meinGPT und lexoffice: Intelligente Workflows für Ihre Buchhaltung

Einleitung

Lexware Office (ehemals lexoffice) ist eine leistungsstarke Online-Buchhaltungssoftware, die sich durch ihre nutzerfreundliche Oberfläche, umfangreiche Automatisierungsfunktionen und zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten auszeichnet. Das Programm steht auf Platz 2 in aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleichen und bietet eine Vielzahl von Funktionen für Buchhaltung und Rechnungsstellung. Der Cloud-Dienst verbindet Auftragsbearbeitung, Buchhaltung und Onlinebanking und punktet mit einer verständlichen Oberfläche, nützlichen Assistenten und flexibler Erweiterbarkeit über mehr als 80 Schnittstellen zu angrenzenden Lösungen wie E-Commerce, E-Rechnungen oder Dokumentenverwaltung.

Durch die Integration von lexoffice mit den KI-Workflows von meinGPT eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten, die Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Die Kombination aus der DSGVO-konformen KI-Plattform meinGPT und dem etablierten Buchhaltungssystem lexoffice schafft einen erheblichen Mehrwert: Sie können Routineaufgaben automatisieren, Daten intelligent analysieren lassen und Ihre Buchhaltung auf ein neues Niveau heben.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie die Stärken beider Systeme nutzen können, welche konkreten Anwendungsfälle besonders lohnenswert sind und wie Sie die Integration Schritt für Schritt einrichten können.

Warum lexoffice mit meinGPT integrieren?

Die Integration von lexoffice mit meinGPT bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die jeweiligen Einzellösungen hinausgehen. Während lexoffice ein leistungsstarkes und preislich faires Rechnungs- und Buchhaltungs-Tool mit unzähligen Funktionen und Schnittstellen ist, bringt meinGPT die Kraft modernster KI-Modelle in Ihre Prozesse ein.

Durch die Kombination beider Systeme ergeben sich folgende Synergien:

Automatisierte Datenverarbeitung: Die lexoffice Public API eröffnet vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, beispielsweise die Vernetzung mit Projektmanagement-Software, Vertriebssystemen oder Webshops, um automatisiert E-Rechnungen zu erstellen oder die Verbindung mit CRM-Systemen zur Angebotserstellung. Mit meinGPT können diese Dokumente und Daten intelligent analysiert, kategorisiert und weiterverarbeitet werden.
Intelligente Dokumentenanalyse: Mit lexoffice erledigt sich die Buchhaltung online fast automatisch. Dank integriertem Online-Banking mit automatischem Zahlungsabgleich entfällt das mühsame Vergleichen von Belegen und Kontoauszügen. Man sieht sofort, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört und behält immer den vollen Überblick. meinGPT kann diese Daten zusätzlich analysieren und wertvolle Erkenntnisse liefern, die über die Standardfunktionen hinausgehen.
Nahtlose Prozessintegration: Eine der großen Stärken von lexoffice ist die Integration mit anderen Business-Software-Lösungen über die lexoffice Public API. Dadurch lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren, Medienbrüche vermeiden und Prozesse verschlanken. Insgesamt ermöglichen die verschiedenen lexoffice-Integrationen eine durchgängige Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse. Statt zeitraubendem Hin- und Herschieben von Daten können sich Anwender auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.
DSGVO-konforme KI-Verarbeitung: Während viele KI-Lösungen außerhalb der EU gehostet werden, bietet meinGPT eine vollständig DSGVO-konforme Lösung mit Hosting in Europa – ideal für die sensiblen Daten Ihrer Buchhaltung.
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Die verschiedenen lexoffice-Integrationen bieten Unternehmen große Vorteile und erhöhen den Nutzen der Buchhaltungssoftware erheblich. Durch die Anbindung an verschiedene Systeme lassen sich Medienbrüche vermeiden und Prozesse automatisieren. Dadurch können Anwender ihre Arbeitsabläufe optimieren, Zeit und Kosten sparen und sich besser auf ihr Kerngeschäft fokussieren. Eine Studie von lexoffice zeigt, dass Nutzer der Software durchschnittlich ca. 5.500 € pro Jahr einsparen. Durch die Integrationen entfällt zeitraubendes Übertragen und Abgleichen von Daten zwischen verschiedenen Systemen. meinGPT Workflows verstärken diesen Effekt durch intelligente Automatisierung.

