DocuWare mit meinGPT Workflows: Dokumentenmanagement intelligent automatisieren

Die Integration von DocuWare und meinGPT eröffnet völlig neue Möglichkeiten für die intelligente Dokumentenverarbeitung und Automatisierung. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie durch die Kombination eines führenden DMS mit KI-gestützten Workflows Ihre Dokumentenprozesse revolutionieren können.

Warum DocuWare mit meinGPT integrieren?

DocuWare ist ein führendes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Unternehmen dabei hilft, Dokumente zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und nachzuverfolgen. Durch ein effektives Dokumentenmanagement können Unternehmen zuverlässige Geschäftsprozesse entwickeln, die auf stabile, vorhersehbare und messbare Weise starten, ausgeführt werden und abschließen. Als modernes DMS "Made in Germany" unterstützt DocuWare bei der gezielten und zentralen Erfassung, Verarbeitung und Nutzung von Geschäftsdaten in digitaler Form und bietet zahlreiche Zusatzfunktionen wie Workflows, intelligente Indexierung, Barcode-Erfassung und die Integration elektronischer Signaturen.

Die Kombination mit meinGPT, der DSGVO-konformen KI-Plattform für deutsche und europäische Unternehmen, schafft einen bedeutenden Mehrwert. Während DocuWare eine robuste Infrastruktur für die Dokumentenverwaltung bietet, erweitert meinGPT diese um intelligente KI-gestützte Automatisierungsmöglichkeiten und tiefgehende Dokumentenanalysen.

Die Integration eröffnet folgende Möglichkeiten:

Intelligente Dokumentenanalyse: Automatische Extraktion von relevanten Informationen aus Dokumenten durch KI
Automatisierte Kategorisierung und Indizierung: KI-gestützte Sortierung und Klassifizierung von Dokumenten
Selbstlernende Workflows: Prozesse, die sich basierend auf Erfahrungswerten kontinuierlich verbessern
Natürlichsprachliche Abfragen: Nutzung von Natural Language Processing für die intuitive Suche in Dokumentenbeständen
Proaktive Dokumentenverarbeitung: Automatische Erkennung von Handlungsbedarf und Initiierung entsprechender Prozesse

Funktionsbereich	Was DocuWare bietet	Was meinGPT hinzufügt	Kombinierter Mehrwert
Dokumentenerfassung	Erfassung aus verschiedenen Quellen und Formaten, Intelligent Indexing zur automatischen Erkennung relevanter Indexdaten	KI-basierte Extraktion von Schlüsselinformationen, Kontext-Analyse von Dokumenten	Vollautomatische Erfassung mit tiefem Verständnis des Dokumenteninhalts
Workflow-Steuerung	Automatisierung repetitiver Aufgaben und Abbildung komplexer Geschäftsprozesse	Intelligente Entscheidungsfindung basierend auf Dokumenteninhalten und Unternehmenskontext	Adaptive Workflows, die sich an Dokumenteninhalte anpassen und kontextbezogene Entscheidungen treffen
Datenintegration	Bereitstellung und Synchronisierung von zentralen Ressourcen wie Daten und Dokumenten, unternehmensweite Prozessautomatisierung	Verarbeitung und Analyse unstrukturierter Daten, Erkennung von Mustern und Anomalien	Ganzheitliche Datenanalyse mit Einbindung von Dokumentendaten in übergreifende Geschäftsprozesse
Integration mit anderen Systemen	Über 500 Integrationen per Schnittstelle mit Unternehmenssoftware	Zentrale Plattform für alle KI-Anwendungen mit Make-Integration für über 1000 Apps	Nahtlose Verbindung von DMS-Funktionen mit KI-Workflows und anderen Geschäftssystemen

Über meinGPT – Die DSGVO-konforme KI-Plattform

meinGPT ist eine speziell für deutsche und europäische Unternehmen konzipierte KI-Plattform, die höchste Datenschutzstandards mit modernster KI-Technologie verbindet. Die Plattform wurde entwickelt, um Unternehmen den DSGVO-konformen Zugang zu KI-Technologien zu ermöglichen und fungiert als zentrale Anlaufstelle für alle KI-Anwendungen.

