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title: "Wie fließen Meeting-Daten?"
description: "Der Datenfluss für Uploads und den MeinGPT Notetaker – von der Aufnahme über die Transkription bis zur Zusammenfassung."
canonical_url: "https://meingpt.com/docs/privacy-security/faq-meetings-data-flow"
language: de
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# Wie fließen Meeting-Daten?

Dieser Überblick unterscheidet zwischen einem eigenen Datei-Upload und einer
Aufzeichnung durch den MeinGPT Notetaker. In beiden Fällen werden Transkript und
Zusammenfassung anschließend in MeinGPT verarbeitet.

**Aufnahme und Transkription in der EU:** Der gehostete Notetaker läuft über
MeetingBaaS in Frankreich; die Sprache-zu-Text-Verarbeitung erfolgt über
Gladia in der EU. Welches Modell eine anschließende Zusammenfassung erstellt,
hängt von den für Deine Workspace freigegebenen Modellen und deren Datenregion
ab.

## Datenfluss im Überblick

### Schritt 1: Aufnahmequelle

Du kannst eine Audio- oder Video-Datei hochladen oder den MeinGPT Notetaker zu
einem unterstützten Online-Meeting einladen. Bei einem Upload wird die Datei
direkt an MeinGPT übertragen. Beim Notetaker gilt zusätzlich:

- **MeetingBaaS (SAS SPOKE)** stellt den gehosteten Bot bereit, der dem Meeting
  beitritt und Audio/Video aufzeichnet.
- Dabei werden Meeting-URL, Bot-Metadaten sowie Teilnehmer- und
  Sprecherinformationen verarbeitet.
- Die Sprache-zu-Text-Transkription erfolgt separat über Gladia.

Für beide Wege gilt:

- 🔐 **TLS-verschlüsselte** Übertragung zur MeinGPT-Plattform
- 🛡️ **Organisationsbezogene Speicherung** in EU-Rechenzentren
- 📋 **Unterstützte Formate:** MP4, MP3, WAV, M4A, MOV, AVI, WebM, AAC, FLAC, OGG, Opus

**Upload-Limits:**
- **Audio-Dateien:** Maximal 1 GB
- **Video-Dateien:** Maximal 5 GB
- **Maximale Dauer:** 4 Stunden 15 Minuten

Video-Dateien werden automatisch in Audio konvertiert. Das extrahierte Audio darf 1 GB nicht überschreiten.

### Schritt 2: Übernahme in MeinGPT

Nach einer Notetaker-Aufzeichnung meldet MeetingBaaS die Fertigstellung über
einen authentifizierten Callback. Ein technischer Abruf dient als Rückfallweg.
MeinGPT übernimmt die Aufnahme in den organisationsbezogenen Speicher; die
Audiospur wird für die Transkription verwendet, das Video kann für die Wiedergabe
bereitgestellt werden.

### Schritt 3: Weiterleitung zur Transkription

**Übertragung an Gladia (EU):**

- 🇫🇷 **[Gladia](https://www.gladia.io)** - französisches Unternehmen
- 🔐 **Verschlüsselte Übertragung** der Audio/Video-Datei
- 🎯 **KI-basierte Transkription** in EU-Rechenzentren

### Schritt 4: Transkription & Rückgabe

**Gladia verarbeitet Deine Datei:**

- 🎧 **Audio-zu-Text Konvertierung** mit Zeitstempel
- 👥 **Automatische Sprecher-Erkennung**
- 📝 **Strukturiertes Transkript** wird an MeinGPT zurückgesendet
- 🧭 **Verarbeitung nach dem vereinbarten Gladia-Daten- und Aufbewahrungsmodell**

### Schritt 5: Speicherung des Meetings

**In der MeinGPT-Datenbank:**

- 💾 **Verschlüsselte Speicherung** von Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung
- 🔐 **Zugriff nach den Berechtigungen** Deiner Workspace und eventuellen Freigaben
- 📍 **Speicherort:** EU-Rechenzentren

### Schritt 6: KI-Zusammenfassung

**Zusammenfassung wird erstellt:**

- 🤖 **Ein für Deine Workspace freigegebenes KI-Modell**
- 📊 **Extraktion** von Kernpunkten und Action Items
- 💾 **Speicherung** der Zusammenfassung in MeinGPT-DB