Funktionsbereich	Was lexoffice bietet	Was meinGPT hinzufügt	Kombinierter Mehrwert
Belegverarbeitung	Verabschiedung von Aktenordnern, Beleg-Chaos und Papierkram; Reduzierung des Buchhaltungsaufwands auf ein Mindestmaß	KI-gestützte Textanalyse, Datenextraktion und inhaltliche Kategorisierung	Vollautomatische Belegerfassung mit intelligenter Zuordnung und Kontextverständnis
Rechnungsstellung	Automatischer Abgleich von Zahlungseingängen mit erstellten Rechnungen bzw. offenen Posten	Personalisierte Inhalte, automatische Übersetzung, intelligente Formulierungsvorschläge	Maßgeschneiderte, professionelle Rechnungen mit automatischer Nachverfolgung und KI-basierter Ausreißererkennung
Reporting	Echtzeit-Überblick über Unternehmensgewinn, Drill-Down-Funktionen für detaillierte Einblicke in Einnahmen und Ausgaben	Dateninterpretation, Trendanalysen, natürlichsprachliche Zusammenfassungen	Aussagekräftige, handlungsorientierte Finanzberichte mit automatisch hervorgehobenen Erkenntnissen und Handlungsempfehlungen
Datenaustausch	Bequeme Online-Übermittlung von Daten an Steuerberater (z.B. über die integrierte DATEV-Schnittstelle), Möglichkeit zum Freischalten eines Direkt-Zugangs für die Steuerfachkraft	Automatische Datenvorbereitung, Validierung und Konsistenzprüfung, intelligente Zusammenfassungen	Reibungslose Zusammenarbeit mit Steuerberatern durch intelligente Datenaufbereitung und automatische Dokumentation

Über meinGPT – Die DSGVO-konforme KI-Plattform

meinGPT ist eine speziell für deutsche und europäische Unternehmen optimierte KI-Plattform, die DSGVO-konformen Zugang zu modernsten KI-Technologien bietet (mehr zu Sicherheit und Datenschutz). Als zentrale Plattform für alle KI-Anwendungen vereint meinGPT verschiedene Modelle und Funktionen in einer sicheren, in Europa gehosteten Umgebung.

Die Plattform zeichnet sich besonders durch folgende Eigenschaften aus:

DSGVO-Konformität: Alle Dienste werden in Europa gehostet und erfüllen strengste Datenschutzanforderungen
Zentrale KI-Plattform: Zugriff auf alle führenden KI-Modelle über eine einheitliche Oberfläche
Vielseitige KI-Tools: Von Textgenerierung über Meeting-Transkription bis hin zu Bild- und Videogenerierung
Maßgeschneiderte Workflows: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben mit individuellen KI-Workflows
Unternehmensintegration: Nahtlose Verbindung mit bestehenden Systemen und Geschäftsprozessen

Ein besonderes Highlight von meinGPT sind die Workflows, mit denen Sie komplexe Aufgaben strukturiert lösen können. Jeder Workflow kann individuell angepasst werden – von der Auswahl des passenden KI-Modells bis zur Festlegung spezifischer Variablen und Dokumente. Diese Flexibilität erlaubt es Ihnen, die Workflows präzise an die Anforderungen Ihres Teams oder Unternehmens anzupassen und Zeit sowie Ressourcen einzusparen.

Wichtige Anwendungsfälle: lexoffice und meinGPT in Aktion

Automatisierte Rechnungsanalyse und Belegerfassung

Die Herausforderung: Viele Unternehmen verlieren wertvolle Zeit mit dem manuellen Erfassen und Kategorisieren von Eingangsrechnungen und Belegen. Selbst mit lexoffice, das die Buchhaltung online fast automatisch erledigt und durch integriertes Online-Banking mit automatischem Zahlungsabgleich das mühsame Vergleichen von Belegen und Kontoauszügen erspart, bleibt oft noch manuelle Arbeit für die inhaltliche Analyse und korrekte Zuordnung.

Die Lösung mit lexoffice + meinGPT:

1. Eingehende Rechnungen oder Belege werden in lexoffice hochgeladen oder per E-Mail empfangen.

2. Ein mit Make verbundener meinGPT-Workflow wird automatisch gestartet, sobald neue Dokumente eintreffen.

3. Der Workflow nutzt die KI-Modelle von meinGPT, um die Dokumente zu analysieren, relevante Informationen wie Lieferant, Betrag, Steuersatz und Kostenkategorie zu extrahieren.

4. Die extrahierten Daten werden über die lexoffice API zurück in lexoffice geschrieben und für die Verbuchung vorbereitet.