Zu den Kernvorteilen von meinGPT gehören:

DSGVO-Konformität: Alle Dienste werden in Europa gehostet, was die Einhaltung strenger Datenschutzanforderungen gewährleistet
Zentrale KI-Plattform: Zugriff auf führende KI-Modelle über eine einheitliche Oberfläche
Vielseitige KI-Tools: Von Textgenerierung über Meeting-Transkription bis hin zu Bild- und Videogenerierung
Maßgeschneiderte Workflows: Automatisierung wiederkehrender Aufgaben mit individuellen KI-gestützten Abläufen

Die meinGPT Workflow-Funktionalität ermöglicht es Unternehmen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Ein Workflow besteht aus einer Abfolge vordefinierter Schritte, die von der KI ausgeführt werden, um komplexe Aufgaben strukturiert zu lösen. Diese können individuell angepasst werden – von der Auswahl des passenden KI-Modells bis zur Festlegung spezifischer Variablen und Dokumente.

Besonders leistungsstark werden diese Workflows durch die Integration mit Make (ehemals Integromat), wodurch meinGPT-Workflows mit über 1000 Apps und Diensten verbunden werden können.

Wichtige Anwendungsfälle: DocuWare und meinGPT in Aktion

Intelligente Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Die Herausforderung: Viele Unternehmen kämpfen mit sich stapelnden Rechnungen, zeitaufwändiger Dateneingabe und langwierigen Genehmigungsprozessen, die den gesamten Ablauf verlangsamen. Dies führt zu verpassten Skonti, unzufriedenen Lieferanten und einem schlechten Überblick über die finanzielle Situation.

Die Lösung mit DocuWare + meinGPT:

1. DocuWare erfasst eingehende Rechnungen automatisch aus verschiedenen Kanälen (E-Mail, Scanner, etc.)

2. Das System nutzt KI-gestützte OCR (Optical Character Recognition) zur Extraktion relevanter Rechnungsdaten, verbessert die Verarbeitungsgeschwindigkeit und eliminiert manuelle Routineaufgaben.

3. Über die Make-Integration werden diese Daten an einen meinGPT-Workflow übergeben

4. Der meinGPT-Workflow analysiert den Rechnungsinhalt auf Plausibilität, vergleicht mit bestehenden Lieferantendaten (aus dem Data Vault) und generiert Empfehlungen zur Genehmigung oder weiteren Prüfung

5. Über DocuWare wird der regelbasierte Genehmigungsprozess angestoßen und durchgeführt

6. Nach Abschluss meldet DocuWare das Ergebnis an meinGPT, das eine passende Kommunikation mit Lieferanten generiert

Der Hauptvorteil: Im Gegensatz zu früher, als Papierrechnungen manuell zur Genehmigung weitergeleitet wurden und deren Verfolgung schwierig war, ermöglicht die integrierte Lösung die Überwachung des Cashflows in Echtzeit und bietet präzise Transparenz über den Status jeder Rechnung. Durch die KI-Komponente werden zudem potenzielle Probleme oder Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt.

Intelligente Vertragsverwaltung und -analyse

Die Herausforderung: Unternehmen verwalten zahlreiche Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verpflichtungen. Die manuelle Überwachung dieser Details ist zeitaufwändig und fehleranfällig, führt zu verpassten Kündigungsfristen und ungünstigen automatischen Verlängerungen.

Die Lösung mit DocuWare + meinGPT:

1. Verträge werden in DocuWare zentral archiviert und mit Metadaten wie Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfristen versehen

2. Ein zeitgesteuerter Make-Workflow prüft täglich den Vertragsbestand auf anstehende Fristen

3. Bei relevanten Ereignissen werden die Vertragsdokumente an einen meinGPT-Workflow übergeben

4. meinGPT analysiert den Vertragsinhalt auf versteckte Klauseln, Risiken oder Optimierungspotenziale

5. Die KI erstellt eine zusammenfassende Bewertung und Handlungsempfehlung für den Vertragsverantwortlichen

6. Nach Entscheidung über Verlängerung oder Kündigung generiert meinGPT entsprechende Schreiben, die über DocuWare archiviert werden

Der Hauptvorteil: Die Kombination aus systematischer Dokumentenverwaltung und intelligenter Inhaltsanalyse minimiert vertragliche Risiken und optimiert Kosten durch rechtzeitige Kündigungen oder Neuverhandlungen. Die KI erkennt Muster und kann aus ähnlichen Vertragssituationen lernen und Optimierungsvorschläge machen.

Automatisiertes Onboarding neuer Mitarbeiter

Die Herausforderung: Der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter umfasst zahlreiche Dokumente, Formulare und Genehmigungsprozesse. Die manuelle Abwicklung ist zeitaufwändig und fehleranfällig, was zu verzögerten Starts und frustrierenden Erfahrungen für neue Teammitglieder führt.

