Können mit der Integration auch externe Kontakte verarbeitet werden? Antwort: Ja, die People API unterscheidet verschiedene Kontakttypen, darunter "OrganizationContact" (Kontakte im Organisationsadressbuch) und "ImplicitContact" (Entitäten, die aufgrund von Kommunikations-, Kooperations- oder Geschäftssignalen als relevant erachtet werden).

Frage: Wie viele Kontakte kann ich gleichzeitig verarbeiten? Antwort: Standardmäßig werden bei jeder Anfrage 10 Datensätze zurückgegeben. Diese Anzahl kann mit dem Parameter $top geändert werden, z.B. um die Antwort auf drei Datensätze zu beschränken.

Frage: Ist die Integration DSGVO-konform? Antwort: Ja, meinGPT ist von Grund auf DSGVO-konform konzipiert mit europäischem Hosting und strengen Datenschutzmaßnahmen. Dies gilt auch für alle Integrationen, sofern die entsprechenden Einstellungen in Microsoft 365 ebenfalls DSGVO-konform sind.

Frage: Wie kann ich die Relevanz von Kontakten in der Integration nutzen? Antwort: Die People API gibt Personen nach ihrer Relevanz für einen Benutzer zurück, basierend auf dessen Kontakten, Organisationsverzeichnis und aktueller E-Mail-Kommunikation. Diese Relevanzbewertung kann für intelligente Empfehlungen genutzt werden.

Frage: Kann ich die Integration auch ohne Programmierkenntnisse einrichten? Antwort: Ja, mit Make.com können Sie Microsoft 365 People mit meinGPT in wenigen Klicks verbinden und visuelle automatisierte Workflows erstellen, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Fazit

Die Integration von Microsoft 365 People mit meinGPT-Workflows eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Kontaktdaten intelligent zu nutzen und Kommunikationsprozesse zu automatisieren. Durch die Kombination der umfangreichen Kontaktdaten aus Microsoft 365 mit den KI-Fähigkeiten von meinGPT können Unternehmen ihre Kundeninteraktionen personalisieren, Mitarbeitereffizienz steigern und letztlich Geschäftsbeziehungen vertiefen.

Besonders wertvoll ist diese Integration für Vertriebsteams, Kundensupport, Projektmanager und Führungskräfte, die regelmäßig mit verschiedenen Kontakten kommunizieren. Die DSGVO-Konformität von meinGPT stellt dabei sicher, dass alle Prozesse den europäischen Datenschutzstandards entsprechen – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen in Deutschland und Europa.

Machen Sie den nächsten Schritt mit meinGPT

Sind Sie bereit, Ihre Microsoft 365 People-Daten mit intelligenten KI-Workflows zu verbinden? Hier sind Ihre nächsten Schritte:

Erkunden Sie die meinGPT-Plattform und entdecken Sie alle Möglichkeiten
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Sehen Sie sich Fallstudien anderer Unternehmen an, die bereits von meinGPT profitieren
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Steigern Sie noch heute die Effizienz Ihrer Kontaktverwaltung und Kommunikation mit der leistungsstarken Kombination aus Microsoft 365 People und meinGPT!