5. Bei unklaren Positionen oder Unregelmäßigkeiten erzeugt der Workflow automatisch Rückfragen oder Warnungen.

Der Hauptvorteil: Erhebliche Zeitersparnis und höhere Genauigkeit bei der Belegerfassung. Während lexoffice bereits die technische Verarbeitung automatisiert, sorgt meinGPT für inhaltliches Verständnis und intelligente Zuordnung.

Intelligentes Mahnwesen und Kundenkommunikation

Die Herausforderung: Die Lösung für automatisierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen kann Geld und Zeit durch fristgerechte Zahlungseingänge der Kunden sparen. Allerdings ist die Kundenansprache bei Zahlungsverzug ein sensibles Thema, bei dem es auf den richtigen Ton ankommt.

Die Lösung mit lexoffice + meinGPT:

1. lexoffice identifiziert überfällige Rechnungen im System.

2. Diese Informationen werden über Make an einen meinGPT-Workflow weitergeleitet.

3. Der Workflow analysiert die Kundenhistorie, die Dauer des Zahlungsverzugs und weitere relevante Faktoren.

4. Basierend auf dieser Analyse erstellt meinGPT individualisierte, tonlich angemessene Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

5. Diese werden zur Prüfung vorgelegt oder direkt über lexoffice an den Kunden versendet.

6. Der gesamte Kommunikationsverlauf wird automatisch dokumentiert.

Der Hauptvorteil: Effektiveres Mahnwesen durch individualisierte Kommunikation, die die Kundenbeziehung schont und gleichzeitig die Zahlungsmoral verbessert.

Automatisierte Finanzanalyse und Prognosen

Die Herausforderung: Einfache Liquiditätsplanung mit Agicap ermöglicht die Verknüpfung von lexoffice direkt mit Agicap für einen automatisierten Echtzeit-Überblick der Liquidität. Doch die reine Datensammlung liefert noch keine strategischen Erkenntnisse oder maßgeschneiderten Handlungsempfehlungen.

Die Lösung mit lexoffice + meinGPT:

1. Finanzdaten aus lexoffice werden regelmäßig (täglich, wöchentlich oder monatlich) über die API abgerufen.

2. Ein meinGPT-Workflow verarbeitet diese Daten und führt umfassende Analysen durch.

3. Der Workflow nutzt das am besten geeignete KI-Modell (z.B. GPT-4o für komplexe Analysen oder Claude 3.7 Sonnet für technische Auswertungen) für verschiedene Aspekte der Analyse.

4. Es werden automatisierte Finanzberichte mit Kennzahlen, Trends und Prognosen erstellt.

5. Die KI generiert basierend auf den Daten konkrete Handlungsempfehlungen, z.B. zur Optimierung von Cashflow oder Kostenstrukturen.

6. Die Ergebnisse werden in einem strukturierten Dokument zusammengefasst und können in lexoffice hinterlegt oder per E-Mail versendet werden.

Der Hauptvorteil: Umfassende Finanzintelligenz ohne Controlling-Abteilung – die Kombination aus lexoffice-Daten und meinGPT-Analyse liefert Einblicke und Empfehlungen, die sonst nur mit teuren Fachkräften oder externen Beratern möglich wären.

Automatische Rechnungserstellung basierend auf Kommunikation

Die Herausforderung: In vielen Branchen werden Leistungen häufig über verschiedene Kommunikationskanäle vereinbart oder bestätigt, bevor es zur Rechnungsstellung kommt. Die manuelle Übertragung dieser Informationen in ein Rechnungssystem ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Die Lösung mit lexoffice + meinGPT:

1. E-Mails, Chat-Nachrichten oder andere Kommunikationsformen werden über Make an einen meinGPT-Workflow weitergeleitet.

2. Der Workflow analysiert den Inhalt und extrahiert relevante Informationen wie vereinbarte Leistungen, Preise, Termine und Kundendaten.

3. meinGPT erstellt basierend auf diesen Informationen einen strukturierten Rechnungsentwurf.

4. Dieser Entwurf wird über die lexoffice API als Rechnung angelegt.

5. Es erfolgt eine Benachrichtigung zur Prüfung und finalen Freigabe der Rechnung.

Der Hauptvorteil: Erhebliche Zeitersparnis und weniger Fehler bei der Rechnungserstellung, insbesondere für Freiberufler und kleine Unternehmen, die viele individuelle Leistungen erbringen.