Die Lösung mit DocuWare + meinGPT:

1. Der Prozess startet mit einem Onboarding-Formular in DocuWare, das alle Basisdaten des neuen Mitarbeiters erfasst

2. DocuWare initiiert einen automatisierten Workflow, der die relevanten Abteilungen (IT, HR, Facility) informiert

3. Gleichzeitig werden die Mitarbeiterdaten über Make an einen meinGPT-Workflow übergeben

4. meinGPT generiert personalisierte Willkommensdokumente, Einführungsmaterialien und position-spezifische Informationen

5. Die generierten Dokumente werden zurück in DocuWare gespeichert und dem Onboarding-Prozess zugeordnet

6. DocuWare verfolgt den Status aller Aktivitäten und Genehmigungen im Onboarding-Prozess

7. meinGPT erstellt personalisierte Erinnerungen und Einführungspläne für die ersten Arbeitswochen

Der Hauptvorteil: Der Onboarding-Prozess wird erheblich beschleunigt und standardisiert, während gleichzeitig durch die KI-Komponente eine personalisierte Komponente hinzugefügt wird. Neue Mitarbeiter fühlen sich willkommen, alle notwendigen Dokumente und Zugänge sind pünktlich vorbereitet, und die HR-Abteilung wird von Routinetätigkeiten entlastet.

Automatisierte Dokumentenanalyse und Wissensextraktion

Die Herausforderung: Unternehmen verfügen über umfangreiche Dokumentenbestände mit wertvollem Wissen, das oft ungenutzt bleibt, weil es zu zeitaufwändig ist, alle Dokumente manuell zu sichten und auszuwerten. Wichtige Erkenntnisse und Zusammenhänge bleiben so unentdeckt.

Die Lösung mit DocuWare + meinGPT:

1. DocuWare wird als zentrale Plattform für alle Unternehmensdokumente genutzt, mit strukturierter Erfassung und automatisierter Indexierung.

2. Ein regelmäßiger Make-Workflow übergibt neue oder aktualisierte Dokumente an meinGPT

3. Der meinGPT-Workflow analysiert die Dokumente mit dem für den jeweiligen Dokumenttyp optimalen KI-Modell (z.B. GPT-4o für komplexe technische Dokumente)

4. Die KI extrahiert Schlüsselinformationen, identifiziert Trends und erstellt Zusammenfassungen

5. Diese Erkenntnisse werden als neue Metadaten zurück an DocuWare übermittelt und mit den Originaldokumenten verknüpft

6. Zusätzlich werden die Erkenntnisse in den meinGPT Data Vault eingepflegt, um sie für künftige KI-Anfragen verfügbar zu machen

Der Hauptvorteil: Die Fähigkeit, in der gesamten Dokumentendatenbank zu suchen, führt zu einer enormen Verbesserung der Effizienz. Durch die KI-gestützte Analyse werden wertvolle Erkenntnisse aus dem Dokumentenbestand gewonnen, die für strategische Entscheidungen genutzt werden können. Das Unternehmenswissen wird demokratisiert und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht.

Anwendungsfall	Komplexitätsstufe	Setup-Dauer	Wartungsaufwand	Ideal für
Intelligente Rechnungsverarbeitung	Mittel	3-5 Tage	Gering	Finanzabteilungen, Buchhaltung
Intelligente Vertragsverwaltung	Mittel bis Hoch	5-10 Tage	Moderat	Rechtsabteilungen, Einkauf
Automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding	Mittel	4-7 Tage	Gering	HR-Abteilungen
Dokumentenanalyse und Wissensextraktion	Hoch	7-14 Tage	Moderat	Wissensintensive Abteilungen, F&E

Einrichtung Ihrer DocuWare und meinGPT Integration

Die Integration von DocuWare mit meinGPT-Workflows kann auf verschiedene Arten erfolgen, abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen und Ihrer IT-Infrastruktur. Hier sind die gängigsten Integrationsansätze:

1. Integration über Make (ehemals Integromat)

Die Verknüpfung mehrerer Cloud-Anwendungen ist mit den DocuWare iPaaS-Konnektoren einfach umzusetzen. Auf Integrationsplattformen wie Make können Sie Ihre DocuWare Cloud mit anderen Business-Anwendungen vernetzen und so Ihre Workflows am Laufen halten - ohne langwierige Schnittstellenprogrammierung.