### Schritt 7: Deine Kontrolle

**Du hast vollständige Kontrolle:**

- 👀 **Einsicht** in Transkript und Zusammenfassung
- 🗑️ **Löschung** einzelner Meetings jederzeit möglich
- 📤 **Export** des Protokolls als Word-Dokument (DOCX); Zusammenfassung und Transkript lassen sich kopieren

## 🏢 Verwendete Anbieter

| **Schritt**                    | **Anbieter**                 | **Rolle**                                                                      | **Region**                                            |
| ------------------------------ | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------- |
| Plattform und Kundenspeicher   | MeinGPT                      | Meeting-Verwaltung, Berechtigungen, Wiedergabe, Transkript und Zusammenfassung | 🇪🇺 EU                                                 |
| Bot-Teilnahme und Aufzeichnung | MeetingBaaS (SAS SPOKE)      | Gehosteter MeinGPT Notetaker für Teilnahme und Aufzeichnung                    | 🇫🇷 Frankreich                                         |
| Transkription                  | Gladia                       | Sprache-zu-Text und Sprechertrennung                                           | 🇪🇺 EU                                                 |
| KI-Zusammenfassung             | Freigegebener Modellanbieter | Erstellung der gewählten Meeting-Zusammenfassung                               | Gemäß Modellkonfiguration und Unterauftragnehmerliste |

Die jeweils aktuelle rechtliche Anbieterübersicht steht in der
[Unterauftragnehmerliste](/security/subdienstleister).

## 🔐 Datenschutz & Sicherheit

**Wichtige Sicherheitsmaßnahmen:**

- 🔐 **TLS-verschlüsselte Übertragung** zwischen den beteiligten Diensten
- 🗝️ **Authentifizierte MeetingBaaS-Callbacks** mit einem botbezogenen Geheimnis
- 🧱 **Organisationsbezogene Speicherung und Berechtigungsprüfung** in MeinGPT
- 📋 **Auftragsverarbeitungsvereinbarungen** mit den eingebundenen Anbietern

Wer den Notetaker einlädt oder den automatischen Beitritt aktiviert, muss vor
der Aufzeichnung die erforderliche Rechtsgrundlage, Information und – soweit
notwendig – Zustimmung aller Teilnehmer sicherstellen.

## 🗑️ Löschung & Deine Rechte

**Deine Optionen:**

- **Einzelne Meetings löschen:** Über die Benutzeroberfläche anstoßen
- **Vertragsende:** Rückgabe und Löschung richten sich nach dem vereinbarten AVV
  und dem dort vorgesehenen Export- und Löschprozess

**Deine DSGVO-Rechte:** Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenportabilität gelten für Deine Meeting-Daten genauso wie für alle anderen Daten bei MeinGPT — die vollständige Übersicht findest Du in den [Sicherheits-FAQ](/docs/privacy-security/faq-data-security).

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Die Aufnahme- und Transkriptionsstrecke ist für die EU dokumentiert. Für die
anschließende KI-Zusammenfassung ist die Datenregion des jeweils freigegebenen
Modells maßgeblich.

## 📞 Weitere Informationen

**Datenschutz-Details:**

- 🏛️ **Datenschutzbeauftragter:** datenschutz@heydata.eu
- 📋 **Technische Schutzmaßnahmen:** [Datenschutz-Dokumentation](/trust-center)

## Optionale automatische Follow-up-E-Mails

Wenn ein Admin Follow-up-Mails einschaltet, erstellt MeinGPT aus dem abgeschlossenen Transkript und den gespeicherten Sprechernamen eine Zusammenfassung – mit GPT-6 Sol, betrieben in der EU über Microsoft Azure. Private Meeting-Notizen fließen nicht ein.

Empfänger sind die Eingeladenen aus dem Kalendertermin, gefiltert nach der Einstellung der Organisation und der des Meeting-Verantwortlichen. Jede Person erhält eine eigene Nachricht über den E-Mail-Dienst von MeinGPT. Die E-Mail erzeugt keinen Zugriff auf die Aufzeichnung.

Der Meeting-Verantwortliche sieht Empfänger und Zustellstatus im Meeting. Empfänger können weitere Follow-ups der versendenden Organisation über den Einstellungslink in der Mail abbestellen. Details unter [Automatische Follow-up-E-Mails](/docs/platform/meetings/meeting-detailseite#automatische-follow-up-e-mails).