Anwendungsfall	Komplexitätsstufe	Setup-Dauer	Wartungsaufwand	Ideal für
Automatisierte Rechnungsanalyse und Belegerfassung	Mittel	1-2 Tage	Gering	Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen, Freiberufler mit diverser Kostenstruktur
Intelligentes Mahnwesen und Kundenkommunikation	Einfach	Wenige Stunden	Minimal	Unternehmen mit B2C-Geschäft, Dienstleister mit vielen Kunden
Automatisierte Finanzanalyse und Prognosen	Komplex	2-3 Tage	Mittel	Wachstumsunternehmen, Unternehmen mit saisonalen Schwankungen
Automatische Rechnungserstellung aus Kommunikation	Mittel	1 Tag	Gering	Beratungsunternehmen, Dienstleister, Freiberufler

Einrichtung Ihrer lexoffice und meinGPT Integration

Die Verbindung zwischen lexoffice und meinGPT lässt sich über verschiedene Wege realisieren. Die empfohlene Methode ist die Integration über Make (ehemals Integromat), da beide Systeme bereits fertige Konnektoren für diese Plattform anbieten.

Um die Integration einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

API-Zugang einrichten: Die Public API steht ab der lexoffice Version XL zur Verfügung. Um die Public API zu nutzen, benötigen Sie die lexoffice Version XL. Die Public API finden Sie in den Erweiterungen unter "Weitere Apps". Um einen Public API-Schlüssel zu generieren, wechseln Sie in die Public API Verwaltung Ihres lexoffice Accounts: https://app.lexoffice.de/addons/public-api
Make-Account erstellen: Registrieren Sie sich bei Make.com und richten Sie Ihr Konto ein.
Konnektoren verbinden: Verbinden Sie in Make sowohl lexoffice als auch meinGPT mit Ihrem Account, indem Sie die entsprechenden API-Schlüssel hinterlegen.
Workflow erstellen: Erstellen Sie einen Workflow in meinGPT, der die gewünschten KI-Funktionen umsetzt.
Automatisierung konfigurieren: Richten Sie in Make einen Szenario ein, das Daten zwischen lexoffice und meinGPT austauscht und auf bestimmte Trigger reagiert.

Integrationsart	Anwendungsfall	Vorteile	Einrichtungsaufwand	Empfohlen für
Make-basierte Integration	Komplexe Workflows mit mehreren Systemen	Verbindung von lexoffice mit Lieblings-Apps in wenigen Klicks. Design, Erstellung und Automatisierung durch visuelle automatisierte Workflows. Auswahl aus tausenden fertigen Apps oder Nutzung des No-Code-Toolkits für noch nicht in der Bibliothek enthaltene Apps.	Mittel	Alle Nutzer ohne Programmierkenntnisse
Direkte API-Integration	Hochspezialisierte Anwendungen	Die lexoffice Public API ist eine offene Schnittstelle zur Integration in eigene Systeme. Die Schnittstelle basiert auf REST und ermöglicht den Austausch von Daten zwischen lexoffice und anderen Systemen, wodurch alle Möglichkeiten für eigene Projekte verfügbar sind.	Hoch	Unternehmen mit eigenen Entwicklern
Zapier-basierte Integration	Einfache Aufgaben	lexoffice wirbt selbst mit der Automatisierung mittels Zapier. Zapier ist ein Tool zur Verknüpfung und Integration von Webanwendungen, das eine Automatisierung zahlreicher Web-Tools ermöglicht und den vollautomatischen Ablauf von software-übergreifenden Prozessen ohne menschliches Zutun gewährleistet.	Niedrig	Einfache Use Cases ohne Datei-Upload

Maximalen Nutzen erzielen: Tipps für Ihre lexoffice-meinGPT Workflows

Um das volle Potenzial der Integration von lexoffice und meinGPT auszuschöpfen, beachten Sie diese Tipps:

Das richtige KI-Modell wählen: Verschiedene Aufgaben erfordern unterschiedliche KI-Modelle. Für komplexe Analysen empfiehlt sich GPT-4o, während für technische Berechnungen o3-mini oder Claude 3.7 Sonnet besser geeignet sein können. Die Modellauswahl in meinGPT ermöglicht Ihnen die optimale Konfiguration für jeden Workflow-Schritt.
Nutzung von Variablen für Flexibilität: Über die API-Schnittstelle von lexoffice ist es möglich, Kontakte zu verwalten. Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen können in einer Kontaktsammlung gebündelt und automatisiert erstellt, abgerufen oder aktualisiert werden. Verschiedene Arten von Gutschriften können automatisch erstellt werden. Über ein Ereignisabonnement können Sie Benachrichtigungen über Änderungen Ihrer Ressourcen erhalten. Dadurch wird die händische Datenabfrage überflüssig, und Sie haben alle notwendigen Informationen stets zeitnah zur Verfügung. Das Beste: Diese Änderungen werden automatisch an alle verknüpften Programme weitergegeben. Verwenden Sie Variablen in Ihren meinGPT-Workflows, um dynamisch auf verschiedene Daten aus lexoffice reagieren zu können.
Unternehmensspezifischen Kontext einbinden: Der meinGPT Data Vault ermöglicht die Einbindung Ihres Unternehmenswissens in die KI-Workflows. Hinterlegen Sie relevante Dokumente wie Ihre Kontenstruktur, Buchungsrichtlinien oder Kundensegmentierungen, um die Genauigkeit und Relevanz der KI-Ergebnisse zu steigern.
Iterative Verbesserung: Beginnen Sie mit einfachen Workflows und erweitern Sie diese schrittweise. Überwachen Sie die Ergebnisse und passen Sie die Prompts und Konfigurationen entsprechend an, um die Qualität kontinuierlich zu verbessern.
Automatisierte Dokumentausgabe konfigurieren: Nutzen Sie die Dokumentausgabe-Funktion von meinGPT, um professionelle Berichte und Analysen zu erstellen, die direkt in lexoffice hinterlegt oder an relevante Stakeholder versendet werden können.

Häufig gestellte Fragen zur lexoffice-meinGPT Integration

Frage: Welche Version von lexoffice benötige ich für die Integration mit meinGPT?

Antwort: Für die Nutzung der Public API, die für die Integration erforderlich ist, benötigen Sie die lexoffice Version XL. Diese bietet den vollständigen API-Funktionsumfang.

Frage: Ist die Integration von lexoffice mit meinGPT DSGVO-konform?

Antwort: Ja, meinGPT ist vollständig DSGVO-konform und wird in Europa gehostet. Die Integration über Make.com erfolgt ebenfalls unter Einhaltung der europäischen Datenschutzbestimmungen.

Frage: Welche technischen Kenntnisse benötige ich für die Einrichtung?

Antwort: Traditionelle No-Code-iPaaS-Plattformen sind linear und nicht intuitiv. Make ermöglicht es aber, visuell zu erstellen, zu bauen und ohne Grenzen zu automatisieren. Mit der empfohlenen Make-Integration sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Frage: Kann ich meine bestehenden lexoffice-Daten in meinGPT-Workflows nutzen?

Antwort: Ja, über die API können Sie auf Ihre vorhandenen lexoffice-Daten zugreifen und diese in meinGPT-Workflows verarbeiten. Dies umfasst Kontakte, Belege, Rechnungen und andere Informationen.

Frage: Wie sicher ist die Übertragung von Finanzdaten zwischen den Systemen?

Antwort: Bei der Nutzung der Public API gelten die Allgemeinen Nutzungsbedingungen zur Public API. Der API-Key sollte an einem sicheren Ort verwahrt und so sensibel wie Zugangsdaten zum Onlinebanking behandelt werden. Es sollte keine Übertragung des API-Keys über potentiell unsichere Kanäle wie E-Mail oder Chats erfolgen, und die Installation des API-Keys sollte ausnahmslos in Webapplikationen erfolgen, die HTTPS unterstützen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.

Frage: Welche Kosten kommen auf mich zu?

Antwort: Die Kosten setzen sich zusammen aus Ihrem lexoffice XL Abonnement, dem meinGPT-Tarif sowie eventuellen Kosten für Make.com, je nach gewähltem Plan und Nutzungsumfang. Für genaue Preise besuchen Sie bitte die jeweiligen Webseiten der Anbieter.

Fazit

Die Integration von lexoffice und meinGPT stellt einen bedeutenden Schritt in der digitalen Transformation Ihrer Buchhaltungsprozesse dar. Durch die Kombination der bewährten Buchhaltungsfunktionen von lexoffice mit der KI-Leistungsfähigkeit von meinGPT können Unternehmen einen erheblichen Effizienzgewinn erzielen und gleichzeitig neue Erkenntnisse aus ihren Finanzdaten gewinnen.

Durch die Integration entfällt zeitraubendes Übertragen und Abgleichen von Daten zwischen verschiedenen Systemen, und die Vermeidung von Medienbrüchen reduziert Fehler effektiv. Die KI-gestützten Workflows von meinGPT bringen zusätzlich eine neue Dimension der intelligenten Datenverarbeitung, Analyse und Automatisierung.

Besonders wertvoll ist dabei die DSGVO-Konformität der gesamten Lösung, die gerade im sensiblen Bereich der Finanzdaten höchste Priorität haben sollte. Mit meinGPT können Sie sicher sein, dass Ihre Daten in Europa verbleiben und nach höchsten Datenschutzstandards verarbeitet werden.

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