Ein weiterer Vorteil ist die übersichtliche, klickbare Oberfläche des DocuWare iPaaS-Konnektors, wodurch Workflows schnell implementiert und einfacher gewartet werden können als individuell programmierte Schnittstellen.

2. Integration über die DocuWare REST-API

Sie können in verschiedenen Programmiersprachen wie C#/.NET, Perl, Java oder anderen Sprachen mit plattformunabhängigem XML oder JSON entwickeln. Die REST-basierte Platform Service ist die zentrale API für den Zugriff auf alle DocuWare-Ressourcen und -Dienste.

Mit dieser Integration können Sie Aufgaben wie die Suche nach Dokumenten über mehrere Archive, das Setzen definierter Stempel oder das Ablegen von Dokumenten im Archiv automatisieren. Diese Aktionen können durch Ihre Webapplikation, mobile App oder native Anwendung ausgelöst werden - ganz egal ob automatisiert oder interaktiv, ohne die primäre Applikation zu verlassen.

3. Webhook-basierte Integration

Mit Webhooks werden Änderungen in einem DocuWare-Dokumentenarchiv automatisch an andere Anwendungen im Unternehmen gesendet. Diese können dann ihre Datensätze synchronisieren oder Aktionen und Workflows auslösen. Dieser Ansatz eignet sich besonders gut für ereignisgesteuerte Prozesse.

Integrationsart	Anwendungsfall	Vorteile	Einrichtungsaufwand	Empfohlen für
Make/Integromat-basierte Integration	Multi-System-Workflows	Skalierbarkeit, Flexibilität, Sprachunabhängigkeit, Sicherheit	Niedrig bis mittel	Business-Analysten, Prozessmanager
REST-API-Integration	Tiefe Integration in bestehende Systeme	Vollständige Kontrolle, maßgeschneiderte Lösungen	Mittel bis hoch	Entwicklerteams, technisch versierte Nutzer
Webhook-basierte Integration	Ereignisgesteuerte Aktionen	Schnelle Implementierung, modulare Struktur	Niedrig	Schnelle Proof-of-Concepts, einfache Workflows

Für detaillierte Informationen zur Integration besuchen Sie die offizielle meinGPT-Integrationsseite und die DocuWare-Entwicklerdokumentation.

Maximalen Nutzen erzielen: Tipps für Ihre DocuWare-meinGPT Workflows

Um das volle Potenzial der Integration zwischen DocuWare und meinGPT auszuschöpfen, beachten Sie die folgenden Tipps:

1. Wählen Sie das richtige KI-Modell für die jeweilige Aufgabe

meinGPT bietet verschiedene KI-Modelle, die für unterschiedliche Aufgaben optimiert sind:

GPT-4o: Ideal für komplexes Dokumentenverständnis und anspruchsvolle Textanalysen
Perplexity Online: Hervorragend für Recherchezwecke und Zusammenfassung externer Informationen
Claude 3.7 Sonnet: Ausgezeichnet für Programmierung und technische Dokumentenanalyse

Die Wahl des richtigen Modells für jeden Workflow-Schritt kann die Genauigkeit und Effektivität erheblich verbessern.

2. Nutzen Sie den meinGPT Data Vault für kontextreiche Verarbeitung

Integrieren Sie unternehmensrelevante Dokumente und Daten in den meinGPT Data Vault, um die Dokumentenanalyse mit Unternehmenswissen anzureichern. Die KI kann dann Dokumente im Kontext Ihrer Unternehmensrichtlinien, Branchenstandards oder historischen Daten interpretieren.

3. Verwenden Sie Variablen effektiv

Setzen Sie in meinGPT-Workflows Variablen ein (z.B. {{Dokumententyp}}, {{Dringlichkeit}}, {{Abteilung}}), um flexible Workflows zu gestalten, die sich an verschiedene Situationen anpassen können. Diese Variablen können dynamisch aus DocuWare-Metadaten gefüllt werden.

4. Beginnen Sie mit einfachen Workflows

Starten Sie mit einfachen, klar definierten Prozessen und erweitern Sie diese schrittweise. Ein guter Anfang ist die Automatisierung von repetitiven Dokumentenprozessen wie Kategorisierung oder Metadatenextraktion.

5. Nutzen Sie die Dokumentausgabe-Funktion für strukturierte Ergebnisse

Konfigurieren Sie die Dokumentausgabe in meinGPT, um die Ergebnisse der KI-Analyse in strukturierten Formaten (DOCX, PDF, XLSX) zu speichern, die dann wieder in DocuWare archiviert werden können.

6. Implementieren Sie Feedback-Schleifen

Lassen Sie die Integration Feedback sammeln, um kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern. Dokumentieren Sie, wo die KI besonders hilfreiche Erkenntnisse liefert und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Häufig gestellte Fragen zur DocuWare-meinGPT Integration

Frage: Ist die Integration DSGVO-konform? Antwort: Ja, meinGPT wurde speziell für die DSGVO-Konformität entwickelt und wird in Europa gehostet. DocuWare bietet umfangreiche Compliance-Funktionen zur Unterstützung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften, wodurch Audits vereinfacht und das Risiko von Strafen minimiert werden können. Verschiedene Sicherheitsprotokolle und -funktionen schützen Dokumente und Daten vor unbefugtem Zugriff.

Frage: Welche technischen Voraussetzungen gibt es für die Integration? Antwort: Die Integration mit DocuWare ist über verschiedene Methoden möglich, darunter native Konnektoren, iPaaS-Konnektoren, URL-Integration, DocuWare Smart Connect, DocuWare Printer und API/SDK. Für die meisten Integrationsszenarien mit meinGPT empfehlen wir die Nutzung von Make.com als Integrationsplattform.

Frage: Wie lange dauert die Einrichtung der Integration? Antwort: DocuWare bietet benutzerfreundliche Vorlagen und Konfigurationen für verschiedene Anwendungsszenarien, sodass Sie in wenigen Tagen einsatzbereit sein können. DocuWare kann auch angepasst werden, wobei die Implementierungsdauer von der Komplexität der jeweiligen Unternehmensanforderungen abhängt. Die Integration mit meinGPT kann je nach Komplexität des Workflows zwischen einigen Stunden und mehreren Tagen dauern.

Frage: Können bestehende DocuWare-Workflows in meinGPT integriert werden? Antwort: Ja, bestehende DocuWare-Workflows können über Make oder die REST-API mit meinGPT-Workflows erweitert werden. Dies ermöglicht eine schrittweise Integration, ohne bestehende Prozesse zu unterbrechen.

Frage: Welche Kosten entstehen für die Integration? Antwort: Der DocuWare iPaaS-Konnektor auf Make ist kostenlos verfügbar. Auf Seiten von DocuWare bedarf es keiner speziellen Zusatzlizenz, lediglich einer DocuWare Client-Lizenz zur Anmeldung in DocuWare. Die Abrechnung der Transaktionen erfolgt nutzungsbasiert direkt über Make. Für meinGPT fallen die regulären Nutzungsgebühren an, die Sie der Preisseite entnehmen können.

Frage: Ist die Integration für kleine Unternehmen geeignet? Antwort: DocuWare bietet kleinen Unternehmen erstklassiges Dokumentenmanagement in der Cloud für die sichere Erfassung und Organisation täglicher Informationen sowie Prozessautomatisierung. Die Lösung ist für Teams ab zwei Personen bis hin zu tausenden Mitarbeitern skalierbar und über eine cloud-basierte, benutzerfreundliche Oberfläche zugänglich. Die Kombination mit meinGPT ist daher auch für kleine Unternehmen geeignet und skalierbar.

Fazit

Die Integration von DocuWare mit meinGPT-Workflows stellt einen signifikanten Schritt in Richtung intelligenter Dokumentenverarbeitung dar. Während DocuWare eine robuste Plattform für das Dokumentenmanagement bietet, erweitert meinGPT diese Funktionalität um KI-gestützte Intelligenz und Automatisierung.

Die Kombination dieser beiden leistungsstarken Systeme führt zu drei entscheidenden Vorteilen: Effizienzsteigerung durch die Automatisierung manueller Prozesse und reibungslosen Informationsaustausch, Fehlerreduktion durch automatische Synchronisierung von Daten und Dokumenten zwischen Systemen, sowie schnellere Entscheidungsfindung durch einfachen Zugriff auf alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort.

Diese Partnerschaft ermöglicht es Unternehmen, nicht nur ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren, sondern sie mit intelligenten Funktionen anzureichern, die über traditionelles Dokumentenmanagement hinausgehen. Das Ergebnis: schnellere Prozesse, bessere Entscheidungen und letztendlich ein Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend digitalen Geschäftswelt.

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